Những điều cần biết khi thành lập vòng tròn chất lượng tại doanh nghiệp (Phần 1)

Nếu bạn muốn nhân viên của mình tham gia nhiều hơn vào việc ra quyết định và xây dựng cho tổ chức một nền văn hóa cải tiến thì việc lập ra các vòng tròn kiểm soát chất lượng (QCC – Quality Control Circles) chính là một giải pháp không có rủi ro để bắt đầu.

Khái niệm vòng tròn chất lượng được khởi xướng tại Nhật Bản từ đầu những năm 60 của thế kỷ trước, từ những nỗ lực của người Nhật đối với việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và xây dựng văn hoá doanh nghiệp dựa trên nền tảng con người làm trung tâm. Vòng tròn chất lượng cũng đặt nền tảng cho việc xây dựng các nhóm Kaizen sau này.

Một vòng tròn chất lượng (QCC) là một nhóm các công nhân người làm công việc giống nhau hoặc tương tự, thường xuyên có các cuộc gặp gỡ để trao đổi, phân tích và giải quyết vấn đề công việc liên quan. Số lượng người trong nhóm tối thiểu từ 3 người cho tới tối đa 12 thành viên. Nhiệm vụ chính của nhóm là theo dõi chất lượng công việc để trình bày với ban lãnh đạo hoặc người quản lý về những giải pháp cải tiến hiệu quả hơn; nếu có thể, người lao động có thể tự chủ động thực hiện các giải pháp này.

QCC chỉ nên là các nhóm nhỏ, bởi nhóm lớn thì sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc họp vì khó tập hợp đủ các thành viên hoặc khó kiểm soát nội dung cuộc họp. Một vài thành viên không có cơ hội tham gia ý kiến sẽ mất đi sự hứng thú và kết quả thu được không cao. Tuy nhiên, nếu nhóm quá nhỏ thì sẽ hạn chế hơn việc đưa ra các sáng kiến cũng như cách giải quyết vấn đề. Nhiều người có thể nản lòng bởi khối lượng công việc mà họ phải xử lý.

Sau khi các vòng tròn chất lượng đã đi vào hoạt động ổn định, nhà quản lý cần phải thực hiện trao quyền để các nhóm này có thể hoạt động theo mô hình tự quản. Chẳng hạn, họ có thể tự lập lịch trình, phân công công nhân làm nhiệm vụ, giám sát chất lượng công việc và thiết lập mục tiêu. Các nhóm thúc đẩy sự tham gia bằng cách giao cho nhân viên trách nhiệm ra quyết định hàng ngày liên quan đến công việc của họ. Các vòng tròn chất lượng có thể chuẩn bị cho nhân viên về kiểu cấu trúc này bằng cách bồi dưỡng phát triển các kỹ năng và kiến ​​thức.

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của vòng tròn chất lượng là khuyến khích tinh thần tập thể của các thành viên. Những thành viên làm ở cùng một bộ phận có thể có cùng ý tưởng bởi vì họ cùng phải đương đầu với những vấn đề chung. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn đề tài cải tiến của nhóm. Các thành viên nên chỉ giải quyết những vấn đề của mình/bộ phận mình và không nên “đào bới công việc của người khác”. Điều này khiến cho mối quan hệ liên khu vực cũng như trong cùng một khu vực phát triển tốt hơn, đồng thời khơi gợi cảm hứng làm việc cho người lao động.

(Còn tiếp)

Văn phòng NSCL