Một lợi ích tuyệt vời của hệ thống kiểm soát tài liệu đối với các doanh nghiệp (DN) đó là tăng khả năng hiển thị và nền tảng để cải tiến.
Khi tất cả dữ liệu của bạn ở cùng một vị trí, khả năng hiển thị các tác động của các thủ tục đang có trong DN tốt hơn. Các báo cáo trong hệ thống hiển thị tất cả dữ liệu ở một vị trí thích hợp để dễ dàng xem xét và cải thiện phù hợp với lịch trình hoặc theo khuôn mẫu.
Khi thông tin được trình bày một cách có ý nghĩa, nó có thể được sử dụng để thúc đẩy các quyết định và cải tiến. Thực hiện nhiều báo cáo khác nhau cho thấy những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau trong toàn tổ chức, nêu bật các cơ hội cần được khai thác và các khu vực có thể sử dụng cải tiến. Kết quả là những nền tảng đáng tin cậy để đưa ra quyết định. Khi đưa ra quyết định về dữ liệu chính xác, bạn có thể tin tưởng vào các hành động hiệu quả sẽ cải thiện hoạt động cho DN.
Khi bạn thay đổi quy trình để hỗ trợ các biện pháp cải tiến này, sẽ có các tài liệu và cập nhật mới mà nhóm của bạn cần xem. Một hệ thống kiểm soát tài liệu tập trung hỗ trợ các yêu cầu thay đổi và kiểm soát sửa đổi. Có một luồng công việc để sửa đổi, xem xét và chấp nhận phiên bản mới của một tài liệu, cho phép nó tự động thay thế cho tài liệu cũ. Các hệ thống như vậy cũng có thể hỗ trợ các yêu cầu thay đổi cho nhiều tài liệu, do đó, nếu có sự thay đổi đối với một loạt các tài liệu, hệ thống có thể sử dụng siêu dữ liệu để thay đổi tất cả các tài liệu bị ảnh hưởng.
Các tính năng này đều được cài đặt làm việc tự động giúp đơn giản quá trình, giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để thực hiện thay đổi. Ngoài ra, nếu có bất kỳ đào tạo bổ sung nào cần thiết cho các phiên bản mới, hệ thống sẽ tự động thông báo cho bất cứ ai cần nó.
Khả năng hiển thị tốt dữ liệu là cách tốt nhất để thúc đẩy cải tiến, giúp việc thu thập dữ liệu, phân tích và thay đổi dữ liệu được thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Một trong những thay đổi lớn trong các phiên bản ISO được sửa đổi gần đây nhất là nhu cầu cần phải có tài liệu về các quy trình được thiết lập cho hoạt động chất lượng. Sử dụng một hệ thống kiểm soát tài liệu tập trung cho phép bạn làm việc theo yêu cầu này trong khi cung cấp nhiều lợi ích bổ sung cho DN của bạn. Tự động hóa và tập trung các tài liệu quan trọng giúp bạn kiểm soát tốt hơn các quá trình của mình, tăng tốc độ cộng tác và tăng khả năng hiển thị đồng thời thúc đẩy cải tiến, tạo điều kiện thuận lợi để cải thiện các khía cạnh nhau của DN.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: qualitymag.com
