Phương pháp xây dựng bảng quản lý trực quan

Bảng quản lý trực quan là gì?

Là công cụ cung cấp cách hiển thị và giao tiếp dễ dàng trong nhóm về tình trạng của các số liệu sản xuất. Mục đích khi xây dựng bảng là làm mọi thứ trở nên tốt hơn, thích hợp và đơn giản để sử dụng. Việc thể hiện các hình ảnh thường được diễn ra trên bảng trắng, với các số liệu được cập nhật bằng tay và sử dụng mã màu. Các số liệu có thể đưa vào bảng quản lý có thể là số liệu về an toàn, chất lượng, phân phối và chi phí tiêu tốn. Tuy nhiên các số liệu này có thể thay đổi để phù hợp hơn với từng nhóm hay từng ngành cụ thể.

Các vấn đề cần thực hiện với bảng quản lý?

Trước khi tiến hành mọi công việc, hãy dừng lại một chút và cân nhắc xem các vấn đề nào cần phải giải quyết khi thực hiện xây dựng một bảng quản lý trực quan. Điều này có thể tiến hành dễ dàng bằng một cuộc gặp mặt trực tiếp và tiếp thu các ý kiến đóng góp từ mọi người, từ đó hãy xây dựng bảng phù hợp với nhóm, với công ty và với công việc hiện tại. Việc xây dựng một bảng quản lý đơn giản không phải là điều dễ dàng thực hiện bởi bảng quản lý sẽ rất phức tạp do các dữ liệu được cập nhật một cách liên tục. Các câu hỏi thường được đặt ra là:

• Bảng quản lý hướng tới gì: Dùng để thể hiện mục tiêu công việc. Lên kế hoạch các công việc cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu. Các vấn đề cần phải được giải quyết.
• Làm cách nào để đo lường được thực trạng và tiến bộ trong công việc: Nếu quá trình của bạn là một chu trình thời gian dài kèm theo nhiều bước phức tạp, thì những tiến bộ khi thực hiện sẽ xuyên xuốt toàn bộ một khu vực làm việc rộng lớn, do đó rất khó để xác định thực trạng công việc đang diễn ra.
• Cần cân nhắc giữa sự đơn giản và linh hoạt: Ví dụ dùng nam châm gắn các biểu tượng lên bảng là một phương pháp đơn giản khi cập nhật bảng quản lý. Tuy nhiên khi hỗn hợp sản phẩm vô cùng lớn hoặc luôn luôn thay đổi thì việc sử dụng nam châm sẽ không thể hiện được hết thông tin cần thiết.
• Nếu có một vấn đề xảy ra, làm cách nào sử dụng bảng quản lý trực quan để làm nổi bật tình hình hiện tại. Thêm vào đó, việc cập nhật và đánh giá là các yếu tố cần được cân nhắc trong quá trình thiết kế bảng.

Tất cả đều dẫn tới việc làm thế nào để tóm tắt lại toàn bộ thông tin của các khu vực, đây chính là điều thực sự cần thiết để xây dựng được bảng quản lý.

Xây dựng bảng quản lý trực quan:

Bây giờ để xây dựng được bảng quản lý, bốn bước thực hiện sau đây có thể được tuân theo:

• Lên kế hoạch: Đảm bảo rằng có được sự tham gia của toàn bộ các thành viên trong nhóm bởi họ là những yếu vô cùng quan trọng khi thực hiện bảng quản lý.
• Tiến hành: Hãy bắt đầu bằng việc thử nghiệm một phiên bản đơn giản và tiến hành thay đổi trên cơ sở mỗi tuần. Điều này cho phép bạn học được cách thức thực hiện.
• Kiểm tra: Khi việc xây dựng bảng bắt đầu đi vào giai đoạn cuối, hãy chắc chắn về các tài liệu và sự hỗ trợ của bạn. Một hệ thống tốt cần được đánh giá cập nhật thường xuyên. Quan trọng nhất là cần xác định thời gian và phương thức để đánh giá bảng quản lý trực quan có còn phù hợp với công việc của cả nhóm.
• Điều chỉnh: Đừng lo ngại việc điều chỉnh các yếu tố của bảng quản lý, điều này giúp bảng quản lý phù hợp hơn với tình hình hiện tại.

Có rất nhiều mẫu bảng quản lý trực quan khác nhau có thể được đưa ra, dưới đây là một ví dụ.

Phương pháp xây dựng bảng quản lý trực quan

Khi xây dựng bảng quản lý trực quan với nhóm của mình, hãy nói với họ những hoạt động mà bạn dự định thực hiện. Hãy bắt đầu bằng những công việc đơn giản và xây dựng một thói quen cập nhật và đánh giá các thông số được thể hiện.

Văn phòng NSCL (Biên dịch)

Nguồn: txm.com.au