Kho hàng có thể xem là nguồn vốn dự trù ảnh hưởng trực tiếp tài chính của công ty, để nâng cao khả năng lưu trữ hàng khoa học, dễ lấy, dễ trả lại trong kho vải, có thể tham khảo các bước sau:
- Thứ nhất, nhân viên quản lý kho đóng vai trò quan trọng. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho ngăn nắp, gọn gàng, bố trí hợp lý từng khu vực lưu trữ đòi hỏi kỹ năng quan sát cũng như sự linh hoạt, nhạy bén của các nhân viên quản kho.
- Nhận hàng của nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, màu sắc
- Nhận lệnh sản xuất, lưu các mẫu vải
- Xuất hàng (nguyên vật liệu chính, phụ liệu cho bộ phận sản xuất
- Sắp xếp kho hàng, chịu trách nhiệm về toàn bộ nguyên liệu, hàng hóa trong kho. Sự bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến hàng hóa trong quá trình lưu kho, bảo quản và tận dụng khoảng không gian bên trong kho.
- Cuối tháng tổng hợp báo cáo phần mình phụ trách và tham gia kiểm kê khi có nhu cầu
- Yêu cầu về vệ sinh và an toàn kho vải
- Trong các nhà kho phải luôn đảm bảo sự vệ sinh sạch sẽ, không ẩm ướt.
- Phải có hệ thống điều hòa không khí hoặc phải thoáng mát, không quá nóng, dễ gây cháy.
- Các lối đi trong kho phải thông thoáng, không có vật cản.
- Bố trí các biển báo hiệu giữa các khu vực để dễ thấy, dễ lấy từng loại vải.
- Cần phải có hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Lưu kho
Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hoá.
Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vi trí đắt các kệ hàng hoá. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi kệ số mấy?
Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình phòng cháy chữa cháy…
Sắp xếp cuộn vải không lõi: các cuộn vải được quấn vào các tấm bìa/giấy… và xếp đứng hoặc xếp nằm trên giá 2-3 tầng.
Sắp xếp các tấm vải: các tấm vải nhỏ, màu sắc tương tự được gấp và chồng lên nhau. Mỗi loại vải đều có biển tên ghi thông tin.
- Sắp xếp vải trong kho
Có nhiều kho vải, việc sắp xếp rất lộn xộn, khó quản lý loại và lượng của từng loại vải. Do đó, ngay từ lúc mới xây dựng, cần thực hiện sắp xếp vải khoa học, gọn gàng. Dưới đây đưa ra ví dụ về sắp xếp vải nguyên liệu:
Sắp xếp cuộn vải có lõi, sử dụng các giá, dựng nghiêng các cuộn vải. Mỗi cuộn vải có biển tên, ghi thông tin về loại, màu sắc, lượng.
Sắp xếp cuộn vải không lõi: các cuộn vải được quấn vào các tấm bìa/giấy… và xếp đứng hoặc xếp nằm trên giá 2-3 tầng.
Sắp xếp các tấm vải: các tấm vải nhỏ, màu sắc tương tự được gấp và chồng lên nhau. Mỗi loại vải đều có biển tên ghi thông tin.
- Kiểm kê kho
Việc kiểm tra kho định kỳ nên được thực hiện 06 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho.
- Thanh lý hàng hoá:
Đới với hàng hoá, vải nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành xác định số lượng và thanh lý. Sau khi nhận được thông tin thanh lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập báo cáo xuất nhập. Với các loại hàng hoá nguyên vật liệu còn dư, để riêng, chờ ý kiến phòng bán hàng.
Nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến phòng bán hàng, kho phải chủ động thông tin phòng bán hàng để sớm giải phóng lô hàng.
Trong quản lý kho vải, việc sắp xếp tốt và thống kê số lượng vải nguyên liệu, phụ liệu, vải dư thừa là rất hiệu quả trong việc quản lý trực quan kho hàng; quản lý nguồn tiền trong kho hàng dưới dạng nguyên, phụ liệu, đồng thời giúp người quản lý kho dễ dàng tìm kiếm, di chuyển vải.
Văn phòng NSLC tổng hợp
