ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ra đời với mục đích hỗ trợ quản trị doanh nghiệp. Đây là một giải pháp phần mềm với chức năng tích hợp tất cả thông tin của các phòng ban lại trong một hệ thống duy nhất để có đáp ứng được sự tiện lợi trong xử lý thông tin nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng linh hoạt mọi chức năng riêng biệt của từng bộ phận.
Trên thế giới việc áp dụng ERP rất phổ biến và hệ thống này đã giúp nhiều tập đoàn đa quốc gia tinh gọn hóa quản trị cũng như nâng cao năng suất làm việc. Tuy vậy ở Việt Nam hệ thống ERP mới chỉ được áp dụng ở các tập đoàn lớn như Petrolimex, FPT, Thế giới di động… Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do chi phí ban đầu cũng như hình thức sản xuất kinh doanh không có một quy trình nhất định nên khả năng tích hợp giữa các module của từng bộ phận gặp rất nhiều khó khăn.
Lịch sử hình thành của ERP bắt đầu từ năm 1990 khi tập đoàn Gartner bắt đầu mở rộng hệ thống MRP (Manufacturing Resources Planning) dùng để hoạch định nguồn lực trong sản xuất cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Đến những năm giữa 90, hệ thống này đã được ứng dụng cho tất cả các bộ phận trong nhiều doanh nghiệp và rất nhiều các tổ chức đã áp dụng. Tới những năm 2000, ERP đã phát triển sang một giai đoạn mới với việc các phần mềm ra đời tích hợp hệ thống thông tin trên các server và được sử dụng trực tiếp trên nền web.
Vậy khả năng tích hợp và kết nối thông tin của tất cả các bộ phận được hệ thống ERP thực hiện như thế nào? Có thể lấy một vài ví dụ:
- Nếu một khách hàng đặt một ngàn bộ Buloong M10x50 kèm Ecu M10 qua nhân viên bán hàng thì đơn hàng sẽ được chuyển về bộ phận xử lý đơn hàng, bộ phận này sẽ liên hệ với kho để đảm bảo có đủ số lượng hàng và liên hệ với bộ phận kế toán để trích xuất hóa đơn. Quy trình này khiến cho quá trình xử lý đơn hàng bị chậm trễ và nhiều khả năng gây thất thoát và lỗi trong tương tác thông tin giữa các bộ phận.
- Khi khách hàng đặt hàng điện thoại di động qua các hệ thống bán lẻ và bán trực tuyến thì các thông tin này sẽ được chuyển về hãng sản xuất, tại đây bộ phận quản lý sản xuất sẽ phải lập kế hoạch sản xuất bằng việc xem xét các nguồn lực cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, kho bãi có đủ để phục vụ các đơn hàng hay không, rồi lên các phương án xử lý. Quá trình này sẽ tốn rất nhiều thời gian, hơn nữa với các tập đoàn đa quốc gia cùng một nền kinh tế toàn cầu thì công ty nằm ở châu Mỹ nhưng có các nhà máy sản xuất ở châu Á là điều rất bình thường, kéo theo sự phức tạp trong trao đổi thông tin.
Văn phòng NSCL (tổng hợp)
