Thích ứng với các nguyên tắc của quản lý kinh doanh tinh gọn trong xây dựng

Bằng chứng từ các nghiên cứu đã cho thấy rằng những mô hình khái niệm về quản lý xây dựng thường không giúp triển khai dự án đúng hạn, đúng chất lượng và đúng giới hạn ngân sách. Chính vì các mô hình này không phù hợp và tương thích với hoàn cảnh thực tế nên rất cần thiết phải có một lý thuyết về sản xuất trong xây dựng. Tuy nhiên, để việc thiết kế hệ thống sản xuất đạt được kết quả tốt nhất thì bắt buộc là tất cả những người tham gia dự án đều cần phải chung tay hợp tác. Do đó, Viện Xây dựng Tinh gọn (LCI) đã truyền tải các nguyên tắc của quản lý kinh doanh tinh gọn đến ngành công nghiệp thiết kế và xây dựng. Khi xây dựng Nhà máy liên hợp Khu vực 4 tại CDOT, mục tiêu của Công ty Neenan là sử dụng các nguyên tắc Lean để tránh dẫn tới việc chỉ đạt được “kết quả trung bình”, vốn là kết quả của quá trình thiết kế và xây dựng truyền thống.

Công ty Neenan là một công ty thiết kế – xây dựng tại Colorado mà gần đây đã hoàn thành xây dựng hệ thống trụ sở mới tại Khu vực 4 của CDOT ở Greeley, và hiện tại đang thực hiện hợp đồng xây dựng cơ sở HQ mới tại Khu vực 2 ở Pueblo. Bằng cách tập trung vào những kết quả “đột phá” (trên mức trung bình), Neenan sử dụng một quy trình mang tính đột phá vượt trội so với ngành công nghiệp xây dựng truyền thống, bao gồm việc thực hành lập kế hoạch kết hợp giữa thiết kế với xây dựng. Việc này sẽ đem lại sự tinh gọn và lợi ích cho CDOT, được thể hiện qua năm nguyên tắc của LCI như sau:

Nguyên tắc thứ nhất của Lean: Khách hàng xác định giá trị

Hãy tìm hiểu những gì là quan trọng đối với khách hàng của bạn bằng cách đặt câu hỏi, sau đó để cho họ được ưu tiên. Kết quả là một danh sách “Những điều kiện của sự hài lòng” được sử dụng để hướng dẫn các đội cách đạt được kết quả phù hợp đối với khách hàng. Đội ngũ lãnh đạo Khu vực 4 của CDOT mong muốn có được một không gian làm việc mang phong cách thế kỷ 21 để có thể thu hút và giữ chân người lao động. Kết quả là chúng ta sẽ có một tòa nhà văn phòng với không gian tĩnh lặng và gắn kết, được chứng nhận LEED (“Lãnh đạo Thiết kế về Năng lượng & Môi trường”).

Những quyết định quan trọng cũng được thực hiện dựa trên danh sách ” Những điều kiện của sự hài lòng” dành cho các cơ sở khác mà Neenan đã thiết kế và xây dựng cho CDOT bằng việc sử dụng những nguyên tắc “Xây dựng tinh gọn”, bao gồm Cơ sở Sửa chữa và Bảo dưỡng Twin Rivers ở Platteville, Colorado. Ví dụ, cơ sở đó đã tiết kiệm được 26.000 đô la bằng cách loại bỏ sơn từ những cột nhà đã được nhà sản xuất sơn lót.

Nguyên tắc thứ hai của Lean: Vạch ra lược đồ tìm kiếm lãng phí

Sử dụng một “Quá trình thiết kế hợp tác” – mà về cơ bản là một “cơ sở huấn luyện” để khởi động dự án – đội HQ Khu vực 4 của CDOT đã làm việc dựa trên một bức tranh toàn cảnh trong khoảng thời gian vài giờ thay vì vài tháng. Sau đó, Đội ngũ Sáng kiến xây dựng mới của CDOT nhìn nhận và xem xét dự án thông qua những đánh giá thiết kế thường xuyên. Quá trình này đã dẫn tới một kết quả là, họ đã tìm ra nơi mọi người có thể gặp gỡ, suy nghĩ, trao đổi ý tưởng và trau dồi kiến thức từ khoảng sân ngoài trời ngay tại trụ sở.

Vào những năm 1980, Neenan đã bắt đầu nhìn thấy những sự lãng phí và kết quả đầu ra kém chất lượng xét về khía cạnh khách hàng trong quá trình xây dựng. Chính sự nhận thức này đã thúc đẩy Neenan chuyển đổi từ chỗ chỉ là một “nhà thầu khoán” đến chỗ trở thành một công ty tích hợp thiết kế – xây dựng, có cả một đội ngũ các kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất, nhà dự toán tiền xây dựng, quản lý dự án và giám sát viên trong cùng một hệ thống. Phương pháp này đã giúp cho Neenan trở thành nơi chịu trách nhiệm duy nhất của một dự án, ví dụ như R4 HQ, đồng thời làm việc hiệu quả hơn và ít xảy ra tranh chấp hơn.

Nguyên tắc thứ ba của Lean: Đảm bảo tiến trình công việc thuận lợi

Đối với cơ sở tại Khu vực 4, việc vận hành hoạt động của CDOT luôn được duy trì trong khi cơ sở tiến hành xây dựng ở những nơi khác trong khu vực. CDOT, Neenan và các nhà thầu phụ cùng nhau xây dựng kế hoạch để giúp tiến trình làm việc hiệu quả và trôi chảy hơn, sau đó điều chỉnh lịch trình để đảm bảo quá trình vận hành an toàn và công trình xây dựng chất lượng. Trái lại, trong quy trình xây dựng truyền thống, nhà thầu có xu hướng chỉ răm rắp làm theo lịch trình hơn là hợp tác xây dựng một kế hoạch phù hợp.

Một hệ thống trao đổi thông tin tốt cũng là điều rất quan trọng. Mọi thành viên trong nhóm – CDOT, Neenan và các nhà thầu phụ – có thể truy cập liên tục vào những bản kế hoạch và thông số kỹ thuật mới nhất từ bất kỳ máy tính hoặc máy tính bảng nào. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án CDOT cung cấp những thông tin phản hồi và tiết kiệm thời gian truyền tin cũng như chi phí in ấn.

Nguyên tắc thứ tư của Lean: Sử dụng áp lực

Tính từ ngày kết thúc công việc ngược trở lại, dự án được phân chia thành hai cột mốc lớn. Với việc sử dụng quá trình tích hợp thiết kế – xây dựng của Neenan, những cột mốc quan trọng này có thể chồng ghép lên nhau để rút ngắn một lịch trình, nhờ đó có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc ra quyết định. Để đảm bảo rằng tất cả những sự chuẩn bị về mặt thiết kế đã sẵn sàng và các nguyên vật liệu đã được đặt ở đúng địa điểm khi cần thiết, Neenan sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần để khiến cho thành viên trong nhóm làm việc có trách nhiệm hơn. Ví dụ, tại Cơ sở Sửa chữa và Bảo dưỡng Twin Rivers của CDOT, nhà cung cấp kim loại xây dựng đã tham gia lập kế hoạch để đảm bảo theo kịp tiến độ công việc và hoàn thành mọi nhu cầu cần đáp ứng.

Nguyên tắc thứ năm của Lean: Thực hành cải tiến liên tục

Một trong sáu giá trị cốt lõi của CDOT là “Sự xuất sắc”: Chúng tôi là những nhà lãnh đạo và những người giải quyết vấn đề, chúng tôi liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình. Đây cũng là một nguyên tắc cốt yếu của Xây dựng Tinh gọn, và được áp dụng trực tiếp cho những cơ sở xây dựng tại Khu vực 4. Neenan hoàn thành việc xây dựng Cơ sở Sửa chữa và Bảo dưỡng Twin Rivers của CDOT trước khi tiến hành triển khai đến Cơ sở HQ Khu vực 4. Rút kinh nghiệm từ Twin Rivers, Neenan học hỏi được rất nhiều và đã cải thiện các hoạt động của nó. Ví dụ, từ Twin Rivers, Neenan biết được mong muốn của CDOT về việc tăng cường củng cố vững chắc những hoạt động mà Neenan vốn thường làm. “Bài học kinh nghiệm” này đã được truyền đạt trực tiếp tới những thiết kế HQ của Khu vực 4, và cũng sẽ được đưa vào các thiết kế tại Trụ sở mới của Khu vực 2.

Văn phòng NSCL biên dịch

Nguồn: codot.gov