Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ 4.0 và các hạn chế từ đại dịch COVID, việc hướng dẫn áp dụng các hệ thống quản lý tại doanh nghiệp đang dần được chuyển đổi từ hình thức tư vấn trực tiếp sang hướng dẫn từ xa. Hơn thế, Ủy ban kỹ thuật chung ISO/IEC cũng đã được ủy quyền để phát triển các phần mềm hướng dẫn giúp doanh nghiệp có thể tự thực hiện và theo dõi quá trình chuyển đổi của mình trước khi xin cấp phép.
Phần mềm quản lý an toàn và sức khỏe ISO 45001 là cách thức có thể quản lý tập trung các chính sách về Sức khỏe và An toàn, quy trình và thủ tục cần thiết để quản lý tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi trong một tổ chức. Một hệ thống quản lý EHS giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu an toàn, sức khỏe cho nhân viên; đồng thời đáp ứng các quy định luật pháp, các quy định của công ty nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất một cách liên tục.
Lợi ích nổi bật mà phần mềm này đem lại là ngăn chặn, dự báo các tai nạn có thể xảy ra với công nhân, qua đó hạn chế chi phí bồi thường thiệt hại, giảm thời gian dừng máy và tạo dựng được uy tín với khách hàng. Phần mềm ISO 45001 đã giúp nhiều công ty trên toàn thế giới đạt được nơi làm việc an toàn hơn và năng suất hơn hơn.
Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản của một Phần mềm quản lý an toàn và sức khỏe ISO 45001:
- Có thể truy cập và sẵn sàng sử dụng mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều loại thiết bị điện thoại, máy tính;
- Tất cả công nhân, nhân viên có thể truy cập được phần mềm để sử dụng;
- Sử dụng dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng;
- Giảm các công việc lặp đi lặp lại; và giảm khối lượng công việc cho quản trị viên;
- Quản lý xuyên suốt từ đầu đến cuối, từ cấp quản lý cao nhất đến cấp quản lý trung gian, và đến người nhân viên thực hiện;
Một số ưu thế đáng kể của của Phần mềm ISO 45001 so với phương pháp hướng dẫn truyền thống:
- Sử dụng dễ dàng: Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng;
- Đơn giản hóa việc báo cáo: Phần mềm tích hợp tất cả các báo cáo vào cùng một cơ sở dữ liệu và sử dụng một mẫu báo cáo chung; Trưởng nhóm không cần đào tạo về viết báo cáo;
- Thông báo & hành động thời gian thực: Với một vài thao tác, những người phù hợp sẽ nhận được thông báo và các hành động liên quan trong thời gian thực. Việc trả lời và giải quyết các vấn đề cũng trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.
- ISO 45001 được xây dựng dựa trên duy dựa trên rủi ro do đó, phần mềm ISO 45001 sử dụng sơ đồ Quy trình làm việc để xác định, đánh giá rủi ro và xác định mức độ ưu tiên đối với từng rủi ro. Người dùng có thể sử dụng sổ đăng ký rủi ro để xác định, đánh giá và ưu tiên các rủi ro về sức khỏe và an toàn. Chức năng “Quy trình làm việc” trong phần mềm ISO 45001 giúp người dung có thể phân công trách nhiệm và đặt thời hạn để đảm bảo các rủi ro được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
- Phân tích hiệu quả trong việc xử lý rủi ro của công ty: Người dùng sẽ cần liên tục kiểm tra tính hiệu quả của các hành động của mình để giải quyết rủi ro, và điều này có nghĩa là có dữ liệu đúng, cập nhật và chính xác để đưa ra quyết định kịp thời. Chức năng “Bảng tổng hợp KPI” cho phép người dùng truy cập ngay vào thông tin theo thời gian thực, qua đó người dùng có thể sử dụng chức năng này để theo dõi hiệu suất và đưa ra những đánh giá tốt hơn.
- Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục trong công ty: ISO 45001 yêu cầu công ty thiết lập hệ thống quản lý theo cách thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
- Một quy trình rõ ràng để ghi lại rủi ro về các mối nguy và sự cố: Phần mềm ISO 45001 giúp loại bỏ việc ghi lại tai nạn bằng tay vào nhật ký. Việc ghi chép bằng tay khiến nhiều công ty bỏ qua phần tổng hợp các rủi ro và dẫn đến việc công ty không đưa ra hành động gì để ngăn chặn tai nạn xảy ra lần nữa, lúc này công ty đang đặt nhân viên, danh tiếng và doanh nghiệp của mình vào rủi ro. Phần mềm ISO 45001 đưa ra một quy trình rõ ràng để ghi lại các rủi ro tiềm ẩn và rủi ro khi chúng xảy ra, cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng và tức thì về tất cả các lĩnh vực và khu vực rủi ro.
- Cải thiện cách trình bày và nội dung Báo cáo về sức khỏe và an toàn: “Bảng điều khiển báo cáo tức thì” giúp xử lý các khu vực có rủi ro chính xác vào đúng thời điểm.
- Giao tiếp và tuân thủ: Hệ thống liên kết tài liệu về sức khỏe và an toàn của công ty với nhau trong một kho lưu trữ duy nhất để dễ dàng truy cập trên toàn doanh nghiệp. Người quản lý có thể kiểm tra xem ai đã đọc tài liệu gì và khi nào.
Trên phần mềm, kho tài liệu, văn bản pháp lý về An toàn sức khỏe, và các yêu cầu khác
Giám sát rủi ro và mối nguy hiểm qua phần mềm
Báo cáo sự cố và Điều tra sự cố, sử dụng phần mềm
Giám sát các đối tượng và mục tiêu, sử dụng phần mềm
Lợi ích của phần mềm ISO 45001:
- Việc tạo ra phần mềm ISO 45001 giúp chủ động quản lý EHS trên nền tảng đám mây đã thay đổi văn hóa của các công ty áp dụng; và giúp thúc đẩy sự tham gia của người lao động.
- Ứng dụng phần mềm ISO 45001 giúp công ty đạt đến cấp độ cao hơn bằng cách thúc đẩy sự tham gia của người lao động, thông qua một nền tảng đơn giản và mạnh mẽ mà mọi người đều có thể sử dụng.
- Ứng dụng ISO 45001 sẽ giúp các công ty tuân thủ ISO 45001 trong khi giảm chi phí tuân thủ, tối đa hóa thành công, tăng năng suất và giảm rủi ro.
- Tăng khả năng phục hồi của công ty thông qua phòng ngừa rủi ro chủ động, đổi mới và cải tiến liên tục.
Tăng cường tuân thủ pháp luật và quy định trong khi giảm tổn thất kinh doanh.
- Thể hiện trách nhiệm thương hiệu bằng cách cam kết làm việc an toàn, lành mạnh và bền vững cho nhân viên
- Đánh giá hiệu suất OH & S, trong nỗ lực cải thiện nó bằng cách thực hiện các hành động thích hợp.
- Đảm bảo công nhân đóng vai trò tích cực trong các vấn đề OH & S.
- Giảm chi phí tổng thể của sự cố.
- Giảm thời gian chết và chi phí gián đoạn hoạt động.
- Giảm chi phí bảo hiểm.
- Giảm sự vắng mặt và tỷ lệ doanh thu nhân viên.
- Thông tin nhanh chóng: Dễ dàng tìm thấy chi tiết trực tuyến về các biện pháp bảo vệ, bằng cấp, kết quả đánh giá an toàn trước đây hoặc mức độ nghiêm trọng
- Báo cáo HSE qua ứng dụng: Nhanh chóng và dễ dàng điền vào biểu mẫu và danh sách kiểm tra bằng Ứng dụng trên điện thoại thông minh của mọi thanh viên
- Giảm rủi ro và phòng ngừa: Phát hiện rủi ro và cải thiện an toàn của nhân viên. Báo cáo về các tình huống có rủi ro không an toàn (near-miss) trực tuyến, kịp thời
Phần mềm ISO 45001 hiện đang được nhiều công ty lớn nhỏ trên thế giới áp dụng, giúp mọi thành viên có thể sử dụng phần mềm để hoàn thành công việc của mình đảm bảo tuân thủ yêu cầu về ISO 45001.
Văn phòng NSCL
