Nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc cập nhật chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Khí cụ điện I

Với mục tiêu nâng cao nhận thức, năng lực áp dụng và phổ biến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; chia sẻ kinh nghiệm và thúc đẩy việc nhân rộng áp dụng chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong các doanh nghiệp ngành công nghiệp, năm 2017-2018, Viện Năng suất Việt Nam triển khai dự án hỗ trợ chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới ISO 9001:2015 cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp.

Công ty Cổ phần Khí cụ điện 1 – VINAKIP là một trong 36 doanh nghiệp được Viện lựa chọn triển khai áp dụng thí điểm và đã chuyển đổi thành công hệ thống quản lý chất lượng sang phiên bản mới ISO 9001:2015.

Thành lập năm 1967, VINAKIP chuyên sản xuất các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, công nghiệp đa dạng, đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật. Song song cùng quá trình phát triển, Công ty tiến hành xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994 từ cuối năm 2000, tiếp tục chuyển đổi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ cuối năm 2002 và đến năm 2010, Công ty triển khai thành công ISO 9001:2008.

Nhờ việc nhanh nhạy nắm bắt xu thế cùng với đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, Công ty đã được khách hàng tin cậy giao cho nhiều dự án/đơn hàng có giá trị lớn.Tuy nhiên, bên cạnh thành công đạt được, Công ty gặp nhiều thách thức trong việc tối ưu hóa năng lực để đáp ứng chất lượng và giá thành trong thời điểm cạnh tranh khốc liệt hay đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong việc đa dạng hóa sản phẩm.

Do đó, ngoài việc đầu tư dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm dây điện, VINAKIP tập trung cập nhật, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 dưới sự tư vấn, hỗ trợ từ các chuyên gia của Viện Năng suất Việt Nam.

Quá trình về cập nhật, chuyển đổi ISO 9001:2015 tại Công ty

 Dự án triển khai trong vòng 06 tháng với mục tiêu chính là xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 cho hoạt động sản xuất sản phẩm thiết bị đóng cắt, điều khiển, chiếu sáng và bảo vệ dòng điện tại Công ty Cổ phần khí cụ điện 1.

Nhóm chuyên gia tư vấn Viện Năng suất Việt Nam đã triển khai đánh giá khảo sát để xác định thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, từ đó xác định các nội dung cần triển khai để cập nhật chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình đánh giá thực trạng được thực hiện thông qua các phương pháp: trao đổi và phỏng vấn đại diện lãnh đạo và chuyên viên của từng đơn vị; xem xét và lấy mẫu ngẫu nhiên tài liệu và hồ sơ liên quan; quan sát thực tế nơi làm việc để tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý và các quá trình hoạt động tại các bộ phận/lĩnh vực.

Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

 Quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty cổ phần Khí cụ Điện 1 được thực hiện theo các bước sau đây:

• Hướng dẫn Công ty kiện toàn Ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9000 tại Công ty – chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc việc thực hiện dự án và xác định vai trò, quyền hạn trách nhiệm của Lãnh đạo cao nhất và các vị trí theo yêu cầu của tiêu chuẩn;
• Tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hiện có so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và so với thực trạng của Công ty nhằm xác định nền tảng triển khai hệ thống quản lý chất lượng;
• Đào tạo, cập nhật những nội dung mới của ISO 9001:2015 cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao nhận thức về hệ thống chất lượng, sẵn sàng tham gia vào các hoạt động trong khuôn khổ dự án, đồng thời biết cách triển khai đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn;
• Đào tạo, tư vấn và hỗ trợ nhóm thực hiện dự án của Công ty về kỹ thuật xây dựng hệ thống chất lượng;
• Phối hợp cùng Ban lãnh đạo và các phòng nhận diện, phân tích, đánh giá và đưa ra phương án xử lý rủi ro cấp độ hệ thống và cấp độ quá trình;
• Làm việc cùng với các cán bộ được phân công trách nhiệm xây dựng các văn bản cụ thể nhằm xác định quy trình công việc và nội dung cần thực hiện;
• Xem xét các văn bản/ tài liệu của hệ thống chất lượng đã được các cán bộ dự thảo và tư vấn để Công ty có những cải tiến thích hợp, đảm bảo thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn và chất lượng hoạt động.
• Tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho nhóm các cán bộ trực tiếp thực hiện Dự án trong việc áp dụng hệ thống chất lượng tại những khu vực chức năng và phòng ban phụ trách.
• Theo dõi và xác nhận việc thực hiện và tuân thủ hệ thống chất lượng đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015;
• Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty (khoảng 20 người), đảm bảo đủ trình độ và kỹ năng đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và có khả năng tiến hành các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ;
• Tiến hành cuộc đánh giá nội bộ cùng với các chuyên gia đánh giá đã được đào tạo của Công ty để đảm bảo sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 và đề xuất, tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết;
• Tư vấn cho Công ty trong việc lựa chọn Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để đăng ký chứng nhận;
• Xem xét kết quả đánh giá của Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty thực hiện biện pháp khắc phục đối với những vấn đề còn tồn tại cho đến khi Công ty nhận chứng chỉ ISO 9001:2015.

Kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

 Đánh giá chung về kết quả và lợi ích đạt được

• Nâng cao hình ảnh, uy tín của Công ty nhờ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015;
• Cán bộ nhân viên chủ động và nỗ lực hơn để đạt được các mục tiêu như hoạch định;
• Kế thừa tri thức, phát huy thế mạnh của những người có kinh nghiệm thông qua hệ thống quy định kinh nghiệm và cách thức xử lý công việc;
• Giảm thiểu rủi ro đối với các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với nguyên vật liệu mua vào nhờ quy trình quản lý hoạt động mua hàng theo ISO 9001:2015.

Các kết quả cụ thể

• Xây dựng các tài liệu liên quan đến kế hoạch triển khai mục tiêu chất lượng; tích hợp quy trình quản lý rủi ro vào các hoạt động/quá trình tạo sản phẩm của Công ty…;
• Cải tiến hệ thống quy trình đang có cùng toàn bộ hệ thống biểu mẫu giúp kiểm soát, hạn chế được sai sót khi thực hiện; đặc biệt là các quy trình quản lý hoạt động mua hàng và quy trình sản xuất;
• 100% các sản phẩm sản xuất ra được kiểm soát về mặt chất lượng ;
• Xây dựng hướng dẫn công việc và thực hiện kiểm tra, kiểm soát từ khâu mua vật tư đầu vào đến giao hàng; đào tạo cho cán bộ nhân viên về quy trình hướng dẫn này;
• Xây dựng cơ chế nhận biết và xử lý sản phẩm không phù hợp thông qua các quy trình/hướng dẫn thực hiện, qua đó giảm được tỷ lệ phế phẩm công đoạn (giảm 60% phế phẩm công đoạn);
• Hệ thống đã được Trung tâm chứng nhận phù hợp Quacert đánh giá cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong tháng 01/2018.

Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm

 Thuận lợi

Có thể nói, sự cam kết của lãnh đạo trong việc quyết tâm triển khai cũng như sự tham gia của mọi công nhân viên là nhân tố hàng đầu quyết định đến sự thành công trong quá trình triển khai chuyển đổi sang hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.Chưa kể đến, Công ty đã có nền tảng trong việc áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng từ năm 2000, việc cập nhật lên phiên bản ISO 9001:2015 sẽ tiếp tục mô hình chuẩn, dễ quản lý, tạo đà phát triển sau này.

Khó khăn

Ngoài hệ thống quản lý chất lượng, Công ty hiện đang áp dụng các hệ thống quản lý khác, do đó Ban lãnh đạo Công ty rất băn khoăn về việc triển khai tích hợp các hệ thống như thế nào để đảm bảo hiệu quả, đơn giản, hỗ trợ hệ thống sản xuất. Trước yêu cầu trên, Ban lãnh đạo đã cùng với đội ngũ tư vấn thiết kế hệ thống phù hợp và sau khi xây dựng hệ thống, nhiều hoạt động đào tạo, tuyên truyền đã được triển khai nhằm hỗ trợ cán bộ nhân viên áp dụng, triển khai hiệu quả.

Bài học kinh nghiệm

Để duy trì thành quả, Ban lãnh đạo cam kết cung cấp nguồn lực để triển khai hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời tiếp tục duy trì hoạt động của Ban Ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9000 nhằm thực hiện hệ thống ngày một hoàn thiện hơn.

Bên cạnh đó, cán bộ công nhân viên của Công ty cần nâng cao kiến thức về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như chủ động hơn trong công việc, không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng công việc của mình.

 “Hỗ trợ chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới ISO 9001:2015 cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp” là một trong những dự án nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá ngành công nghiệp do Viện Năng suất Việt Nam chủ trì thực hiện trong khuôn khổ Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Viện Năng suất Việt Nam