Trên thế giới, tất cả mọi doanh nghiệp đều đang tìm cách để tăng lợi nhuận, và sản xuất tinh gọn là một phần không thể thiếu được trong quá trình này.
Đối với nhiều doanh nghiệp, bộ phận văn phòng có thể tiêu tốn đến 50% tổng ngân sách, nhưng nó lại thường bị lơ là trong công tác quản lý. Khu vực bán hàng mới là nơi nhận được phần lớn sự tập trung quan tâm. Thực chất, nguyên nhân của rất nhiều sự lãng phí là nằm ở khu vực văn phòng.
Một chương trình áp dụng 5S sẽ nhanh chóng chỉ ra cho bạn thấy hàng tá những lãng phí đang tồn tại mà chưa bị phát hiện ra – những “kẻ phá hoại ngầm”. Một vài trong số đó là:
– Lãng phí nhân lực
– Lãng phí hoạt động
– Lãng phí thông tin
– Lãng phí tài sản
– Lãng phí diện tích
Theo kinh nghiệm cho thấy, có một vấn đề chung thường xảy ra trong các công ty đang cố gắng áp dụng sản xuất tinh gọn: Tại những công ty này, nhìn đâu đâu cũng thấy có chuyên gia, rồi các quan chức, các cán bộ đi nước ngoài như đi chợ, sơ đồ bảng biểu luôn được đặt đúng chỗ, hết chương trình này tới chương trình khác được tổ chức,… nhưng đâu mới là điều thật sự quan trọng?
Giả sử rằng bạn có 5S, Six Sigma và Sơ đồ chuỗi giá trị, tất cả đều được áp dụng đồng thời và đầy đủ. Bạn có các chuyên gia, chứng chỉ Đai đen cùng đội ngũ nhân viên tận tụy để vận hành và theo dõi những chương trình này. Nhưng sẽ thế nào nếu như không một ai giám sát chặt chẽ các quy trình đó một cách thực sự?
Khi bộ phận văn phòng trở thành một phần của quá trình sản xuất tinh gọn, tổng thể hệ thống sẽ đi vào quy củ và sau đó toàn bộ quy trình hoạt động của bạn sẽ thực hiện theo.
Trong bộ phận lãnh đạo cũng tiềm tàng nhiều loại lãng phí, ví dụ như lãng phí sự tập trung, lãng phí về tổ chức, lãng phí trong kỷ luật.
Chúng ta có thể thấy các nhân viên làm việc khá bận rộn, nhưng không biết họ làm có tập trung không, có tổ chức hợp lý và kỷ luật không? Điều này nghe có vẻ hơi nghiêm khắc, nhưng thật ra thì không phải như vậy. Khi một nhân viên hiểu được yêu cần cần phải hoàn thành, họ sẽ dễ thực hiện công việc một cách tối ưu hơn. Rất nhiều nhân viên lãng phí thời gian để làm những việc thừa thãi không cần thiết, ví dụ như cặm cụi ngồi viết những bản báo cáo mà chẳng ai cần đọc.
Bất kỳ quá trình sản xuất tinh gọn nào muốn thành công thì đều phải có một tầm nhìn đúng đắn. Ban lãnh đạo cần nhiệt tình, tích cực đầu tư công sức, thời gian và chi phí để có thể đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.thesequitur.com
