Sẵn sàng – S thứ 5 trong 5S

“S” thứ năm và cuối cùng trong Chương trình 5S được gọi là Sẵn sàng và được hiểu là duy trì. Nhiều người cho rằng, 4 bước đầu tiên của 5S – sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa là đã đủ điều kiện hoàn thành 5S. Tuy nhiên, bước thứ năm mới là bước quyết định, mà nếu không có 5S cuối cùng sẽ thất bại.

Nếu không tìm kiếm một từ bắt đầu bằng chữ “S” thì bước cuối cùng này có thể được gọi là cam kết. Đó là cam kết thực hiện các tiêu chuẩn được tạo ra trong S thứ 4 (Săn sóc – Tiêu chuẩn hóa). Đó là cam kết chủ động làm tất cả các chữ S, không chỉ là hai hoặc ba S đầu tiên. Đó là cam kết không dừng lại mà là thay đổi thói quen và tạo ra một tiêu chuẩn mới về nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức.

Thay đổi thói quen là điều rất khó, mọi người thường có xu hướng quay trở lại cách họ đã làm trong quá khứ. Một mục tiêu của S5 – Sẵn sàng là thay đổi những thói quen đó. Mục tiêu thứ hai của S5 là ngăn chặn các vấn đề mới phát sinh.

Để thực hiện S5 – Sẵn sàng, cần phải đào tạo cho tất cả mọi người cách làm sạch, tổ chức và kiểm tra khu vực làm việc mỗi ngày, và không để tình trạng lộn xộn xảy ra ở bất kỳ vị trí nào. Mục tiêu tổng thể của S5 – Sẵn sàng là đảm bảo các tiêu chuẩn từ bốn bước đầu tiên của 5S tiếp tục được tuân thủ và các tiêu chuẩn đó tiếp tục được sửa đổi hoặc tạo mới để giải quyết các tình huống chưa được dự đoán trong quá trình thực hiện 5S ban đầu.

S5 – Sẵn sàng là gì?

S5 được định nghĩa là đào tạo liên tục và duy trì các tiêu chuẩn 5S đã được thiết lập.

Đào tạo đóng vai trò quan trọng cho sự thành công 5S. Mọi người cần được nhắc nhở về các yêu cầu của các tiêu chuẩn 5S đã được thiết lập. Khi có những thay đổi ảnh hưởng đến chương trình 5S – chẳng hạn như thiết bị mới, sản phẩm mới, quy tắc làm việc mới, cần thực hiện những thay đổi cần thiết trong tiêu chuẩn để phù hợp với những thay đổi đó và đào tạo về các tiêu chuẩn mới.

Sau đây là một vài công cụ và mẹo để giúp duy trì 5S:

ĐƯA 5S THÀNH MỘT PHẦN CỦA HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Tất cả mọi người, từ quản lý cấp cao cho đến người bảo vệ trong công ty nên được đánh giá 5S như một phần của mục tiêu thực hiện công việc cá nhân của họ. Đưa đánh giá thực hiện 5S như một phần của đánh giá nhân viên hàng năm. Nếu không có mức cam kết này, 5S sẽ trở thành vai trò quan trọng thứ cấp, dần dần bị bỏ qua và không hiệu quả.

CÔNG BỐ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 5S TRONG TOÀN CÔNG TY

Mục tiêu thực hiện 5S phải luôn cụ thể và có thể đo lường được. Kiểm tra đánh giá 5S nên được tiến hành thường xuyên, chẳng hạn như hàng tuần, để đo lường mức độ hiệu quả của từng khu vực đối với các mục tiêu 5S. Kết quả đánh giá phải được công bố cho tất cả các cá nhân được biệt và xem khu vực làm việc của họ hoạt động tốt như thế nào so với những người khác trong công ty. Ngoài ra, cần có cơ chế khuyến khích, khen thưởng hàng tháng hoặc hàng quý cho nhân viên làm việc tại các khu vực đạt hoặc vượt mục tiêu 5S nhằm tạo động lực.

ĐÀO TẠO 5S

Đào tạo không nhất thiết là tập hợp mọi người lại với nhau trong một lớp học. Một cách hiệu quả để có đào tạo liên tục và duy trì tuân thủ các tiêu chuẩn là sử dụng các áp phích và biển báo 5S. Bằng cách sử dụng các áp phích và dấu hiệu, thông điệp có thể được điều chỉnh cho phù hợp với từng bộ phận hoặc tình huống cụ thể.

Điều quan trọng là phải thay đổi các áp phích và biển báo một cách thường xuyên. Một thông điệp vẫn còn tồn tại trong một khoảng thời gian dài cuối cùng sẽ bị bỏ qua và trở nên vô hình. Bằng cách thay đổi áp phích và biển hiệu, và giữ cho thông điệp mới mẻ, sẽ gây được sự chú ý và được ghi nhớ. Một gợi ý là các công ty nên đầu tư máy in nhãn DuraLabel để nhanh chóng in áp phích, biển báo, biển hiệu và nhãn cần thiết cho 5S.

Bản ting công ty cũng là một công cụ đào tạo hiệu quả khác. Các câu chuyện thành công về 5S cũng như các mẹo để cải thiện việc tuân thủ các tiêu chuẩn 5S, quảng bá các cuộc thi liên quan đến 5S nên thường xuyên cập nhật lên bảng tin và thông báo những người chiến thắng.

ĐI THAM QUAN CHÉO CÁC KHU VỰC TRONG NHÀ MÁY

Tiến hành các chuyến tham quan giữa các bộ phận để cán bộ công nhân viên có thể xem những gì đang được thực hiện ở các phòng ban khác. Loại “tham quan chéo” này giúp truyền đạt ý tưởng tốt và truyền cảm hứng cho mọi người tìm ra những cách thức mới để thực hiện 5S tốt hơn nữa.

HỖ TRỢ CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ

Nếu không có sự cam kết rõ ràng của cấp quản lý đối với 5S, rất khó để nhân viên cấp thấp hơn cam kết thực hiện 5S thành công. Các nhà quản lý nên tham gia vào 5S thông qua các hoạt động như: • Kiểm tra đánh giá 5S • Lắng nghe, trò chuyện và tư vấn cho nhân viên • Tổ chức các buổi đào tạo liên quan đến 5S cho nhân viên • Tham gia các sự kiện quảng bá 5S

Nguồn: graphicproducts.com

Văn phòng NSCL biên dịch