Mô hình cải tiến toàn diện cho doanh nghiệp

1. Khái niệm: Một Hệ thống quản lý hiệu quả là gì?

Quản lý hiệu quả là thuật ngữ dùng để mô tả các quá trình thiết lập bởi một tổ chức để đảm bảo mọi nhân viên đều nắm bắt được khối lượng công việc dự kiến trong trách nghiệm của họ, cũng như bất kỳ các mục tiêu cá nhân nào, họ sẽ cần phải thưc hiện được để đảm bảo mục tiêu toàn diện của tổ chức. Mục đích duy nhất của một hệ thống quản lý hiệu quả là để đánh giá và đảm bảo rằng các nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả và đạt yêu cầu, trong đó có đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Quản lý hiệu quả được coi như một công cụ quan trọng để thực hiện mục tiêu của tổ chức bằng cách thực hiện các chiến lược quản lý nhân sự cạnh tranh. Nó giúp việc sắp xếp và lồng ghép các mục tiêu với các tiêu chí của Chỉ số đánh giá hoạt động chính (KPI) trong một tổ chức cả theo chiều dọc và chiều ngang trên tất cả các loại công việc và các cấp độ và do đó giúp quản lý hiệu quả tất cả các hoạt động ngay từ ban đầu, hướng tới một mục tiêu duy nhất của tổ chức.

2. Đối tượng: Có thể áp dụng cho mọi tổ chức, doanh nghiệp

Chúng ta thấy rằng hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều có một hệ thống quản lý hiệu quả riêng. Tuy nhiên, sự khác biệt sẽ là các tổ chức có thể phổ biến cho nhân viên của doanh nghiệp mình một cách tiếp cận không chính thức hoặc chính thức đối với Hệ thống quản lý này. Hệ thống này không phải là không phổ biến cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, do tính chất của kinh doanh của họ, không có các quy trình ghi chép cụ thể tại doanh nghiệp. Bất cứ mục tiêu cá nhân và mục tiêu chuyên môn nào muốn được thiết lập đều phải được cả hai bên (người quản lý và nhân viên) thoả thuận, cách thức tiếp cận này thường được áp dụng một cách không chính thức. Các doanh nghiệp, tổ chức lớn hơn sẽ có xu hướng áp dụng Hệ thống quản lý hiệu quả một cách chính thức, quy củ hơn thông qua một quá trình ghi chép, biên bản, báo cáo, … thay vì việc quản lý người lao động.

3. Lợi ích Một hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả có thể đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý các hoạt động trong một tổ chức bởi:

• Đảm bảo rằng các nhân viên hiểu được tầm quan trọng của những đóng góp của họ với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức;
• Đảm bảo mỗi nhân viên hiểu được những gì mong đợi từ họ và không kém việc xác liệu các nhân viên có những kỹ năng và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành kỳ vọng như vậy;
• Đảm bảo việc xếp thẳng thích hợp hoặc liên kết các mục tiêu và điều kiện giao tiếp hiệu quả của tổ chức;
• Tạo điều kiện cho một mối quan hệ thân mật và hài hòa giữa người lao động cá nhân và quản lý dòng dựa trên sự tin tưởng và trao quyền.

Biện pháp quản lý hiệu suất có thể có một ảnh hưởng tích cực đến việc làm hài lòng và lòng trung thành của nhân viên bằng cách:

• Thường xuyên cung cấp mở và minh bạch thông tin phản hồi công việc cho người lao động;
• Thiết lập một mối liên hệ rõ ràng giữa hiệu suất và bồi thường;
• Cung cấp các cơ hội học tập và phát triển phong phú của đại diện người lao động trong các chương trình phát triển lãnh đạo, vv;
• Đánh giá hiệu quả và phân phối các ưu đãi và phần thưởng trên cơ sở công bằng và tương đương;
• Thiết lập mục tiêu thực hiện rõ ràng bằng cách tạo một giao tiếp cởi mở và đối thoại doanh;
• Công nhận và khen thưởng cho hiệu suất tốt trong một tổ chức;
• Cung cấp các cơ hội tối đa cho phát triển nghề nghiệp.

Một hệ thống quản lý hiệu suất thực hiện có hiệu quả có thể có lợi cho tổ chức, các nhà quản lý và người lao động trong một số cách như mô tả trong bảng dưới đây:

• Lợi ích đối với tổ chức: Cải thiện hiệu năng tổ chức, giữ chân nhân viên và lòng trung thành, nâng cao năng suất, khắc phục các rào cản đối với truyền thông, trách nhiệm giải trình rõ ràng, và lợi thế chi phí;
• Lợi ích đối với người quản lý: Tiết kiệm thời gian và giảm xung đột, đảm bảo hiệu quả và tính thống nhất trong hoạt động;
• Lợi ích của người lao động: Làm rõ những kỳ vọng của người lao động, cơ hội tự đánh giá làm rõ trách nhiệm giải trình việc làm và góp phần vào việc cải thiện hiệu suất, xác định rõ con đường sự nghiệp và thúc đẩy việc làm hài lòng.

4. Các bước thực hiện Đánh giá quá trình thẩm định hiệu suất hiện tại: Nhìn vào những gì loại phản hồi bạn đang cung cấp cho nhân viên của bạn. Xác định xem có bất cứ điều gì bạn cần thay đổi hoặc thêm vào việc đánh giá bản thân. Bạn có thể quyết định để xây dựng trên những gì bạn đã có hoặc để phát triển một hệ thống mới hoàn toàn.

Xác định mục tiêu tổ chức: Quản lý hiệu quả các thành viên hệ thống nhân viên giúp đỡ cuộc biểu tình xung quanh các mục tiêu của tổ chức bạn vì chúng giúp nhân viên biết làm thế nào nên họ phải được tham gia trong việc đạt được mục tiêu đó. Hãy dành thời gian để làm rõ những mục tiêu của bạn là dành cho các năm tiếp theo như một công ty.

• Xác định các quá trình hay thủ tục có thể được đơn giản hóa hoặc thực hiện một cách hiệu quả hơn;
• Khai báo của bạn mục tiêu bán hàng cho năm tiếp theo hoặc các sản phẩm mới, bạn muốn phát triển;
• Chia sẻ niềm hy vọng của bạn để giao tiếp tốt hơn giữa các phòng ban và nhân viên.

Đặt kỳ mục tiêu thực hiện: Khi bạn ngồi xuống với từng người lao động, rõ ràng đặt ra những kỳ vọng của bạn cho họ.

• Thừa nhận những gì họ đã làm rất tốt. Sử dụng điều này để khuyến khích họ;
• Chia sẻ một số điểm yếu mà bạn nhìn thấy ở họ và thói quen làm việc của họ, và cách khắc phục những sẽ giúp hiệu suất của họ trong công ty;
• Xác định những việc cụ thể mà bạn muốn họ thực hiện trong năm tới, hoặc bất cứ khung thời gian làm việc tốt nhất cho bạn. Ưu tiên những vậy các nhân viên biết đó là quan trọng nhất và chắc chắn để cung cấp cho họ một thời hạn cho từng nhiệm vụ.

Giám sát và phát triển các hoạt động của họ trong suốt cả năm: Là nhân viên bắt đầu làm việc trên hiệu suất của chúng, giữ một mắt về cách họ đang làm. Nếu chúng xuất hiện để được đấu tranh để đáp ứng sự kỳ vọng, hãy nói chuyện với họ và xem nếu bạn có thể cung cấp bất kỳ hỗ trợ hoặc huấn luyện.

Đánh giá hiệu suất nhân viên: Tại mỗi lần xem xét hiệu suất, để nhân viên biết làm thế nào họ đang làm. Nó là rất hữu ích để gán một giá trị số trên thang điểm, đánh giá các nhân viên từ “không đáp ứng mong đợi” để “đáp ứng sự mong đợi” để “vượt quá sự mong đợi.”

• Cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất của họ. Càng cụ thể càng tốt, lưu ý ví dụ quan trọng của họ khi trình diễn một chất lượng nhất định;
• Nói về những hậu quả hoặc phần thưởng của các hoạt động của họ. Hãy cho họ biết họ đang bị quản chế, đang nhận được một nâng cao trong việc trả lương, những thay đổi trong những ngày nghỉ phép, hoặc bất kỳ hành động liên quan khác;
• Thảo luận về bất kỳ vấn đề họ có thể có. Nghe ra lo lắng khi bạn nói chuyện thông qua các giải pháp tiềm năng của họ.

Đặt kỳ vọng hiệu suất mới cho năm tiếp theo: Một số mục tiêu có thể giống nhau. Tuy nhiên, các mục tiêu cá nhân cũng được dựa trên mục tiêu tổ chức, bạn sẽ cần phải xem xét lại mục tiêu của mình, nhân viên và công ty trong năm tới.

Văn phòng NSCL