Tích hợp các hệ thống quản lý mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, rất nhiều Doanh nghiệp áp dụng đồng thời hơn 01 hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến năng suất chất lượng nhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau của Doanh nghiệp.

Trước đây, những hệ thống quản lý thường được xây dựng và triển khai riêng biệt, độc lập với nhau. Tuy nhiên, theo nguyên tắc vận hành của các tiêu chuẩn này thì về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và có thể được kiểm soát, vận hành và áp dụng theo một cách tích hợp. Công Ty TNHH Dệt Tường Long đã lựa chọn phương án này để áp dụng cho doanh nghiệp của mình, mang lại nhiều hiệu quả rõ rệt.

Công ty TNHH Dệt Tường Long là một doanh nghiệp 100% vốn trong nước được thành lập vào ngày 16 tháng 10 năm 2000, chuyên sản xuất và kinh doanh các loại vải (denim và kaki), sợi và các sản phẩm về may mặc như jean, kaki. Ngoài ra, Dệt Tường Long cung ứng đầy đủ các dịch vụ từ dệt, nhuộm, may, wash để cho ra sản phẩm hoàn thiện đến tận tay người sử dụng. Dệt Tường Long có thể đảm nhận sản xuất trọn gói hoặc một giai đoạn trong quá trình sản xuất của vải denim và kaki.

Với mong muốn tiếp cận nhiều hơn với những thị trường khó tính, ban lãnh  Dệt Tường Long đã lên kế hoạch áp dụng các hệ thống quản lý : ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 45001:2018.

Tuy nhiên khi xây dựng một hệ thống quản lý đồng thời cả chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 và hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (ISO 45001:2018) sẽ dẫn đến một thực trạng không mong muốn hiện nay đó là: 

– Đạt được mục tiêu của hệ thống quản lý này thì sẽ làm ảnh hưởng thậm chí là gây trở ngại cho các mục tiêu hướng đến của tiêu chuẩn khác.

– Các hệ thống quản lý được xây dựng đồng thời như hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001:2015), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001:2015) và các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp (ISO 45001:2018) sẽ dẫn đến các thủ tục quản lý cồng kềnh, khó áp dụng và chồng chéo lẫn nhau. Bằng chứng là trước đây công ty đã xây dựng và được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Higg FEM tuy nhiên quá trình áp dụng đồng thời cả hai tiêu chuẩn khó khăn, trở ngại như nêu trên.

Chính từ lý do đó công ty đã có mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý tích hợp để tạo thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lí và quản trị các rủi ro trong tổ chức.

Dệt Tường Long đã được Công ty cổ phần chứng nhận và giám định IQC mời tham dự lớp đào tạo nhận thức chung về ISO và tích hợp ISO. Qua khóa đào tạo này công ty đã nhận thấy tiềm năng to lớn của việc áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý. Từ đó công ty đã đăng ký tham gia chương trình năng suất chất lượng của Bộ Công Thương do Công ty IQC chủ trì.

Dưới sự tư vấn hướng dẫn của nhóm cán bộ dự án IQC công ty TNHH dệt Tường Long đã thực hiện đầy đủ các hạng mục của việc tích hợp:

1. Đào tạo nhận thức chung về ISO và tích hợp ISO
2. Tư vấn xây dựng hệ thống văn bản tài liêu tích hợp ISO
3. Tham gia vận hành hệ thống
4. Đào tạo đánh giá nội bộ
5. Đánh giá nội bộ và xem xét cải tiến hệ thống
6. Đánh giá cấp chứng nhận ISO

Với sự hỗ trợ các chuyên gia tư vấn của công ty Cổ phần chứng nhận và giám định IQC, Dệt Tường Long đã áp dụng thành công hệ thống quản lý tích hợp, qua đó

–  Giảm thiểu chồng chéo giữa các hệ thống quản lí đơn lẻ;

– Giảm thiểu sự trùng lắp và phát sinh giấy tờ từ các hệ thống đơn lẻ;

– Giúp quá trình đánh giá nội bộ/ đánh giá bên ngoài giảm thời gian, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn;

– Nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp;

– Tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh.

Công ty TNHH Dệt Tường Long đã triệt để áp dụng các quy trình, chính sách và thủ tục đã ban hành vào hoạt động của công ty với hy vọng đạt được các mục tiêu về chất lượng, môi trường an toàn sức khỏe nghề nghiệp và tuân thủ các quy định về trách nhiệm xã hội.

Những bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống là :

1. Lãnh đạo phải cam kết thực hiện và được đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về mục đích, đường lối. Thường xuyên chỉ đạo và tham gia xây dựng chiến lược, có biện pháp huy động sự tham gia của mọi cán bộ công nhân viên chức để xây dựng và nâng cao hiệu lực của tổ chức.
2. Cán bộ trong quá trình thực hiện cần có nhận thức sâu sắc về việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp từ đó khả năng tổ chức duy trì, cải tiến và nâng cao hiệu quả áp dụng. Tăng cường công tác học tập đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn cho cán bộ công nhận viên để phát huy tính sáng tạo và chủ động trong công việc, không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng công việc của mình.
3. Thực hiện đúng chế độ tổ chức đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo theo định kỳ.
4. Tiếp tục duy trì hoạt động của Ban ISO trên cơ sở tham mưu cho Lãnh đạo công ty trong việc kiểm tra, đánh giá, nhằm từng bước tổ chức thực hiện hệ thống ngày một hoàn thiện hơn.

Nguồn: Công ty CP Chứng nhận và Giám định IQC