Những lãng phí trong sản xuất tinh gọn (LEAN)

7 Lãng phí trong sản xuất tinh gọn

Tiếp cận Lean (sản xuất tinh gọn) từ góc nhìn của việc giảm 7 lãng phí hơn là tạo ra dòng chảy giá trị, tuy nhiên luôn kết thúc bằng việc khiến cho những thứ không có giá trị bổ sung vào các quá trình trở nên một cách hiệu quả hơn và chúng ta trở nên ngày càng tốt hơn khi làm những thứ mà khách hàng không muốn. Để giảm thiểu 7 lãng phí trong sản xuất tinh gọn, chúng ta phải tập trung vào các nguyên tắc và giá trị của Lean theo sự nhận biết bởi khách hàng của chúng ta. 7 lãng phí trong Sản xuất tinh gọn (LEAN) là những gì mà chúng ta cần biết để loại bỏ chúng khỏi các quá trình bằng cách loại bỏ nguyên nhân của Những bất thường (Mura) và Sự vô lý (Muri) cũng như xử lý những lãng phí (Muda) từ đó thúc đẩy năng suất chất lượng của doanh nghiệp.

7 lãng phí trong Sản xuất tinh gọn (LEAN) là những gì mà chúng ta cần biết để loại bỏ chúng khỏi các quá trình bằng cách loại bỏ nguyên nhân của Những bất thường (Mura) và Sự vô lý (Muri) cũng như xử lý những lãng phí (Muda) – đây là 3 thuật ngữ được đề cập trong hệ thống sản xuất của Toyota. Vậy 7 lãng phí trong Sản xuất tinh gọn thực sự là gì (hay 7 Mudas)? 7 lãng phí trong sản xuất tinh gọn bao gồm:

1. Vận chuyển
2. Tồn kho
3. Thao tác
4. Chờ đợi
5. Thừa quy trình
6. Sản xuất thừa
7. Hàng lỗi

Giảm lãng phí để giảm chi phí

Vậy chính xác Lãng phí là gì? Cách đơn giản nhất để mô tả lãng phí là “Những thứ không tạo ra giá trị”. Khách hàng của chúng ta sẽ không muốn thanh toán cho bất kỳ hoạt động nào mà chúng ta thực hiện nhưng không tạo ra giá trị cho những gì họ thực sự muốn.

Bạn sẽ hài lòng nếu bạn nhận được một hóa đơn thanh toán trong một nhà hàng mà có một món ăn bị hỏng chăng? Câu trả lời là không; bạn sẽ khiếu nại và yêu cầu bỏ món ăn đó ra khỏi hóa đơn thanh toán; chắc chắn không nếu bạn mua một sản phẩm trong một cửa hàng với giá mà bạn thanh toán có thêm các chi phí mà bạn không muốn trả. Liệu bạn muốn thanh toán lương cho những công nhân vận hành máy trong khi họ ngồi nhàn rỗi để chờ đợi giao hàng, hoặc cho những quá trình lặp lại mà đáng nhẽ phải được thực hiện bởi vì máy móc được bố trí không đúng, hoặc thậm chí cho việc lưu kho sản phẩm của bạn trong vòng 3 tháng trước khi nó được giao cho cửa hàng? Những lãng phí này có nằm trong chi phí cho những sản phẩm của bạn, hoặc nâng giá bán mà bạn phải thanh toán hoặc giảm lợi nhuận của công ty.

Tại sao phải loại bỏ lãng phí?

Lợi nhuận của công ty là giá bán phải thấp hơn chi phí, không cần biết bạn nghĩ như thế nào về giá bán, nhưng nó được quyết định nhiều bởi thị trường chứ không phải bản thân bạn. Nếu bạn thu quá nhiều thì khách hàng của bạn sẽ đi chỗ khác, thậm chí nếu bạn thu ít quá thì bạn cũng sẽ mất khách hàng vì họ cho rằng bạn đang cung cấp những thứ có lỗi. Do đó một cách duy nhất mà bạn muốn cải thiện lợi nhuận của bạn là giảm chi phí; điều này có nghĩa là loại bỏ tất cả các yếu tố lãng phí trong các quá trình của bạn.

Ngoài ra để cải thiện lợi nhuận, bạn sẽ phải tìm ra lãng phí nào tác động chủ yếu đến sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Khách hàng muốn giao hàng đúng hẹn, chất lượng hoàn hảo và giá cả hợp lý. Bạn sẽ không đạt được điều đó nếu bạn vẫn cho phép 7 lãng phí còn tồn tại trong các quá trình của bạn

Lãng phí khi vận chuyển

Vận chuyển là một loại lãng phí và ngốn tiền của bạn. Vận chuyển là hoạt động di chuyển nguyên vật liệu từ một nơi này đến nơi khác, đây là một loại lãng phí mà không tạo ra giá trị cho sản phẩm. Liệu khách hàng của bạn (hoặc chính bạn trong vấn đề này) muốn thanh toán cho một hoạt động không tạo ra giá trị?

Vận chuyển không tạo ra giá trị cho sản phẩm, bạn với tư cách là một doanh nghiệp thì bạn phải trả lương cho người lao động di chuyển nguyên vật liệu từ nơi này sang nơi khác, một quá trình mà chỉ khiến bạn mất chi phí và không tạo ra cái gì cho bạn cả. Lãng phí khi vận chuyển có thể tốn kém chi phí cao cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần người lao động để di chuyển và thiết bị như xe tải hoặc xe nâng để thực hiện những việc di chuyển nguyên liệu với chi phí đắt đỏ.

Lãng phí trong tồn kho

Tồn kho chứa đựng nhiều vấn đề: Tồn kho cũng khiến bạn mất chi phí, mỗi sản phẩm đều phải phải làm từ nguyên liệu thô, thông qua quá trình sản xuất rồi đến hàng hóa hoàn thiện và cho đến khi nó thực sự được bán ra thì đều mất chi phí. Ngoài ra chi phí thuần cho hàng tồn kho của bạn có thể khiến bạn mất thêm các chi phí khác; tồn kho là nguyên nhân gây ra nhiều lãng phí khác. Tồn kho thì phải lưu vào một nơi nào đó, nó cần không gian, cần phải được đóng gói và phải được vận chuyển loanh quanh. Khi đó sẽ bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc bị quá hạn. Lãng phí trong tồn kho ẩn chứa nhiều dạng lãng phí khác trong các hệ thống của bạn.

Lãng phí trong thao tác

Thao tác thừa của con người hoặc máy móc là một loại lãng phí. Những thao tác không cần thiết là những hành động di chuyển của con người hay máy móc mà không nhỏ hoặc không dễ để hoàn thành khi có thể, giống như khi cúi xuống để lấy những vật nặng ở dưới sàn trong khi chúng nên được để ở tầm ngang thắt lưng để giảm sự căng thẳng và thời gian để lấy. Việc di chuyển quá nhiều giữa các bộ phận làm việc, di chuyển máy móc quá nhiều từ điểm đầu đến nơi làm việc là những ví dụ của Lãng phí trong thao tác. Tất cả các loại thao tác lãng phí này khiến bạn mất thời gian (tiền) và gây căng thẳng cho người lao động và máy móc của bạn, và cuối cùng thì kể cả rô-bốt cũng bị hỏng.

Lãng phí khi chờ đợi

Giảm lãng phí khi chờ đợi sẽ khiến các quá trình của bạn vận hành trơn chu hơn. Bạn thường dành bao nhiêu thời gian chờ đợi một câu trả lời từ một bộ phận khác trong tổ chức của bạn, hay chờ đợi giao hàng từ người cung cấp hay kỹ thuật viên đến và sửa chữa máy móc cho bạn? Chúng ta thường mất rất nhiều thời gian chờ đợi trong khi làm việc (và cả trong cuộc sống thường ngày), đây là một loại lãng phí dễ nhận biết nhất. Lãng phí khi chờ đợi gây cản trở dòng chảy, một trong những nguyên tắc chủ yếu của Sản xuất tinh gọn, và nó cũng là một trong những loại nghiêm trọng trong số 7 lãng phí hay 7 muda trong sản xuất tinh gọn.

Lãng phí khi sản suất thừa

Sản xuất thừa những gì khách hàng không muốn là một loại lãng phí. Một trong những loại nghiêm trọng nhất trong số 7 lãng phí; Lãng phí khi sản xuất thừa là làm ra quá nhiều hoặc quá sớm. Điều này luôn có nguyên nhân từ việc các lô hàng quá khổ, thời gian làm việc quá dài, quan hệ với nhà cung cấp tồi và hàng loạt các lý do khác. Sản xuất thừa dẫn đến việc tồn kho lớn là nguyên nhân gây ra nhiều vấn đề trong tổ chức của bạn. Mục tiêu là chỉ nên làm những gì được yêu cầu và khi được yêu cầu bởi khách hàng, cần lưu ý triết lý “Đúng thời điểm” (Just in Time (JIT)), tuy nhiên nhiều công ty lại luôn làm việc theo nguyên tắc “Đúng tình hình” (Just in Case).

Lãng phí khi thừa quy trình

Làm hơn những gì khách hàng muốn sẽ khiến bạn tốn thêm chi phí. Lãng phí khi thừa quy trình xảy ra ở những nơi mà chúng ta dùng các kỹ thuật không phù hợp, thiết bị quá khổ, làm việc quá căng, thực hiện các qui trình mà khách hàng không yêu cầu và rất nhiều vấn đề khác. Tất cả những điều này sẽ khiến chúng ta mất thời gian và tài chính. Một trong những ví dụ lớn nhất về quy trình thừa trong hầu hết các công ty đó là “máy móc khủng” thì có thể vận hành nhanh hơn máy móc khác, nhưng mọi dòng chảy của quá trình đều phải đi theo một lộ trình qua nó gây ra những rắc rối định sẵn, những trì hoãn và v.v…. Trong sản xuất tinh gọn; thì nhỏ là tuyệt vời, dùng những máy móc nhỏ vừa phải ở những nơi cần thiết trong dòng chảy, không phá vỡ dòng chảy để tạo ra lộ trình từ những thứ kỳ quái khá đắt tiền mà các kế toán luôn muốn chúng phải bận rộn.

Lãng phí do hàng lỗi

Hàng lỗi ẩn chứa nhiều vấn đề và những lãng phí khác nhau Một trong những loại lãng phí rõ ràng nhất trong số 7 lãng phí đó là hàng lỗi, cho dù chúng luôn được phát hiện dễ nhất trước khi đến tay khách hàng. Lỗi chất lượng là nguyên nhân của hàng lỗi khiến bạn mất nhiều chi phí hơn bạn mong đợi. Mỗi một hàng lỗi đều cần phải tái chế hoặc thay mới, nó gây lãng phí nguồn lực và nguyên liệu, nó phát sinh thêm các công việc giấy tờ, và có thể dẫn đến mất khách hàng. Lãng phí do hàng lỗi cần được phòng ngừa ở bất kỳ nơi nào có thể, và tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là cố gắng phát hiện ra chúng, thực hiện các hệ thống poka-yoke (đây là một thuật ngữ của người Nhật để chỉ việc “phát hiện ra lỗi” – poka-yoke là một kỹ thuật trong sản xuất tinh gọn giúp cho người vận hành thiết bị tránh được lỗi) và kỹ thuật tự động hóa có sự điều chỉnh của con người (autonomation – một thuật ngữ trong hệ thống sản xuất của Toyota và sản xuất tinh gọn) có thể giúp ngăn ngừa hàng lỗi trong quá trình sản xuất, giảm việc sản xuất thừa và tập trung vào việc nắm bắt các vấn đề, đồng thời đảm bảo cho việc chúng sẽ không tái diễn.

Các lãng phí khác Lãng phí về tài năng: là thất bại trong việc dùng người của một tổ chức. Đây là một nội dung mà nhiều công ty Phương tây đã không nhận thức rõ. Chúng ta vẫn có xu hướng làm việc theo mệnh lệnh và kiểm soát môi trường làm việc trong khi ít thực sự chú ý đến việc người lao động của chúng ta thực sự đang nghĩ gì và họ có thể đóng góp được gì cho tổ chức. Những người lao động của bạn là tài sản vô giá về lâu dài và có thể giúp bạn tìm ra nhiều các lãng phí khác. Lãng phí về nguồn lực: là thất bại trong việc sử dụng hiệu quả điện năng, khí đốt và nước. Những lãng phí này không chỉ khiến bạn tốn thêm chi phí mà nó còn tạo thêm gánh nặng cho môi trường và xã hội của chúng ta về mặt tổng thể. Nguyên liệu lãng phí: là có quá nhiều phế phẩm và sản phẩm phụ được chuyển ra bãi thải thay vì chúng phải được sử dụng ở những nơi khác.

Cách giảm 7 lãng phí Việc giảm 7 lãng phí luôn phải được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện Sản xuất tinh gọn (LEAN) và các công cụ khác nhau của Lean, tuy nhiên tập trung vào việc thực hiện của bạn không phải là phát hiện và loại bỏ lãng phí. Thay vào đó bạn nên áp dụng các nguyên tắc của sản xuất tinh gọn để nhận ra giá trị theo quan điểm của khách hàng và khiến những giá trị đó nhập các quá trình chảy suốt trong tổ chức của bạn để lôi kéo khách hàng. Cách tiếp cận này giúp bạn bổ sung giá trị vào các quá trình một cách hiệu quả hơn và làm “biến mất” những lãng phí theo đúng nghĩa của nó. Tiếp cận Lean (sản xuất tinh gọn) từ góc nhìn của việc giảm 7 lãng phí hơn là tạo ra dòng chảy giá trị, tuy nhiên luôn kết thúc bằng việc khiến cho những thứ không có giá trị bổ sung vào các quá trình trở nên một cách hiệu quả hơn và chúng ta trở nên ngày càng tốt hơn khi làm những thứ mà khách hàng không muốn. Để giảm thiểu 7 lãng phí trong sản xuất tinh gọn, chúng ta phải tập trung vào các nguyên tắc và giá trị của Lean theo sự nhận biết bởi khách hàng của chúng ta.