Thực hiện 5S cấp 2

Tại Nhật Bản, 5S được áp dụng trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Sàng lọc, sắp xếp để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường. Tại các công ty của Nhật, 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tiếp đó, tại Singapore, 5S trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới Ủy ban 5S. Hiện nay 5S đã được áp dụng ở cấp độ rất cao của nhiều tổ chức. Tuy nhiên, tại nhiều Quốc gia khác, trong đó có Việt Nam, 5S đã rất thành công trong giai đoạn áp dụng ban đầu, nhưng sau một thời gian áp dụng 5S, nhiều công ty không duy trì được 5S, phong trào đi xuống, hoạt động 5S trở nên hời hợt do bị áp dụng sai.

Những giải thích phổ biến về 5S: Sàng lọc: Lọc ra những vật không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng Sắp xếp: sắp xếp ngăn nắp những vật cần thiết sao cho có thể dễ dàng lấy chúng ra để sử dụng Sạch sẽ: dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm việc để không còn bụi bám trên sàn,máy móc và trang thiết bị. Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng vào mọi lúc. Sẵn sàng: Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc

Lý do áp dụng sai 5S là do những giải thích về 5S mà mọi người thường nghe là rất tốt cho giai đoạn ban đầu áp dụng, nhưng những giải thích về 5S này cần được sửa đổi để áp dụng liên tục, lâu dài.

Vậy làm thế nào để có thể liên tục duy trì phong trào 5S? Dưới đây đưa ra những hướng dẫn để duy trì 5S:

S1: Sàng lọc

S1 không chỉ là lọc ra những vật không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng; mà còn cần di dời cả những “lượng không cần” (của những vật cần thiết) ra khỏi nơi làm việc.

• Tại dây chuyền sản xuất, chỉ để đủ lượng cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Bắt đầu là 1 ngày, rồi cải tiến để giảm xuống ½ ngày…
• Đối với những vật nhỏ, có thể để lượng nhiều hơn cần thiết, sao cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất và công việc.
• Sử dụng nhãn đỏ: sẽ rất hiệu quả để nhận biết những vật không cần thiết. Đối với vật lớn – sử dụng nhãn đỏ cho từng vật; đối với vật nhỏ: sử dụng nhãn đỏ cho một nhóm các vật.

Sau khi thực hiện S1, nơi làm việc chỉ còn lại những vật cần thiết với số lượng đủ dùng cho một ngày.

S2 Sắp xếp

S2: không chỉ là “sắp xếp ngăn nắp những vật cần thiết sao cho có thể dễ dàng lấy chúng ra để sử dụng” mà phải sắp xếp những vật cần thiết trong điều kiện tốt (sẵn sàng để dùng) và “đảm bảo an toàn” không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố. Qua đó giúp dễ dàng kiểm soát bằng hình ảnh để đảm bảo công việc hiệu quả.

Những “vật cần thiết” và “lượng cần thiết” phải được sắp xếp không chỉ theo trật tự mà còn:

• sắp xếp để sẵn sàng dùng được,
• đảm bảo an toàn (không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố), và
• “dễ làm theo” vào mọi lúc. Các việc sắp xếp cần được cải tiến liên tục để đảm bảo người dùng dễ trả lại.

S3 làm sạch

S3: không chỉ là “dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm việc để không còn bụi bám trên sàn,máy móc và trang thiết bị”, mà tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu làm sạch tại từng khu vực, phải có cách làm S3 khác nhau:

• Tại khu vực làm việc: S3 gồm thu lượm rác vào đúng vị trí; sử dụng công cụ làm sạch thích hợp như khăn lau, hóa chất.
• Đối với bán thành phẩm và thành phẩm: phải làm sạch theo cách tẩy bụi bẩn thật nhẹ nhàng mà không làm hư hại đến sản phẩm.
• Đối với máy móc thiết bị: S3 không chỉ là vệ sinh bề mặt máy móc mà còn bao gồm kiểm tra, phát hiện nếu máy móc có trạng thái bất thường, và sửa chữa trạng thái bất thường. S3 nhằm đảm bảo máy móc luôn sạch sẽ và sẵn sàng được sử dụng. Đây là bước đầu để thực hiện Duy trì năng suất tổng thể (TPM).

S4 săn sóc

S4: không chỉ là “Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng vào mọi lúc” mà là “ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao”

Trong các tài liệu hướng dẫn 5S, thường giải thích S4 là đảm bảo các hoạt động S1, S2, S3 ở cấp độ cao. Tuy nhiên cần hiểu rằng S4 là hoạt động ở cấp độ cao hơn nhiều, chứ không chỉ là duy trì S1, S2, S3: S4 là duy trì và cải tiến liên tục các hoạt động S1, S2, S3, do S1, S2, S3 có rất nhiều cấp độ.

S4 cần giúp ngăn ngừa bụi bẩn ở cấp độ mà mắt thường không nhìn thấy được. Chìa khóa để thực hiện thành công S4 là “ngăn ngừa” và “vệ sinh’.

S5 sẵn sàng

S5: cũng nên hiểu đúng như S5 thông thường “Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc”.

S5 có nghĩa là mọi người tự giác giữ gìn bản thân, và nơi làm việc của mình sạch đẹp bằng các nội quy, quy tắc và tiêu chuẩn làm việc. Hoạt động này yêu cầu tính tự giác rất cao và không dễ dàng, nhất là khi mọi người đã có thói quen khó bỏ. Vì vậy, khi thực hiện 5S, hãy để mọi người tuân theo S1, S2, S3 và S4 ở cấp độ hợp lý.

Nhưng lưu ý, với những nhà máy mới thành lập, thì những quy tắc, quy định và tiêu chuẩn công việc, phải được đặt ra trước, tức là thực hiện S5 trước, để phát triển quan điểm mới và ở cấp độ cao của đội ngũ nhân viên ngay từ đầu.

 Như vậy, khi mới bắt đầu, dể dễ hiểu, dễ làm nên thực hiện ngay 5S. Và để duy trì liên tục 5S, cần đào tạo thêm cho công nhân về 5S cấp 2, giúp mọi người hiểu và làm đúng tinh thần 5S, đạt được các thành quả như các công ty Nhật và Singapore.

Văn phòng NSLC  tổng hợp