Một hệ thống kiểm soát tài liệu mở ra cơ hội cải thiện trong nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp (DN). Xây dựng hệ thống kiểm soát tài liệu tập trung là một cách hay để cải tiến các quy trình ở bất kỳ một ngành nghề nào.
Kiểm soát quá trình tốt hơn
Giữ dữ liệu của bạn trong một hệ thống tập trung sẽ cho phép bạn kiểm soát tốt hơn tất cả các quy trình, bất kể chúng thuộc phạm vi hoạt động nào. Đôi khi nhiều loại tài liệu khác nhau trở thành thách thức đối với một số doanh nghiệp bởi chúng không thể được xử lý theo cùng một cách.
Với một hệ thống kiểm soát tài liệu, chúng ta có thể kiểm soát được mức độ quan trọng của từng loại tài liệu so với những loại tài liệu khác, những bộ phận có mức độ ưu tiên hay kém ưu tiên hơn so với những bộ phận khác hoặc các phần tử trong tiêu chuẩn ISO, giúp tìm kiếm dễ dàng, lọc và thay đổi các từ khóa nếu cần.
Hợp tác nhanh hơn và hiệu quả hơn
Biết rõ mọi dữ liệu được tổ chức ở đâu trong DN giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp, hợp tác cả trong nội bộ DN lẫn các bên liên quan. Liên kết tất cả tài liệu với hệ thống trung tâm có tính năng thông báo và nhắc nhở tự động giúp đạt được sự cộng tác tốt hơn. Giúp giảm thời gian phản hồi trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài, đảm bảo yêu cầu về an ninh và mức độ khẩn cấp của email.
Một yếu tố quan trọng để đạt được sự hợp tác nhanh chóng và hiệu quả là đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào các phiên bản tài liệu chính xác và cập nhật nhất. Một hệ thống kiểm soát tài liệu có thể giữ tất cả các tài liệu liên quan bằng cách kết hợp các thay đổi trong thời gian thực thông qua tích hợp với Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, v.v.). Những thay đổi trong tài liệu Microsoft được kiểm soát sẽ xuất hiện ngay lập tức trong hệ thống và ngược lại.
Một khi quy trình làm việc trôi chảy được thiết lập, điều quan trọng là phải duy trì nó, nhưng đôi khi đó là một thách thức khi nhân viên chủ chốt ra khỏi văn phòng hoặc một số gián đoạn truyền thông khác xảy ra. Một hệ thống kiểm soát tài liệu cho các khả năng này bằng cách có các quy tắc duyệt xét và chấp thuận. Xác định các quy tắc này cho phép bạn chỉ định các sản phẩm thay thế và luân phiên phê duyệt thay thế khi một số người không có mặt. Điều này giúp cho quá trình di chuyển thuận lợi để tất cả các thời hạn được đáp ứng không bị gián đoạn.
Một mối quan tâm khác về hợp tác – đặc biệt là khi làm việc với các nhà cung cấp và các bên bên ngoài khác – có thể chia sẻ thông tin cần thiết mà không ảnh hưởng đến an ninh. Một hệ thống kiểm soát tài liệu tốt có tính năng lọc dữ liệu và bảo mật cho phép bạn cộng tác an toàn. Sử dụng hệ thống truyền thông trực tiếp loại bỏ nguy cơ bị mất thông tin hoặc bị chặn qua các kênh như email. Loại hệ thống này có thể lọc hoặc khoá thông tin nhất định dựa trên các quy tắc đã được thiết lập, do đó các bên nhất định chỉ có quyền truy cập vào những gì họ cần và không có quyền truy cập các tài liệu nhạy cảm hoặc thông tin khác.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: qualitymag.com
