Phương pháp Horenso – Hướng dẫn áp dụng

Tại các công ty Nhật Bản, một phương pháp truyền thông nội bộ trong công ty được sử dụng rộng rãi là phương pháp Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận (HORENSO). Nhiều chuyên gia quản lý phương Tây khi làm việc với người Nhật, cho phương pháp này là quản trị quá chi tiết, quá đi sâu vào công việc cá nhân, đánh mất sự độc lập trong công việc, từ đó, ảnh hưởng đến sự sáng tạo. Nhưng những nghiên cứu sau này của các nhà chuyên môn không đồng ý như vậy. Họ chỉ ra rằng chính HORENSO là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

HORENSO là từ viết tắt của 3 từ: HOKOKU: Báo cáo, RENKAKU : Liên lạc và  SODAN: Thảo luận

1. Báo cáo (Hokoku): Dùng để chia sẻ thông tin cho cấp trên trực tiếp hoặc người chịu trách nhiệm chính về công việc. Có thể Báo cáo dưới dạng tài liệu hoặc bằng miệng.
2. Liên lạc (Renraku): Dùng để chia sẻ thông tin với những người liên quan (các bộ phận khác, cấp trên, cấp dưới) giúp cho mọi bộ phận liên quan có thể phối hợp với nhau hiệu quả.
3. Thảo luận (Soudan): Dùng để tìm ra giải pháp để xử lí các vấn đề, cần sự kết hợp suy nghĩ của nhiều người.

Dưới đây đưa ra một số chú ý trong quá trình áp dụng phương pháp Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận (HORENSO).

Báo cáo:

Lựa chọn thời điểm bảo cáo để hợp lý giữa mức độ cấp thiết của công việc và sự bận rộn của cấp trên: nếu công việc không cần gấp, và cấp trên đang bận, có thể để lại ghi chú; nếu công việc rất quan trọng và cấp bách, bạn phải lập tức báo cáo ngay. Sự việc để lâu có thể sẽ gây nguy hại tới công viêc hay cả công ty.

Báo cáo trực tiếp lai công việc  cho cấp trên trực tiếp giao chỉ thị cho bạn, không nên thông qua một người khác hay một cấp trên khác. Việc báo cáo trực tiếp là nghĩa vụ của bạn.

Hình thức báo cáo có thể báo cáo bằng lời nếu công việc đơn giản, hoặc báo cáo bằng tài liệu nếu nội dung phức tạp.

Khi báo cáo cần phân biệt rõ ràng sự việc mang tính chất chủ quan và khách quan. Trong báo cáo kết quả ý kiến của bạn không cần thiết phải nêu ra, thay vào đó hãy báo cáo sự việc một cách chân thực nhất. Ngoài ra khi có ý kiến riêng bạn nên nói rõ trức khi công việc bắt đầu.

Khi có lỗi xảy ra (ví dụ dây chuyền sản xuất phát sinh sự cố), nên báo cáo ngay cho cấp trên và các đồng nghiệp biết. Hơn nữa khi tìm ra cách giải quyết một việc vướng mắc cũng nên báo cáo cho cấp trên và các đông nghiệp biết để họ có thể biết cách giải quyết khi gặp phải sự việc tương tự. Tại các tập đoàn của Nhật, các sự cố và giải pháp thường được viết thành báo cáo ngắn, khoảng 1 trang A4 và thông báo đến các công ty con, để biết cách giải quyết khi gặp phải sự việc tương tự.

Liên lạc

Việc liên lạc khá quan trọng trong khi làm việc. Khi có việc bận phải nghỉ làm bạn cần liên lạc tới những người có liên quan để báo cáo. Việc này sẽ giúp cấp trên, các đồng nghiệp có cách sắp sếp công việc hợp lý không làm ảnh hưởng tới công việc của người khác.

Phải liên lạc một cách sớm nhất có thể. Khi trong phân xưởng sản xuất xảy ra sự cố (ví dụ phát sinh sản phẩm lỗi bất thường), cần liên lạc sớm nhất có thể để tránh phát sinh hàng loạt các lỗi, gây tổn thất trong nhà máy.

Khi liên lạc cần rõ ràng, tránh dùng những kiểu liên lạc mậm mờ, gây hiểu sai, dẫn đến cách giải quyết sai.

Thảo luận

Việc thảo luận ở đây chính là việc cùng nhau tìm cách giải quyết các vấn để vướng mắc một cách hợp lý nhất, giữa các bên liên quan (cấp trên, cấp dưới, người thực hiện và các phòng ban liên quan).

Khi có việc không hiểu liên quan tới công việc được giao từ cấp trên bạn nên ngay lập tức hỏi cho rõ ràng. Không nên tự phán đoán và tự giải quyết. Vì việc phán đoán của bạn có thể sai khác hẳn với nội dung công việc.

Khi nhận công việc nếu thấy việc đó không hợp lý hoặc có cách giải quyết tốt hơn bạn cũng nên đưa ra ý kiến để cùng các đồng nghiệp và cấp trên tìm ra cách giải quyết hợp lý nhất.

Văn phòng NSLC (tổng hợp)