Công ty CP Traphaco là 1 trong những công ty sản xuất và cung cấp Dược phẩm hàng đầu Việt Nam. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng các giải pháp quản lý nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Trong đó KPI – Chỉ số hoạt động chính đã được công ty đưa vào áp dụng cho quản lý và điều hành doanh nghiệp từ năm 2015.
Công ty CP Traphaco triển khai KPI với mục tiêu chiến lược nhất quán, cụ thể hóa các kết quả của mọi hoạt động bằng các con số. Các thông số KPI giúp cho nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, phân tích hiệu quả công việc, là cơ sở để nhà quản lý ra quyết định điều hành, điều chỉnh công việc chính xác và hiệu quả cao. Đồng thời, qua hệ thống theo dõi KPI, mỗi nhân viên trong công ty cũng nắm được tiến độ và chất lượng công việc của mình.
Bước đầu áp dụng KPI, Công ty tổ chức những buổi đào tạo cho lãnh đạo, các trưởng bộ phận và nhân viên để đảm bảo các thành viên công ty đều có đủ nhận thức về KPI, xây dựng và duy trì thực hiện KPI như 1 dự án của công ty. Tiếp theo đó, các kế hoạch thiết lập, thực hiện, áp dụng KPI; xây dựng hệ thống báo cáo KPI; đánh giá, cải tiến và duy trì Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính – KPI được lên kế hoạch từ tổng thể tới chi tiết theo từng giai đoan.
Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo dự án và phân công cụ thể để thực hiện dự án. Trong đó, phân chia rõ ràng trách nhiệm của lãnh đạo công ty là phê duyệt hoạt động KPI, của ban KPI là đưa ra ý kiến chỉ đạo vào kỳ họp tổng kết, đánh giá từng giai đoạn thực hiện KPI. Các trưởng bộ phận có trách nhiệm trực tiếp tham gia vào dự án, đánh giá có hiệu quả; Hoàn thành các KPI cho các vị trí làm việc theo đúng yêu cầu; Phổ biến các KPI đã được xây dựng cho tất cả nhân viên để có được sự ủng hộ tích cực; và Hỗ trợ tích cực cho dự án.
Sau khi xây dựng bản đồ chiến lược và các mục tiêu, Ban dự án và các phòng ban liên quan xây dựng hệ thống KPI để kiểm soát quá trình theo các bước sau:
- Xác định các yếu tố thành công then chốt (CSF);
- Thiết lập các chỉ số đo hiệu quả: Trên cơ sở các CSFs, xác định các KPI và lựa chọn từ 8-10 KPI cốt lõi nhất để kiểm soát theo từng tháng;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống KPI;
- Thiết lập hệ thống báo cáo KPI và KRIs định kỳ (tháng, quý, năm): Dashboard Công ty; hệ thống báo cáo phân cấp, Ban điều hành và HĐQT;
- Phương pháp nhận biết vấn đề và hành động khắc phục dựa trên theo dõi các chỉ số KPI: Hướng dẫn các công cụ nhận biết và giải quyết vấn đề.
Bên cạnh việc triển khai KPI ở cấp Công ty và cấp phòng ban, Công ty cũng đã ứng dụng các chỉ số này vào đánh giá hiệu quả công việc. Quá trình triển khai gồm các bước như sau:
- Hoàn chỉnh bộ tài liệu làm cơ sở xây dựng KPI gồm Bộ tài liệu mô tả công việc và yêu cầu năng lực hoàn chỉnh cho các vị trí.
- Thiết lập KPI cho từng vị trí (tiêu chí hoàn thành công việc): Bộ KPI cho các vị trí làm việc được phê duyệt.
- Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực và hiệu quả công việc: Mẫu đánh giá, phương pháp đánh giá, hướng dẫn đánh giá.
- Ứng dụng chỉ số hiệu quả công việc KPI và năng lực của nhân viên trong hệ thống lương thưởng.
Sau 10 tháng triển khai áp dụng KPI, Công ty CP Traphaco ghi nhận nhiều lợi ích thiết thực mà hệ thống KPI đem lại.
Các quyết định được thực hiện nhanh hơn khi có các báo cáo KPI hàng tháng, hàng quý, số liệu trực quan hơn và được cập nhật; nhận biết nhanh thành quả của tổ chức, phòng ban, nhân viên của mình để từ đó có hướng khuyến khích tạo động lực cho nhân viên. KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty; chiến lược công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu để dễ dàng quản lý và có những chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; giúp cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tiến độ giải quyết công việc, giảm thiểu lãng phí do mất cơ hội gây nên bởi sự phối hợp trì trệ giữa các bộ phận.
Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính – KPI đã đem lại những kết quả thiết thực cho công ty. Bên cạnh những kết quả đạt được về mặt định lượng, áp dụng KPI còn tạo ra được một phương thức làm việc chuyên nghiệp; các hoạt động trọng yếu được kiểm soát và tạo nên văn hóa cải tiến ở các cấp độ trong Công ty và nhiều hiệu quả thiết thực khác. Dù còn một số khó khăn trong quá trình triển khai và áp dụng KPI nhưng hiệu quả mà KPI đem lại là không thể phủ nhận. Thời gian tới, công ty CP Traphaco sẽ tiếp tục cải tiến, hoàn thiện và duy trì thực hiện KPI để hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn.
Văn phòng NSCL tổng hợp
