Phương pháp tiếp cận thực hành trong 5S – Phần 1: Sàng lọc

Bất kỳ tổ chức nào muốn liên tục cải thiện môi trường và điều kiện làm việc, trước tiên tổ chức đó cần làm 5S. Một số doanh nghiệp thuê tư vấn 5S bên ngoài hỗ trợ hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ của nhà nước, tuy nhiên, có rất nhiều doanh nghiệp đang làm 5S một cách tự phát, tức là tự tìm tòi học hỏi và đưa vào áp dụng tại đơn vị mình. Chuỗi bài viết này tổng hợp một số hướng dẫn thực hành làm 5 chữ S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng), là tài liệu thực tế cho những doanh nghiệp đang tự triển khai 5S.

Sàng lọc là phân loại các đồ vật tại nơi làm việc và loại bỏ đi những đồ vật không cần thiết. Đồ vật không cần thiết ở đây gồm đồ dùng đã hỏng hoặc đồ dùng không còn phục vụ công việc.

Trình tự thực hiện trong sàng lọc như sau:

1. Quan sát nơi làm việc và xác định các đồ vật không cần thiết cùng đồng nghiệp

2. Xây dựng tiêu chí để xử lý các đồ vật không cần thiết. Ví dụ: Sử dụng một biểu xác định giá trị của đồ vật trong đó ghi rõ tên đồ vật, công dụng, giá trị sử dụng và đề xuất các phương án xử lý. Các công ty nên tiến hành lập phiếu này 6 tháng/lần.

3. Chụp ảnh khu vực trước khi thực hiện sàng lọc

4. Gắn thẻ đỏ lên các đồ vật không cần thiết

5. Khi chuẩn bị gắn thẻ đỏ, hãy đặt ra những câu hỏi sau: • Đồ dùng này cần thiết không? • Nếu cần thiết, liệu cần với số lượng bao nhiêu? • Nếu cần thiết, tần suất sử dụng là bao lâu một lần? • Nếu cần thiết, liệu có nên để đồ vật tại vị trí này không? • Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với đồ vật đó? (Xác minh với người chịu trách nhiệm) • Có bất kỳ đồ dùng không cần thiết nào làm lộn xộn nơi làm việc không? • Có công cụ hay nguyên liệu nào đang đặt trên sàn không?

6. Tìm một khu vực riêng để lưu trữ tất cả các đồ vật được dán thẻ đỏ

7. Nếu gặp khó khăn khi quyết định đồ dùng đó cần thiết hay không, hãy dán nhãn màu khác và tách riêng tại khu vực lưu trữ

8. Phân loại đồ vật theo tần suất sử dụng

9. Các đồ dùng và thiết bị được sử dụng hàng ngày hoặc hàng giờ nên được lưu trữ tại ngay vị trí/bàn làm việc

10. Các đồ dùng và thiết bị sử dụng một tuần một lần hoặc một tháng một lần nên được giữ gần khu vực làm việc

11. Các đồ dùng hoặc thiết bị ít khi sử dụng nên được lưu ở các vị trí xa hơn

12. Các đồ dùng đã hư hỏng hoặc không còn dùng đến nên được lưu ở khu vực lưu trữ riêng

13. Mỗi bộ phân nên có một khu vực lưu trữ đồ không cần thiết riêng (khu vực dán thẻ đỏ).

14. Một khu vực lưu trữ nên để ở vị trí dễ nhìn thấy và đánh dấu rõ ràng để đảm bảo kiểm soát trực quan của các mặt hàng

15. Hiển thị các hình ảnh các đồ vật và dán lên bảng tin công cộng

16. Nên chỉ định người chịu trách nhiệm cho khu vực lưu trữ trước khi bắt đầu hoạt động sàng lọc

17. Các đồ vật tại khu vực lưu trữ nên được giữ trong vòng 3 đến 4 tháng. Nếu các đồ dùng không cần đến cho công việc thì nên được thải bỏ. Cần nhất là phải xác định kế hoạch thải bỏ các đồ vật với những người sử dụng các đồ vật này trong quá khứ và hiện đang dùng các đồ dùng tương tự.

18. Các đồ vật nên được di chuyển đến khu vực lưu trữ chung của công ty trước khi thải bỏ.

19. Người quản lý nên đánh giá một lần nữa các đồ vật này trước khi thải bỏ.

20. Việc thải bỏ nên được thực hiện theo một trong những cách sau đây. • Di chuyển đến phòng ban/bộ phận khác đang cần các đồ dùng đó • Bán • Vứt đi.

21. Loại bỏ các đồ dùng hiện đang hỏng hoặc không còn giá trị

22. Chụp các bước ảnh sau Sàng lọc

Nguồn: isixsigma.com

Văn phòng NSCL biên dịch