Ở phần 1, chúng ta đã tìm hiểu về lợi ích của biểu đồ chuỗi giá trị cũng như bốn bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ. Phần 2 của bài viết sẽ trình bày về các bước tiếp theo để có thể hoàn thành biểu đồ và đưa ra các giá trị cần phân tích để có thể cải tiến quá trình sản xuất.
Sau khi trải qua bốn bước là lựa chọn dòng sản phẩm, lựa chọn các ký hiệu và xác định bố cục biểu đồ, lựa chọn các công đoạn ta đã có được một khung cơ bản của biểu đồ. Để tiếp tục hoàn thiện, các bước tiếp theo cần trải qua là:
Thể hiện các dòng thông tin trên biểu đồ:
Các dòng thông tin trên biểu đồ chuỗi giá trị (nguồn:internet)
Một trong những điều khác biệt giữa sơ đồ chuỗi giá trị với các công cụ sơ đồ khác chính là những dòng thông tin được biểu diễn trong biểu đồ. Các dòng thông tin thường được đưa vào biểu đồ là tần suất và phương thức đặt hàng của các khách hàng cũng như việc đặt hàng nhà cung cấp. Chúng ta có thể tham khảo một ví dụ phía trên. Những dòng thông tin được đưa vào sẽ là tần suất đặt hàng của khách hàng theo ngày, số lượng đặt hàng dự báo trước 30 ngày. Những thông tin này sẽ được chuyển về bộ phận điều hành sản xuất xử lý. Bộ phận này sẽ đưa ra kế hoạch sản xuất tới từng bộ phận và đặt hàng nhà cung cấp theo tuần cũng như đưa ra dự báo số lượng nguyên liệu cần cho một tháng tới.
Lựa chọn và thu thập dữ liệu đưa vào biểu đồ:
Công việc cần tiến hành tiếp theo đó là thu thập dữ liệu. Ta sẽ cần thành lập một nhóm để thực hiện công việc này. Trước đó, hãy lựa chọn những thông số cần thiết đưa vào biểu đồ. Những loại dữ liệu điển hình có thể thu thập được hàng ngày sẽ là:
- Sự tồn kho.
- Thời gian của chu trình. (thời gian tạo ra một sản phẩm)
- Thời gian thay thế. (thời gian thay thế các chi tiết hỏng)
- Thời gian chạy máy. (theo yêu cầu của hệ thống)
- Số người vận hành.
- Số ca làm việc.
- Tỉ lệ phế liệu.
- Kích thước đóng gói.
- Khối lượng chuyến hàng.
Lúc thu thập cần phải chú trọng lựa chọn những biện pháp đo lường thích hợp và ghi lại những dữ liệu trong hiện tại, tránh sử dụng các dữ liệu đã cũ. Nếu sử dụng các dữ liệu trong hệ thống để tiết kiệm thời gian thì cần phải xác nhận rằng các số liệu này có xuất hiện trọng thực tế.
Lập dòng thời gian trên biểu đồ:
Dòng thời gian giúp ta thể hiện được nhiều thông tin hữu ích như thời gian tiêu tốn ở từng bước, thời gian lưu kho, thời gian chờ giữa hai bước. Từ các thông số này ta có thể tính được số lượng hàng lưu kho, tiến độ thực hiện 1 sản phẩm, nhịp sản xuất. Đôi khi tiến độ thực hiện một sản phẩm có thể từ vài ngày đến vài tuần trong khi thời gian tiêu tốn ở mỗi bước chỉ là vài phút. Đây là một điều bình thường và thứ chúng ta nên quan tâm là sự lãng phí trong đó là bao nhiêu để có thể loại bỏ được chúng.
Một biểu đồ chuỗi giá trị hoàn thiện với dòng thời gian (nguồn:internet)
Nhìn vào ví dụ phía trên, dòng thời gian chính là dòng được bôi đỏ và được biểu diễn phía dưới cùng. Tiến độ để thực hiện được một sản phẩm là 8 ngày trong khi tổng thời gian tiêu tốn ở các bước chỉ là 8 phút, như vậy nếu không có các yêu cầu về công nghệ thì ta có thể nhận định rằng dây chuyền sản xuất này đang có một sự lãng phí lớn trong chờ đợi và lưu kho.
Phân tích biểu đồ:
Với việc hoàn thành dòng thời gian, ta đã xây dựng xong biểu đồ chuỗi giá trị cho thực trạng sản xuất hiện tại của nhà máy. Với những ô dữ liệu và dòng thời gian chưa đựng những thông tin về quá trình sản xuất, bạn đã có thể nhìn vào biểu đồ và thấy được những vấn đề đang xảy ra như là:
- Sự tồn kho quá mức cần thiết
- Chu kỳ sản xuất sản phẩm dài.
- Thời gian chạy máy thấp.
- Hệ thống quản lý sản xuất chưa phù hợp.
- Lượng thời gian thiết kế cho 1 công đoạn nào đó quá dài.
- Chất lượng công việc thấp, nhiều việc phải thực hiện lại.
Thiết lập và thực hiện những cải tiến:
Với những sự bất hợp lý được phát hiện sau quá trình phân tích, công việc cần được triển khai tiếp theo là cải tiến biểu đồ chuỗi giá trị đã có thành một biểu đồ mới với việc loại bỏ những lãng phí đã được phát hiện. Hoạt động này tốt nhất nên có sự tham khảo từ các chuyên gia để có thể xây dựng được một quá trình tối ưu.
Một khi lập được biểu đồ mới, ta có thể lên kế hoạch để bổ sung, thay đổi hay loại bỏ các công đoạn trong quá trình sản xuất cũ. Phương án đơn giản nhất là liệt kê một danh sách cải tiến, lịch trình thực hiện và sử dụng biểu đồ chuỗi giá trị để truyền đạt những gì bạn muốn làm.
Trên đây là những bước cơ bản giúp bạn có thể xây dựng được một biểu đồ chuỗi giá trị và cải tiến quá trình sản xuất. Tuy nhiên đây chỉ là những bước đi ban đầu, để có được một biểu đồ chuỗi giá trị lý tưởng thì bạn sẽ phải trải qua vô số lần xây dựng và cải tiến trước khi đạt được.
Văn phòng NSCL
