Đối với nhiều doanh nghiệp đã áp dụng 5S, việc thực hiện 3S đầu tiên có thể dễ dàng đạt được. Tuy nhiên, mọi việc bắt đầu khó khăn khi đến chữ S thứ 4 – Săn Sóc hay còn được hiểu là Tiêu chuẩn hóa. Để thực hiện được bước tiêu chuẩn hóa, đòi hỏi một số yêu cầu không thể thiếu như phân công vai trò và trách nhiệm trong Công ty, đào tạo nội bộ, làm việc theo cùng tiêu chuẩn và cải tiến liên tục.
Vai trò và trách nhiệm
Bước đầu tiên để thực hiện tiêu chuẩn hóa là phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các thành viên ban 5S, tiểu ban 5S, các thành viên trong công ty. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào phải thông báo cho tất cả các thành viên trong công ty được biết. Vai trò và trách nhiệm phải gắn liền với hoạt động thực tế nhằm thực hiện vai trò và trách nhiệm đó.
- Lãnh đạo phải thiết lập vai trò của các cá nhân ngay từ ban đầu.
- Lãnh đạo/quản lý cam kết luôn thực hiện cải tiến, đưa ra thời hạn cho cán bộ công nhân viên thực hiện các thay đổi 5S, hướng dẫn những thay đổi đó.
- Các thành viên trong công ty phải hiểu rõ các nguyên tắc 5S và thực hiện 5S tại khu vực làm việc của mình.
Đào tạo nội bộ
Việc đào tạo nội bộ về 5S là rất cần thiết để đảm bảo tất cả các thành viên trong công ty biết cách áp dụng các kỹ thuật 5S và làm theo một cách chính xác, áp dụng chúng theo cùng một cách thức.
- Truyền đạt tổng quát 5S nói chung là cần thiết để xây dựng vốn từ vựng và kỹ năng 5S chung.
- Khi 5S được thực hiện tại từng khu vực, mỗi khu vực sẽ phát triển các cách tiếp cận và phương pháp riêng; bất cứ ai làm việc trong một khu vực làm việc cụ thể phải được đào tạo về những phương pháp cụ thể trong khu vực làm việc đó.
- Và, giống như bất kỳ kỹ năng mới nào, càng thực hành càng “hoàn hảo”.
Sao chép chính xác
- Tiêu chuẩn hóa là tạo ra những thực hành tốt nhất, sau đó yêu cầu mọi người “sao chép chính xác” bằng cách sử dụng những phương thức tốt nhất được thiết lập theo cùng một cách, ở mọi nơi và mọi lúc.
- Thực hiện tinh thần “sao chép chính xác” liên quan đến việc thiết lập các quy tắc chuẩn.
- Các kỹ thuật trực quan của nhà máy sản xuất bao gồm mã hóa theo màu, bảng kiểm tra-checklist, và nhãn mác giúp củng cố cách tiếp cận sao chép chính xác.
Cải tiến liên tục:
- Cải tiến liên tục tốt nhất khi các phương pháp tiếp cận để cải tiến các kỹ thuật và thực hành 5S được chuẩn hóa. Ví dụ, nếu một tổ chức sử dụng một quy trình giải quyết vấn đề chung, sẽ tiết kiệm được thời gian truyền đạt những ý tưởng mới và những bài học kinh nghiệm cho các lĩnh vực khác.
- Với bất kỳ sáng kiến cải tiến nào, cần phải khuyến khích tiếp tục cải tiến hơn nữa.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.qualitytrainingportal.com
