Bằng một phần mềm với nhiều module dành cho Sản xuất, Tài chính, Nhân sự, Kho bãi, Bán hàng, mọi thông tin của các bộ phận đều được trích xuất và tổng hợp lại thành một nguồn để tất cả các bên đều có thể truy cập (phân theo cấp bậc và bộ phận mà quyền tiếp cận thông tin sẽ khác nhau). Nếu trước đây, khi có người đặt hàng, bên bán hàng phải liên hệ với kho để xác nhận thông tin thì giờ đây họ có thể xem trực tiếp trên hệ thống và ngược lại bên kho có thể dựa vào hệ thống mà lên phương án đóng gói, chuyển hàng. Ngoài ra các module của ERP còn đảm nhận các công việc giấy tờ như chuẩn bị phiếu nhập xuất kho, chuẩn bị các hóa đơn, phiếu bảo hành thay cho các nhân viên nhờ các thông tin đã có trong hệ thống. Tóm lại những hiệu quả mà ERP mang lại đó là:
- Kiểm soát thông tin khách hàng
- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
- Kiểm soát thông tin tài chính
- Kiểm soát lượng tồn kho
- Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
- Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty
Mang lợi nhiều lợi ích, tuy nhiên tỷ lệ triển khai áp dụng ERP thành công ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay lại chưa được cao, nguyên nhân là:
- Trình độ quản lý ở các doanh nghiệp chưa cao, quy trình sản xuất, phương thức vận hành của doanh nghiệp vẫn mang tính chất thời vụ, chưa thể tiêu chuẩn hóa.
- Số lượng cũng như chất lượng các chuyên gia tư vấn trong lĩnh vực ERP ở nước ta còn thấp. Việc tư vấn tùy biến các phần mềm ERP đã có sẵn để phù hợp với từng công ty là một công việc vô cùng khó khăn cần sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo công ty kết hợp với các chuyên gia đã có kinh nghiệm triển khai ERP trong nhiều dự án.
- Vì giá thành đầu tư lớn nên các phần mềm ERP như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể mua Dynamics ERP của Microsoft. Tuy nhiên ở Việt Nam hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên việc sử dụng các mã nguồn mở như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP, … rồi tùy biến được nhiều công ty áp dụng. Điều này dẫn đến rất nhiều khó khăn nếu công ty không có đủ kiến thức, năng lực chuyên môn.
Trong thời gian sắp tới, hy vọng rằng hệ thống ERP sẽ được triển khai ở nhiều doanh nghiệp hơn nữa để giúp các công ty hoàn thành những mục tiêu về nâng cao năng suất chất lượng.
Văn phòng NSCL (tổng hợp)
