Phương pháp tiếp cận thực hành 5S – Phần 3: Săn sóc và sẵn sàng

Bất kỳ tổ chức nào muốn liên tục cải thiện môi trường và điều kiện làm việc, trước tiên tổ chức đó cần làm 5S. Một số doanh nghiệp thuê tư vấn 5S bên ngoài hỗ trợ hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ của nhà nước, tuy nhiên, có rất nhiều doanh nghiệp đang làm 5S một cách tự phát, tức là tự tìm tòi học hỏi và đưa vào áp dụng tại đơn vị mình. Chuỗi bài viết này tổng hợp một số hướng dẫn thực hành làm 5 chữ S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng), là tài liệu thực tế cho những doanh nghiệp đang tự triển khai 5S.

Săn sóc – Tiêu chuẩn hóa

Săn sóc bao gồm tạo ra quản lý trực quan và hướng dẫn để giữ môi trường làm việc có tổ chức, theo trật tự và sạch sẽ. 3 bước đầu tiên, 3 chữ S đầu thường được thực hiện theo thứ tự. Săn sóc giúp thực hiện 3S đầu thành hành vi tiêu chuẩn và tự nhiên.

Các hoạt động chính:

1. Chụp các bức ảnh trước tiêu chuẩn hóa

2. Kiểm tra 3 chữ S đầu tiên đã được thực hiện đúng chưa

3. Tất cả các tài liệu hoạt động/checklist kiểm tra được công khai trên bảng tin 5S

4. Thiết lập thói quen và các thực hành tiêu chuẩn để lặp lại thường xuyên và có hệ thống 3 chữ S đầu tiên

5. Tạo các thủ tục và biểu mẫu để đánh giá thường xuyên tình hình 3 chữ S đầu tiên

6. Tiêu chuẩn hóa quy trình thẻ đỏ và quy tắc khu vực lưu trữ (xem S1 – Sàng lọc)

7. Tiêu chuẩn hóa thủ tục tạo bảng bóng, vạch định vị và dán nhãn của tất cả các đồ vật (xem phần 2 – Sắp xếp và sạch sẽ)

8. Tiêu chuẩn hóa quy trình làm sạch sử dụng “Danh mục người thực hiện 5S” (xem Phần 2- Sắp xếp và sạch sẽ)

9. Chuẩn hóa “các bài học một điểm” để lập hồ sơ và truyền đạt các quy trình 5S và cải tiến 5S ở nơi làm việc và trên thiết bị.

10. Tạo một hệ thống duy trì làm vệ sinh. Lập lịch làm sạch nơi làm việc. Một cách tiếp cận phổ biến là yêu cầu một chức năng phụ trách.

11. Cạnh tranh giữa các phòng ban là một công cụ hữu hiệu để duy trì và tăng cường sự quan tâm đến 5S.

12. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân đối với một khu vực làm việc và máy móc.

13. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá bởi một nhóm đặc biệt (bao gồm cả người quản lý cấp cao)

14. Thay vì chỉ trích các trường hợp chưa làm tốt 5S, hãy khen ngợi những thực hành tốt hoặc những người thực hiện tốt.

15. Chụp ảnh “sau” và đăng lên các bảng tin 5S.

16. Người quản lý hoặc người được ủy quyền tại tổ chức hoàn thành việc đánh giá.

Bước 5: Sẵn sàng (tự ý thức)

Sẵn sàng bao gồm đào tạo và kỷ luật để đảm bảo rằng mọi người tuân theo các tiêu chuẩn 5S. Đây là một điều kiện để tất cả mọi người thực hiện bốn S đầu tiên một cách tự giác và sẵn sàng. Theo đó, 5S trở thành nền văn hóa trong tổ chức.

Các hoạt động chính:

1. Mọi CBCNV xem nơi làm việc như là nhà mình

2. Có sự tham gia của quản lý cơ sở theo định kỳ để kiểm tra xem 4S đầu tiên có được thực hiện 1 cách hoàn hảo chưa

3. Nhân viên làm 5S như một phần công việc hàng ngày của họ mà không phải ép buộc

4. Cống hiến, cam kết trong việc thực hiện 5S hàng ngày

5. Quản lý cấp cao nên phát động một buổi lễ để thực hiện 5S tổng thể, và là một phần tích cực trong toàn bộ quá trình khởi xướng và thực hiện chương trình.

6. Quản lý cấp cao nên xem xét định kỳ tình hình thực hiện 5S

7. Kiểm tra 3 chữ S đầu tiên nên được thực hiện và kết quả được đưa lên bảng tin thường xuyên

8. Bài học một điểm nên được sử dụng để truyền đạt các tiêu chuẩn về cách thức thực hiện 5S

9. Quy trình giải quyết gốc rễ vấn đề nên được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gốc và thực hiện các hành động cải tiến bao gồm phòng ngừa.

10. Người thực hiện các hoạt động 5S lưu tài liệu các kết quả. Người thực hiện (người vận hành) hoàn thành biểu kiểm tra hàng ngày để kiểm soát các yếu tố đẩy nhanh sự suy giảm thiết bị và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, đem lại sự thoải mái và hài lòng cho người lao động.

Khi được thực hiện đầy đủ, 5S sẽ tăng tinh thần, tạo ra những ấn tượng tích cực cho khách hàng và tăng hiệu quả của tổ chức. Không chỉ nhân viên sẽ cảm thấy môi trường làm việc tốt hơn, mà bên cạnh đó hiệu quả cải tiến liên tục có thể dẫn đến ít chất thải phát sinh hơn, sản phẩm chất lượng tốt hơn và thời gian sản xuất nhanh hơn. 5S không chỉ là hệ thống nhằm mục đích vệ sinh, nó còn là một cách tiếp cận tích hợp để cải thiện năng suất. 5S là một văn hóa toàn diện nhằm làm tăng sản lượng, cải thiện chất lượng, giảm chi phí, giao hàng kịp thời, cải thiện an toàn và cải thiện tinh thần. Để có được thành công lớn nhất, bản chất và hàm ý của mỗi “S” cần phải được hiểu bởi mỗi nhân viên và cần được thực hành thường xuyên.

Xem phần 1 – Sàng lọc tại đây

Xem phần 2 – Sắp xếp và sạch sẽ tại đây

Nguồn: isixsigma.com

Văn phòng NSCL biên dịch