Paul W. Critchley đã nhận ra lợi ích của sản xuất tinh gọn (Lean) trong quản lý tại một công ty thiết bị y tế đang phát triển. Khi các đơn đặt hàng gia tăng, mỗi ngày hai người vận chuyển hàng hóa đã phải vật lộn để đặt thời hạn, bắt đầu vào lúc 6 giờ 30 sáng và chạy suốt cả ngày để làm cho thời hạn chở hàng của UPS vào lúc 5 giờ chiều. Một số ngày, lái xe của UPS sẽ đợi họ khi họ hoàn thành lệnh cuối cùng. Và sau đó họ về nhà, biết rằng họ phải lặp lại toàn bộ quá trình vào ngày hôm sau.
Nhân viên không thể theo kịp được tiến độ và Công ty đang gặp nguy hiểm vì thiếu bộ phận vận chuyển hàng. Critchley đã nói chuyện với người quản lý vận tải, Tony, về một số hoạt động không hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng. Ông đã tổ chức một sự kiện kaizen 3 ngày, và họ bắt đầu thay đổi. Cuối cùng, Công ty đã tăng sản lượng lên 50%. Tony nói với ông rằng ban đầu anh ấy hoài nghi, nhưng anh ấy đã hoàn toàn chiến thắng với những thay đổi từ Lean – Kaizen.
Lean có thể làm thay đổi văn hoá của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện quy trình, đặc biệt là giúp mỗi nhân viên kiểm soát tốt hơn mọi công việc của họ, đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
Critchley, chủ tịch của New England Lean Consulting, cho biết: “Tôi nghĩ phần lớn những người lao động muốn làm việc ở môi trường mà họ có một số quyền sở hữu và có thể kiểm soát những gì họ làm.
Sản xuất tinh gọn Lean đã có từ hơn 25 năm nay – cuốn sách “Lean Thinking” của James Womack và Daniel Jones đã được xuất bản vào năm 1990 – vì vậy những ý tưởng không phải là mới. Ngày này, phạm vi ứng dụng của lean đã mở rộng từ các nhà máy đến các bệnh viện, chính phủ và dịch vụ. Mặc dù tỷ lệ thất bại của việc triển khai lean đã được mô tả là 80%, điều này có thể là do sự khó khăn trong việc duy trì sự thay đổi lớn tại một tổ chức. Lean có thể chuyển đổi một doanh nghiệp nhưng nó cần thời gian.
Khía cạnh con người
Một điểm rất quan trọng trong lean là sự tôn trọng đối với yếu tố con người.
Critchley luôn luôn hỏi khách hàng về những vấn đề mà họ chưa hài lòng và có những giải pháp để làm vừa lòng mọi khách hàng khó tính nhất thông qua đào tạo nhân viên của công ty. Thực hiện lean hiệu quả là khi chúng ta có 15 nhân viên và 15 nhân viên đó phải làm việc hiệu quả gấp 15 lần 1 nhân viên.
Mặc khác, về các nhà quản lý, chắc chắn họ phải tham gia vào quá trình quản lý ngay từ đầu. Những công ty ứng dụng lean thành công nhất không chỉ hỗ trợ thực hiện lean mà còn tích cực tham gia vào quy trình thực hiện lean.
“Lean là về sự tôn trọng con người, và cách tốt nhất để chứng tỏ đó là dành thời gian cùng nhau”, Critchley nói. Một nhà quản lý tốt cần hiểu rõ nhân viên của mình cũng như những mong muốn của họ. Khi đó, giữa nhà quản lý và nhân viên đã có được sự tin tưởng của nhau và hiệu suất lao động tăng lên đáng kể. Tại nhà máy này, Critchley tiếp xúc với lean lần đầu tiên và nhận ra những lợi ích mà nó cung cấp. “Lean là tất cả về làm những điều tương tự nhau và thông minh hơn và hiệu quả hơn.”. Critchley đã quay video một quá trình sản xuất thông thường mất năm giờ. Sau một loạt các thay đổi nhỏ và tinh chỉnh, họ đã có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian thực hiện quá trình này.
Cách tiếp cận tổng thể và cụ thể giúp làm chủ công việc và tăng hiệu suất
Jim Huntzinger, chủ tịch và là người sáng lập của Lean Frontiers, nói rằng các công ty nên xem xét các mục tiêu chiến lược tổng thể và đảm bảo rằng những nỗ lực của họ khi thực hiện Lean là hướng đi đúng đắn.
Huntzinger nói: “Đó là một hành trình suốt đời của tổ chức. Đó là một mô hình kinh doanh, không chỉ là công cụ và thực tiễn. Nó ảnh hưởng đến mọi khía cạnh kinh doanh của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp chỉ chọn một khía cạnh cụ thể của mình, như sản xuất, mà không xem xét các yếu tố khác như chuỗi cung ứng hoặc bán hàng và tiếp thị. Có cái nhìn bao quát tổng thể là một cách tiếp cận tốt.”
Nghĩ tới lean, bạn có thể nghĩ tới Toyota. Richard D. Rahn, chủ tịch của Tập đoàn Leonardo Group LLC, đã làm việc với một trong những nhà máy của họ ở Ấn Độ và cho biết tại nhà máy tất cả phương pháp và cách thức quản lý hàng đầu đều liên quan đến việc cải tiến liên tục. Họ tập trung vào những điều cơ bản và học cách làm tốt công việc. “Ý tưởng cải tiến liên tục không có ý nghĩa trừ khi bạn đã làm chủ được công việc”, Rahn nói. “Không có nhiều cải tiến ban đầu, chỉ sau khi chúng ta đã làm chủ được công việc và sau đó chúng ta có thể suy nghĩ về cách cải tiến để làm tốt hơn”.
Toyota không chỉ tập trung vào cải tiến liên tục mà còn đo lường các kết quả thực hiện được, Rahn nói. “Khi xem dữ liệu từ sáng nay thay vì tháng trước, họ có thể lưu ý nếu mọi thứ đã sai và phản ứng nhanh hơn. Với Toyota, lean không phải là một kỹ thuật bí mật, đó là một sự thực hiện”.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: qualitymag.com
