Kỹ thuật khiến 6 Sigma trở thành một công cụ tuyệt vời

Thực hiện cải tiến với Phân tích nguyên nhân gốc 6 sigma

Khi mọi việc không tuân theo đúng cách thức thông thường, rất khó có thể xác định những nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề. Mặc dù việc phân tích nguyên nhân gốc yêu cầu rất nhiều công đoạn nhưng điều đó cũng là cần thiết và quan trọng. Thực tế nó cho phép bạn nhìn nhận vấn đề một cách tổng quát, đồng thời giúp giải quyết trực tiếp vấn đề.

Trong nhiều trường hợp, 6 sigma cho phép tạo nên những cải tiến hiệu quả dài hơi cho điều kiện thuận lợi của bạn. Với ý tưởng này, tất cả những điều kiện thuận lợi cần được đào sâu xem xét để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Bởi số lượng điều kiện có lợi ngày càng tăng, phương pháp này hình thành ngay từ chiến lược 6 Sigma hiện có.

Chiến lược phân tích nguyên nhân gốc 6 Sigma là gì?

Chiến lược phân tích nguyên nhân gốc 6 Sigma thường được hiểu đơn giản là “5 Lý do”. Nó khuyến khích những người đang gặp khó khăn trong công việc tự đặt ra câu hỏi “tại sao?” cho đến khi họ nhận ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Trong thực tế, bạn có thể phải tự hỏi mình (hoặc nhóm của bạn) câu “tại sao?” ít nhất 1, 2 lần hay thậm chí hơn 5 lần. Điều quan trọng là cần đảm bảo bạn đang đặt câu hỏi đúng và sẽ không dừng lại cho đến khi nhận được câu trả lời cuối cùng.

Trước tiên bạn nên tự hỏi mình “tại sao?” trong tất cả các trường hợp, tuy nhiên, bạn cũng cần xác định rõ vấn đề. Các tiêu chí của 6 Sigma gợi ý cho bạn những lý do cụ thể để bạn và cả nhóm đều có thể tập trung vào một hướng dúng đắn giải quyết vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị phân tâm khi thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Để dễ hình dung về tác dụng của phương pháp này, trong một tình huống bình thường hàng ngày, hãy làm theo ví dụ đơn giản sau: Nếu bạn đang lái xe về nhà và bỗng nhiên đèn báo động bật sáng, hãy thử dùng phương pháp này để tìm ra nguyên nhân. Đầu tiên, bạn xác định vấn đề: “chiếc xe đang hoạt động bình thường nhưng đèn báo động vẫn sáng.”. Sau đó bạn sẽ bắt đầu hỏi tại sao? Ví dụ:

– Tại sao đèn báo động sáng?

Bởi vì sợi dây gắn với những bộ phận được nối với nhau đã hỏng. (Xác nhận điều này bằng cách nhìn dưới mui xe hoặc quan sát các hệ thống gắn với sợi dây xem nó có bị va chạm không).

Nếu bạn xác định rằng đây không phải là vấn đề thực sự, bạn sẽ chuyển sang câu hơi tiếp theo.

– Lý do khác khiến đèn báo động sáng là gì?

Bởi vì tôi đã không thay dầu trong 8 tháng. (Kiểm tra mức dầu hoặc hỏi một thợ cơ khí).

Nếu thấy rằng đây là nguyên nhân, bạn vẫn sẽ cần phải tiếp tục hỏi tại sao, bởi vì dầu chưa phải là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

– Tại sao dầu không được thay đúng hạn?

Vì tôi quên lên lịch thay dầu.

– Tại sao tôi lại quên lên lịch thay dầu?

Bởi vì tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng “lịch của tôi” trên điện thoại.

Khi bạn đã biết được nguyên nhân gốc rễ làm đèn báo động sáng thực sự là kỹ năng tổ chức kém và thất bại trong việc sử dụng các công cụ thích hợp để giúp ngăn chặn những vấn đề tương tự. Như vậy, bằng việc chỉ ra những nguyên nhân của vấn đề, bạn thực sự có khả năng tránh được một loạt các vấn đề khác trong tương lai (liên quan đến nguyên nhân gốc rễ của sự yếu kém trong việc lập lịch trình và tổ chức).

Tất nhiên, bạn sẽ phải thực hiện các bước để khắc phục vấn đề, nhưng khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, sẽ không có khó khăn nào cả.

Giữ tập trung

Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống phân tích nguyên nhân gốc 6 Sigma là nó giúp đảm bảo sự tập trung của tất cả những người đang cùng giải quyết một vấn đề. Nó rất hữu ích trong việc khiến nhiều người thôi bàn tán về chủ đề và bắt đầu tìm kiếm những nguyên nhân tiềm năng.

Chỉ đặt câu hỏi và trả lời 1 lần chưa phải là cách làm đúng đắn. Nếu biết cách phân tích tập trung, đặt câu hỏi và câu trả lời với số lần thích hợp, bạn có thể thu được rất nhiều lợi ích bên cạnh việc tìm ra nguyên nhân vấn đề.

Xác định nguyên nhân gốc một cách dễ dàng hơn

Một lợi thế lớn cho hệ thống này là rất dễ nhận biết khi nào bạn đã tìm ra nguyên nhân gốc thực sự. Đó là khi bạn không thể nghĩ ra bất kỳ câu hỏi “tại sao?” có ý nghĩa nào nữa. Gần như chắc chắn, bạn đã tìm được câu trả lời.

Một số người có thể bị cuốn theo những câu hỏi và tiếp tục tìm kiếm lý do. Nhưng khi vấn đề đã được làm rõ, tất cả các câu hỏi sau đó đều không thực sự giúp tìm tới một nguyên nhân nào khác. Tới đây, quá trình hỏi chính thức kết thúc.

Tìm kiếm giải pháp

Với Chiến lược phân tích nguyên nhân gốc 6 Sigma bạn không chỉ có thể tìm ra nguyên nhân gốc thực sự hiệu quả hơn, mà còn thường có được giải pháp ngay lập tức cho các vấn đề. Khi thấy nguyên nhân gốc rễ nẵm ở đâu, bạn thường có thể quay trở lại và nhìn vào câu trả lời của các câu hỏi đã được đặt ra để ngay lập tức có những ý tưởng cho việc giải quyết vấn đề. Điều này cho phép quá trình phân tích, điều tra nhanh và hiệu quả hơn.

Như vậy, điểm mấu chốt là với Chiến lược phân tích nguyên nhân gốc 6 Sigma, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian xác định chính xác những gì đang gây ra vấn đề, cùng lúc đưa ra các giải pháp. Công cụ này tạo nên nền tảng chắc chắn cho hệ thống của bạn, hoạt động hiệu quả đối với hầu hết các vấn đề có thể xảy ra.

Văn phòng NSCL biên dịch