Công cụ 5S đã được nhiều công ty ở nước ta áp dụng vào trong sản xuất. Tuy nhiên ở rất nhiều doanh nghiệp, việc thực hành chỉ diễn ra tốt ở giai đoạn đầu và sau đó việc duy trì hiện trạng rất khó khăn dẫn tới lai đi theo một lối mòn cũ. Điều này là tất yếu xảy ra khi việc thực hiện 2S: Săn sóc và Sẵn sàng chưa được thực hiện triệt để.
Với sự hội nhập và mở cửa của nền kinh tế, công cụ 5S cũng bắt đầu du nhập vào nước ta theo làn sóng đầu tư của các doanh nghiệp Nhật. Ban đầu 5S chỉ được triển khai tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhật. Nhận thấy được lợi ích mà 5S mang lại, một số doanh nghiệp Việt Nam cũng đã bắt đầu triển khai 5S từ những năm cuối của thập niên 90 và đầu những năm 2000. Sau khoảng 15 năm triển khai, có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều có được những kết quả nhất định khi áp dụng 5S. Nhưng gắn liền với các kết quả đó là không thể thiếu những khó khăn khi triển khai.
Theo một cuộc khảo sát được tiến hành bởi Dự án “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa ngành công nghiệp” thuộc Vụ Khoa học-Công nghệ, Bộ Công thương vào tháng 7/2016, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng là thực hiện tốt 5S chỉ diễn ra theo từng giai đoạn. Cụ thể, khi bắt đầu triển khai, thực hiện 5S được tiến hành rất tốt, tuy nhiên khi công ty tiến vào giai đoạn sản xuất lớn thì việc duy trì 5S hầu như bị bỏ ngỏ. Sau khi hết giai đoạn này thì công ty mới có thể tiếp tục duy trì 5S. Như vậy có thể thấy rằng việc thực hành 5S của các doanh nghiệp không được liên tục mà bị phụ thuộc vào số lượng hàng hóa phải sản xuất. Thực hành 5S có thể dễ dàng mô tả theo đồ thị hình sin, cứ tăng lên rồi lại giảm xuống, không thể duy trì và cải tiến cấp độ thực hiện.
Trong giai đoạn tập trung sản xuất, hầu hết suy nghĩ của người quản lý và các nhân viên của công ty đối với thực hành 5S đều là thứ yếu, nhiệm vụ chính và hàng đầu của họ là phải làm sao đạt được số lượng sản phẩm cần thiết. Điều này có nguyên nhân:
- Yếu tố Sẵn sàng trong 5S chưa được đào tạo một cách đầy đủ: mỗi cá nhân trong cả tập thể doanh nghiệp chưa nhận thấy được tầm quan trọng của 5S, chưa thể thay đổi được ý thức của người lao động.
- Chưa có biện pháp phù hợp để triển khai Săn sóc: chưa tiêu chuẩn hóa được các công việc cần thiết phải thực hiện hàng ngày dẫn đến không thể duy trì thực trạng sản xuất.
Có thể thấy rằng 2S cuối trong 5S vô cùng quan trọng khi duy trì và cải tiến. Đối với mỗi công ty khác nhau, tất yếu sẽ có những biện pháp duy trì và đánh giá thực hiện 5S khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tuân theo quy trình đánh giá duy trì sau:
- Thiết lập tiêu chuẩn: các tiêu chuẩn phải được thiết lập ngay khi việc thực hành 5S được triển khai và phải luôn được cải tiến để phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
- Lập bảng đánh giá: nhằm duy trì các tiêu chuẩn được đề ra, bảng đánh giá phải được lập cho từng vị trí cụ thể, chỉ rõ các thông số cần phải kiểm tra.
- Xây dựng kế hoạch: việc xây dựng kế hoạch cần phải thực hiện cụ thể và phân ra các tiêu chí nào cần đánh giá theo ngày, các tiêu chí nào cần đánh giá định kì, mốc thời gian tiến hành.
- Thực hiện kế hoạch: với kế hoạch đã được xây dựng, việc triển khai hoàn toàn dễ dàng, tuy nhiên người kiểm tra cần phải lựa chọn sao cho phù hợp với quy tắc kiểm tra chéo.
- Báo cáo kết quả, khen thưởng: việc công bố các kết quả và khen thưởng sau đánh giá giúp tác động vào tâm lý người lao động.
- Thực hiện đối sách và báo cáo: Đối với các vấn đề phát sinh chưa đạt sau đánh giá, cần phải đưa ra các phương pháp cải thiện.
Trên đây chỉ một quy trình để hỗ trợ nhằm thực hiện tốt hai tiêu chí cuối cùng trong 5S trong rất nhiều những phương pháp khác nhau. Đối mặt với hoàn cảnh thực tế khác nhau tất nhiên mỗi công ty đều phải có những đối sách phù hợp cho riêng mình. Tuy nhiên dù là bất kì phương pháp nào, chúng ta vẫn hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu duy trì và cải tiến cấp độ thực hiện 5S.
Văn phòng NSCL
