Ứng dụng BSC và KPIs để nâng cao năng suất và chất lượng công việc tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Phát triển Công nghiệp Việt Nhật

Công ty Cổ phần Sản xuất và Phát triển Công nghiệp Việt Nhật (Indema) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia công kim loại tấm, gia công kim loại, sản xuất thang máng cáp, xử lý bề mặt kim loại, thiết kế sản xuất hệ thống tủ bảng điện. Trải qua gần 6 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển tại huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội, Công ty Indema không những đã tạo được chỗ đứng vững chắc của mình trong ngành mà còn thiết lập được mối quan hệ, tạo sự tin tưởng để hợp tác lâu năm với nhiều đối tác ở cả trong và ngoài nước.

Công ty cung cấp việc làm cho lao động địa phương và góp phần phát triển ngành công nghiệp cơ khí tại huyện Mê Linh nhờ đầu tư bài bản vào công nghệ, máy móc cũng như nguồn nhân lực của nhà máy. Cụ thể, nhờ mạnh dạn áp dụng Bản đồ Chiến lược BSC và Bộ chỉ số đánh giá kết quả hoạt động KPIs, Công ty Indema đã và đang có những bước tiến vững chắc dựa trên chiến lược lâu dài, hướng tới hoàn thành mục tiêu và tầm nhìn doanh nghiệp.

Được giới thiệu vào những năm đầu thập niên 90, Bản đồ Chiến lược (BSC) là một trong những nền tảng hàng đầu cho quản trị chiến lược. BSC kết hợp 4 góc nhìn khác nhau trong Kinh doanh-Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ doanh nghiệp, và con người  nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu và đạt được những mục tiêu chung của tổ chức. Bản đồ Chiến lược không tạo ra chiến lược, thay vào đó, nó tổ chức, sắp xếp lại chiến lược ở một hình thức mà chúng ta có thể dễ dàng quan sát và trao đổi.

Bộ chỉ số đánh giá hoạt động chính (KPIs) là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp. KPIs là công cụ cần thiết giúp cho các doanh nghiệp xác định mức độ đạt được mục tiêu kinh doanh. Với KPIs, các cấp quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể nhận thức được là từng cá nhân, bộ phận hay toàn doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không và nếu không thì đâu là điểm cần được được chú ý.

Sự kết hợp của BSC và KPI không chỉ giúp doanh nghiệp chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá bộ máy nhân sự mà còn góp phần đẩy nhanh tốc độ phát triển bền vững thông qua việc quản lý và đo lường hiệu suất, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của từng phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp. Trong khi BSC chỉ giúp triển khai các chiến lược thành các mục tiêu chiến lược và mục tiêu cho các viễn cảnh tài chính, khách hàng, nội bộ và nghiên cứu & phát triển; thì KPI sẽ giúp triển khai các mục tiêu chiến lược đến các phòng ban, bộ phận và đặc biệt là từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Từ tháng 2 năm 2019, Công ty Indema đã hợp tác với Nhóm Chuyên gia tư vấn đến từ Đại học Kinh tế Quốc dân để áp dụng triển khai BSC và KPIs cho các phòng ban, bộ phận của Công ty.

Các chuyên gia của Đại học Kinh tế Quốc dân đã cùng Công ty Indema đi qua 6 bước để lập Bản đồ chiến lược BSC chi tiết như sau:

• Bước 1: Phát triển các mục tiêu chiến lược.
• Bước 2: Xây dựng Bản đồ chiến lược.
• Bước 3: Tạo ra các thước đo hiệu suất.
• Bước 4: Xác lập các mục tiêu, KPIs (Key Performance Index).
• Bước 5: Xác định các hành động ưu tiên.
• Bước 6: Phân tầng Bản đồ chiến lược BSC đến các cấp phòng ban với bộ chiến lược KPIs cụ thể.

Một số hoạt động đã thực hiện trong quá trình áp dụng BSC và KPIs tại Công ty Indema:

Chuẩn bị: Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo chuyên trách và giao nhiệm vụ cho lãnh đạo cấp trung trực tiếp theo sát công nhân viên trong việc tuân theo các tiêu chí KPIs để đạt được chiến lược đã đề ra trong chiến lược được lập từ công cụ BSC. Ban chỉ đạo chuyên trách đã liên tục làm việc với các phòng ban để huy động sự tham gia đầy đủ các công nhân viên Công ty Indema.

Đào tạo: Ngoài những thành viên trong các phòng ban trực tiếp áp dụng BSC và KPIs được đào tạo riêng, công ty còn lồng ghép thống nhất nhận thực cho toàn bộ công nhân viên vào các buổi giao ban đầu tuần để mọi người có cái nhìn đúng về công cụ quản trị BSC và KPIs.

Tuyên truyền, quảng bá: Công ty đã có bài truyền thông nội bộ và trên các kênh truyền thông mạng xã hội để phổ biến về việc ứng dụng BSC và KPIs đến toàn thể người lao động cũng như cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan như khách hàng và nhà cung ứng.

Kết quả triển khai

Sau 5 tháng áp dụng thí điểm BSC và KPIs, Công ty Indema đã đạt được một số kết quả:

• Hiệu quả về nhận thức: Người lao động ở các phòng ban áp dụng đã có ý thức phấn đấu thực hiện để đạt được các chỉ tiêu KPIs được xây dựng và chỉnh sửa trước đó.
• Hiệu quả về thao tác: Cách thức thực hiện một đầu việc được đánh giá, cải tiến để đạt được hiệu suất làm việc cao nhất. Rất nhiều những ý tưởng mới để thực hiện công việc một cách hiệu quả và chính xác hơn đã được đưa ra.
• Hiệu quả về hình ảnh công ty: một số đối tác thật sự ấn tượng với sự năng động, hiện đại và chuyên nghiệp của Công ty Indema vì doanh nghiệp đã ứng dụng công cụ BSC và KPIs
• Vốn được áp dụng rất rộng rãi ở các nước phát triển. Nhờ đó, khách hàng có đánh giá tốt hơn về công ty, giúp đặt nền móng cho việc hợp tác lâu dài.
• Hiệu quả về năng suất: Thời gian xử lý công việc của Phòng Tài chính-Kế toàn và Phòng Hành chính-Nhân sự được ghi nhân có tăng trong khoảng thời gian áp dụng BSC và KPIs từ tháng 6 năm 2019. Khối sản xuất có hao hụt thấp hơn so với cùng kỳ năm 2018.

Sau quá trình triển khai thực hiện, có thể khẳng định Công ty Indema đã áp dụng có hiệu quả Bản đồ chiến lược BSC và KPIs tại Công ty. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng vẫn còn tồn tại một số hạn chế và thiếu sót cần được khắc phục trong thời gian tới. Dựa trên nền tảng đó, Ban lãnh đạo Công ty và tập thể công nhân viên sẽ chung tay cố gắng hơn nữa để tạo dựng một mô hình Công ty Indema hiệu quả, mang đến những sản phẩm có chất lượng cao cho thị trường. Các tuyên dương-khen thưởng cũng như nhắc nhở kịp thời cần được thực hiện, để khuyến khích người lao động thực hiện các tiêu chí đánh giá KPIs nghiêm túc hơn.

Nguồn: Viện Thương mại & Kinh tế quốc tế