5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 của thế kỷ 20 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng. Danh sách này là đề cập đến một phương pháp luận đặc trưng cho, nói một cách không chính xác lắm, “chuẩn hóa việc vệ sinh”, tuy nhiên phương pháp này nhiều hơn chỉ là “vệ sinh”.
5S là một triết học và một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý của quy trình
5S là 5 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật để chỉ các hoạt động của một phong trào năng suất ở Nhật bản. Sự thành công của chương trình 5S trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và tạo ra môi trường làm việc an toàn đã làm cho 5S vượt ra ngoài khuôn khổ nước Nhật và vươn ra toàn cầu.
5S đã nổi tiếng đến mức người ta tìm mọi cách để giới thiệu nguyên lý đơn giản của chương trình này bằng các ngôn ngữ khác nhau mà vẫn giữ được 5 chữ cái S.
SEIRI = SORTING = SÀNG LỌC
SEITON = SYSTEMIZE (SET IN ORDER) = SẮP XẾP
SEISO = SWEEP (SHINE) = SẠCH SẼ
SEIKETSU = STANDARDIZE = SĂN SÓC
SHITSUKE = SELF-DISCIPLINE (SUSTAIN) = SẴN SÀNG
Lợi ích của 5S
Theo quan điểm cũ về năng suất, khi người ta cho rằng để tăng năng suất là phải làm việc vất vả hơn (tận dụng lao động) đồng nghĩa với người lao động chịu thiệt, thì các chương trình năng suất và người lao động thường coi nhau là “kẻ thù”. Còn 5S lại có thể chứng tỏ rằng năng suất vẫn tăng mà người lao động lại được làm việc nhẹ nhàng hơn, trong điều kiện tốt hơn. Đây chính là yếu tố có tính quyết định trong việc tìm kiếm giải pháp tăng năng suất lao động, vì người lao động sẽ không thay đổi cách làm việc của mình nếu như họ không thấy được các lợi ích mang. Dưới quan điểm mới thì 5S (chương trình tăng năng suất) và người lao động có một “kẻ thù” chung cần loại bỏ đó là các LÃNG PHÍ.
Vì vậy, khi thực hiện chương trình 5S thì một tổ chức và người lao động trong tổ chức đó sẽ nhận được các kết quả sau:
Các nguyên tắc thực hiện 5S
Nguyên tắc thực hiện SEITON (SẮP XẾP)
Cần kẻ vạch phân chia giữa khu vực sản xuất, đường đi và nơi để nguyên vật liệu…
Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO).
Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng & phân nhóm khi sắp xếp.
Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi/dán nhãn, đánh dấu phân biệt có hệ thống.
Nên sắp xếp vào các khay, giá, móc treo… phù hợp
Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng.
Bố trí hợp lý, hạn chế việc phải di chuyển nhiều, cúi, kiễng, xoay, vặn người khi lấy/cất đồ.
Đặt các vật sao cho dễ tìm thấy để giảm thời gian truy tìm.
Đặt các vật sao cho dễ bốc xếp, vận chuyển.
Lưu ý khi xếp chồng:
Nguyên tắc thực hiện SEISO (SẠCH SẼ)
Thực hiện 5′-10’ SEISO mỗi ngày
Giao cho mỗi người phụ trách một máy
Lặp lại quá trình quét – lau – đánh bóng – kiểm tra
Tổ chức ngày tổng vệ sinh 1 đến 2 lần trong năm
Nguyên tắc thực hiện SEIKETSU (SĂN SÓC)
Lặp lại các hoạt động SEIRI – SEITON – SEISO hàng ngày
Định kỳ đánh giá kết quả 5S
Nguyên tắc thực hiện SHITSUKE (SẴN SÀNG)
Biết cách lắng nghe
Tiếp xúc mọi người với bộ mặt vui vẻ
Làm việc hết mình và theo tinh thần sáng tạo
Thể hiện tinh thần tập thể
Đúng giờ
Luôn giữ nơi làm việc của mình sạch sẽ và an toàn
Luôn tuân thủ các quy định về an toàn
Tiềm năng áp dụng tại doanh nghiệp
Mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể áp dụng 5S
Các doanh nghiệp sản xuất như ngành dệt may, da giày… thường đến với 5S trước do đặc thù sản xuất và sử dụng nhiều lao động.
Thực hiện 5S tại doanh nghiệp
1.1. Dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp cần 5S?
Những dấu hiệu cho thấy một doanh nghiệp đang cần và có thể áp dụng 5S có hiệu quả:
Có nhiều vật dụng không cần thiết và không được sắp đặt gọn gàng. Di chuyển các đồ vật đòi hỏi đi lại nhiều và quãng đường xa;
Có nhiều lãng phí; Nhiều sai sót gặp phải trong công việc và mức sai lỗi cao; Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và có nhiều công việc làm ngoài giờ;
Kho nguyên liệu, bán thành phẩm & thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian bốc xếp; Thiết bị văn phòng, trang bị sản xuất bẩn, tỷ lệ máy hỏng cao;
Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, các phòng không đủ sáng;
Nơi làm việc thiếu an toàn và nhiều tai nạn;
Các phương tiện công cộng: phòng ăn, nhà vệ sinh… thiếu vệ sinh;
Tinh thần của công nhân thấp; Người lao động không tự hào với công việc của mình.
Trang web phổ biến thông tin về năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngành công nghiệp của Bộ Công Thương.
Thiết kế và duy trì bởi Công ty CP Tư vấn EPRO.
