Những điều cần biết khi thành lập vòng tròn chất lượng tại doanh nghiệp (Phần 2)

Các vòng tròn chất lượng được xây dựng dựa trên triết lý: “Mỗi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Qua đó, nhiều tiềm năng cải tiến chất lượng tại tổ chức cua bạn sẽ được bộc lộ.

Lấy ví dụ tại một nhà máy chế tạo và lắp ráp cấu kiện chính xác tại Đông Nam Hoa Kỳ, một vòng tròn chất lượng (QC) đã được khởi xướng và thành lập bởi ban quản lý; trong khi các QC khác được khuyến khích xây dựng trên tinh thần tự nguyện và được quản lý bởi chính người lao động. Với khoảng 47 QC được thành lập trong thời gian 3 năm, nghiên cứu của ban lãnh đạo cho thấy rằng QC do họ trực tiếp điều hành có ít thành viên hơn, giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến công việc hơn và giải quyết nhanh hơn nhiều so với QCs tự khởi xướng.

Tuy nhiên, sự khác biệt về hiệu suất giải quyết vấn đề giữa 2 hình thức QC đã biến mất sau khi ban lãnh đạo kiểm soát quy mô QC. Việc tổ chức nhiều cuộc họp QC đã khiến tỉ lệ dự án hoàn thành thấp hơn và tốc độ thực hiện chậm trong QCs do ban quản lý khởi xướng. QC có sự hỗ trợ của quản lý cấp trên cao (tham gia nhiều cuộc họp QC) sẽ giải quyết được nhiều vấn đề hơn đáng kể so với những QC không có. Mặt khác, khoảng cách này cũng được thu hẹp thông qua việc giảm bớt số lần họp cũng như số lượng thành viên trong mỗi QC.

Những công nhân tham gia vào các QC có tính năng động cao có tỷ lệ giải quyết vấn đề thất bại thấp hơn, tỷ lệ tham dự các cuộc họp QC cao hơn và ít lãng phí hơn. Số lượn thành viên của các QC có xu hướng giảm đáng kể trong khoảng thời gian ba năm và các QC lớn thường tồn tại lâu hơn QC nhỏ. Số thành viên QC giảm đáng kể là dấu hiệu báo trước của việc thất bại QC.

Nhìn chung, số lượng mỗi thành viên là yếu tố mấu chốt quyết định hiệu quả hoạt động của các QC. Số lượng từ 3 – 12 thành viên có thể coi là số lượng tiêu chuẩn giúp những nhân viên tham gia có vừa đủ không gian để phát triển. Dưới đây là một số công cụ cải tiến đã được ứng dụng trong nghiên cứu điển hình về việc áp dụng QC:

– Sơ đồ nhân quả (đôi khi được gọi là Ishikawa hoặc sơ đồ “xương cá”)

– Biểu đồ tỉ lệ khuyết tật Pareto

– Lập bản đồ quy trình, sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu như phiếu kiểm tra

– Các công cụ đồ họa như biểu đồ, biểu đồ tần suất, biểu đồ điểm và biểu đồ hình tròn

– Biểu đồ kiểm soát

– Biểu đồ phân tán và phân tích tương quan

– Lưu đồ (Flow chart)

Một số lợi ích thường tổ chức của bạn có thể đạt được khi áp dụng QC:

• Góp phần làm lớn mạnh tổ chức
• Tạo ra một môi trường làm việc có ý nghĩa và vai trò của mỗi người được tôn trọng
• Khai thác được tiềm năng của các thành viên trong tổ chức
• Nhân viên được được nâng cao kiến thức về cách tự giải quyết các vấn đề
• Cải thiện các mỗi quan hệ giữa nhân viên với nhau và với người phụ trách
• Giảm bớt lãng phí, cải thiện ý thức về chất lượng trong tổ chức, tăng năng suất lao động và nâng cao thu nhập của người lao động
• Nâng cao hiệu quả sản cũng như chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Văn phòng NSCL