Ứng dụng BSC và KPIst để nâng cao năng suất và chất lượng công việc tại Tập đoàn Polyco

Thẻ điểm cân bằng là công cụ hữu hiệu để giải mã sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu và các chỉ số đo lường cụ thể trong từng khía cạnh. Chính vì vậy, sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược cần phải xem xét thật sự là mẫu mực, là kim chỉ nam cho hành động. Có như thế BSC sẽ chuyển tải rõ nét và chính xác được các tưởng tượng trong tương lai của doanh nghiệp.

Bản đồ chiến lược BSC và KPIs là một công cụ quản trị nền tảng để đạt được một chiến lược hài hòa giữa Kinh doanh – tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ doanh nghiệp và Con người, nhằm giúp ban lãnh đạo truyển đạt chiến lược lâu dài tới các cán bộ, công nhân viên (CBCNV).

Bên cạnh việc sử dụng bản đồ chiến lược BSC, việc ứng dụng Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs là một hoạt động quan trọng nhằm giúp cho các doanh nghiệp xác định mức độ đạt được mục tiêu kinh doanh. Với KPIs, các cấp quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể nhận thức được là từng cá nhân, bộ phận hay toàn doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không và nếu không thì đâu là điểm cần được được chú ý. Bất kể chỉ số nào được đo lường, mục tiêu của KPI là làm tăng sức mạnh của doanh nghiệp.

Trong khuôn khổ Chương trình tư vấn ứng dụng Bản đồ chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs của Bộ Công Thương giao cho các chuyên gia thuộc nhóm tư vấn Đại học Kinh tế Quốc dân, Tập đoàn Polyco đã tiến hành triển khai thực hiện Bản đồ chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs từ tháng tháng 7/2018 tại 4 phòng ban trực thuộc bao gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Vật tư và Phòng Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm. Đồng thời, nhóm tư vấn hướng dẫn Tập đoàn Polyco thành lập các nhóm cùng với các nhóm trưởng để chia nhỏ công tác quản lý, tham gia dự án nghiêm túc, giúp các đơn vị trong công ty chủ động và có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện các tiêu chí được xây dựng và thống nhất thể hiện qua Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs.

Bà Đinh Phương Thảo – Phó Giám đốc Tập đoàn Polyco – cho biết: Sau khi triển khai Bản đồ chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá kết quả hoạt động KPIs, công ty đã nhận thấy sự cải thiện rõ rệt trong việc thực hiện các tiêu chí về trả lời yêu cầu của khách hàng của Phòng Vật tư, tăng năng suất kiểm tra chất lượng đơn hàng theo tuần của phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian đưa báo giá cho các khách hàng dự án ở Phòng Kinh doanh. Nhờ đó, hiệu quả làm việc của các phòng ban trực tiếp tham gia chương trình cũng như các phòng ban có liên quan đều được nâng lên. Từ các phòng ban này, Tập đoàn Polyco đang xem xét để áp dụng Bộ chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động KPIs rộng khắp các đơn vị trực thuộc Tập đoàn.

Cũng theo bà Đinh Phương Thảo, trong quá trình triển khai BSC và KPIs, công ty đã phân công các nhóm trưởng đánh giá kết quả sử dụng KPIs hàng tuần nhằm duy trì kết quả nội bộ và nhắc nhở CBCNV phòng ban của mình trong việc cố gắng đạt được các tiêu chí đánh giá KPIs.

Việc thực hiện Bản đồ chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs đã giúp nhân viên có ý thức thực hiện các nhiệm vụ trong một khung thời gian cố định, rút ngắn thời gian phản hồi tới khách hàng và các phòng ban khác. Chương trình đã giúp Tập đoàn Polyco đào tạo và hướng dẫn thực hành hiệu quả Bản đồ chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá hoạt động KPIs cho hơn 40 CBCNV.

Tuy nhiên, bà Thảo cũng cho biết: trong quá trình triển khai BSC và KPIs, công tác thực hiện chưa diễn ra đồng bộ dẫn đến tinh thần thiếu nhiệt huyết của một số cán bộ thuộc phòng Kỹ thuật cũng như một số cán bộ Phòng Kinh doanh còn chưa quen với tiêu chí cụ thể mới dành cho việc tìm kiếm và chăm sóc một số lượng khách hàng có tăng so với tiêu chí cũ. Vì vậy, để triển khai rộng, toàn bộ Tập đoàn cần quyết liệt hơn trong việc đánh giá kết quả ứng dụng các công cụ quản trị mới. Các tuyên dương – khen thưởng cũng như nhắc nhở kịp thời cần được thực hiện, để khuyến khích người lao động thực hiện các tiêu chí đánh giá KPIs nghiêm túc hơn.

Nguồn: Viện Thương mại và Kinh tế quốc tế