Tiêu chuẩn hóa – Bước thứ 4 trong 5S

Sau khi khu vực làm việc đã trở nên sạch sẽ và có tổ chức, bước thứ 4 – tiêu chuẩn hóa 5S sẽ giúp duy trì 3 bước đầu tiên (sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ). Để thực hiện bước này, cần giao trách nhiệm và tích hợp các trách nhiệm 5S vào công việc hàng ngày, lên kế hoạch các nhiệm vụ 5S và kiểm tra đánh giá kết quả.

Giao trách nhiệm và tích hợp 5S vào công việc hàng ngày

Để duy trì 3S đầu tiên, các cá nhân, tập thể trong công ty cần được giao trách nhiệm rõ ràng và tích hợp vào công việc hàng ngày, hàng tuần. Đảm bảo việc quét dọn hàng ngày tại khu vực làm việc là một phần của công việc, đảm bảo tất cả các công cụ được đưa về đúng vị trí vào cuối ngày, bàn làm việc phải được sắp xếp lại trước khi ra về. Bất kể vai trò trong công ty, mỗi người đều phải làm một phần nhiệm vụ để đảm bảo thực hiện đúng tiêu chuẩn 5S. Việc không giao trách nhiệm 5S và không tuân thủ tiêu chuẩn 5S tại một khu vực trong công ty sẽ có tác động xấu đến toàn công ty đó.

Lên lịch cho các nhiệm vụ 5S

Để tiêu chuẩn hóa 5S trở nên hiệu quả, cần phải lên kế hoạch các sự kiện, công việc 5S hàng tuần, hàng tháng, nửa năm và hàng năm bên cạnh các nhiệm vụ 5S hàng ngày. Các nhiệm vụ hàng tuần có thể là làm sạch máy tính hoặc máy móc thiết bị, lau chùi mặt bàn ghế… Lịch 5S hàng tháng có thể bao gồm dọn dẹp chi tiết khu vực lắp ráp, vận hành hoặc lau chùi bàn thao tác. Đối với các công ty sản xuất, nên tiến hành sàng lọc phân loại đồ dùng vật tư tại các khu vực riêng và loại bỏ những thứ không còn hữu ích nữa. Các sự kiện về 5S trong vòng nửa năm có thể liên quan đến việc phân loại tại các ngăn kéo bàn và loại bỏ các tài liệu không còn dùng hoặc lỗi thời. Làm sạch và đánh bóng sàn hoặc layout lại các lối đi (nếu cần). Đối với sự kiện 5S thường niên, tiến hành sàng lọc tại các khu vực lưu trữ tất cả vật liệu hoặc máy móc dư thừa.

Đánh giá kết quả 5S

Để chứng minh công ty nghiêm túc thực hiện 5S, việc đánh giá phải được tiến hành thường xuyên. Hoạt động 5S sẽ đi vào quy củ phụ thuộc vào tần suất kiểm tra đánh giá. Các công ty nên đánh giá hàng tuần trong 3 tháng đầu tiên thực hiên. Sau 3 tháng, tần suất có thể giảm xuống khi sự sạch sẽ và có tổ chức tại khu vực làm việc đã trở nên ổn định. Về lâu dài, có thể tích hợp kiểm tra đánh giá vào quy trình hoạt động chuẩn và/hoặc tài liệu ISO. Cũng có thể thêm các tiêu chí 5S vào đánh giá nhân viên và đánh giá nhóm.

Việc đánh giá 5S không chỉ quan trọng đối với những người làm 5S để theo dõi chính họ, những người quản lý cấp trung đến quản lý cấp cao cũng nên tham gia vào quá trình đánh giá.

Khi đã đánh giá xong, nếu một khu vực không đạt điểm 5S theo mức mục tiêu, cần tìm hiểu nguyên nhân bởi chắc chắn có vấn đề còn tồn tại trong quy trình. Những người làm việc trong khu vực đó liệu đã được đào tạo đúng cách? Họ có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ 5S mỗi ngày không? Việc đào tạo cho cán bộ CNV phải là một quá trình liên tục. Một người công nhân làm sai nhưng không có phản hồi thì họ sẽ làm sai theo một thói quen. Nếu bất cứ hoạt động nào cũng có tiêu chuẩn thì sẽ có ít biến thể hay cách làm sai giữa nhiều người với nhau. Việc đi tour thường xuyên trong nhà máy từ khu vực này sang khu vực khác trong nhà máy là cơ hội hoàn hảo để kiểm tra “5S” trên đường đi. Cán bộ cấp trung và cấp cao không cần phải chờ đợi đến thời gian đánh giá dự kiến để kiểm tra đánh giá mà có thể đánh giá bất cứ lúc nào có thời gian đi tour trong nhà máy.

Nguồn: lean-manufacturing-junction.com

Văn phòng NSCL biên dịch