5S là một công cụ quản lý mạnh mẽ, có khả năng cải thiện năng suất và nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp một cách đáng kể. Những doanh nghiệp áp dụng 5S thành công, chẳng hạn như Toyota, đã truyền cảm hứng và khuyến khích nhiều doanh nghiệp khác học tập theo. Tuy nhiên, trong số đó cũng có không ít trường hợp thực hiện 5S thất bại. Vậy tại sao đối với một số doanh nghiệp, 5S có thể phát huy hiệu quả tốt, trong khi đối với một số khác thì không? Câu trả lời là, 5S cần phải được điều chỉnh để phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau.
5S là một công cụ giải quyết vấn đề hay chỉ là một sự áp dụng mù quáng?
Chúng ta cần phải ghi nhớ rằng, 5S được thiết kế để thúc đẩy hiệu suất làm việc bằng cách xác định và xử lý những vấn đề cụ thể, giải quyết các sự cố xảy ra, và không ngừng thực hiện cải tiến thông qua các hoạt động.
Khi chúng ta nói về 5S như là một công cụ giải quyết vấn đề:
Sau đây là một ví dụ về việc áp dụng thành công 5S tại Công ty Dearborn Mid-West. Công ty bắt đầu quá trình 5S bằng cách xem xét hệ thống các quy trình kỹ thuật, và cân nhắc xem làm thế nào để mọi việc có thể được thực hiện hiệu quả hơn. Họ đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra các lãng phí và loại bỏ chúng (Sàng lọc).
Nhờ làm vậy, họ đã có thể xác định được thứ tự thích hợp của việc triển khai quy trình kỹ thuật (Sắp xếp) và thực hiện một quá trình đánh giá để tìm ra các vấn đề. Nói chung, quá trình này được tạo ra nhằm mục đích xác định các sai lỗi nghiêm trọng và hạn chế sự bừa bộn, khiến cho việc tìm kiếm các sai sót trở nên dễ dàng hơn (Sạch sẽ). Sau đó, công ty đã ghi chép lại những gì cần thiết của quá trình mới để cải thiện tính nhất quán và hiệu quả kỹ thuật (Săn sóc). Đến nay, 5S đã trở thành một phần trong văn hóa và các hoạt động hàng này của công ty Dearborn Mid-West (Sẵn sàng).
Khi chúng ta nói về 5S như là một sự áp dụng mù quáng:
Thật không may, nhiều tổ chức thường thực hiện 5S mà không hiểu rõ tình trạng hoặc mục tiêu của hệ thống này. Sau đây là một ví dụ về việc lạm dụng 5S trong văn phòng: Một công ty muốn nâng cao hiệu quả và quyết định thực hiện 5S. Trong quá trình này, một nhà tư vấn thuyết phục ban quản lý công ty rằng toàn bộ hệ thống bàn ghế cần sử dụng thống nhất cùng một bộ công cụ. Bất kỳ vật phẩm nào khác biệt, mang tính cá nhân, hoặc không được sử dụng thường xuyên đều phải bị loại bỏ. Tất cả các bộ bàn ghế cần được sắp xếp theo một hình thức giống nhau, và mọi công cụ đều phải dán nhãn. Định kỳ, công ty có nhiệm vụ đánh giá sự tuân thủ 5S để đảm bảo quy trình trên luôn được duy trì.
Việc cứ nhắm mắt thực hiện sàng lọc, sắp xếp mà không cần biết lý do tại sao có thể dẫn đến hậu quả khôn lường. Mục tiêu của 5S là giải quyết vấn đề, giúp cho mọi thứ hoạt động tốt hơn. Đặt câu hỏi “Tại sao” là một bước rất quan trọng trong quá trình áp dụng công cụ này.
Ví dụ, hãy đặt câu hỏi “Tại sao lại phải bố trí tất cả bàn làm việc cá nhân giống hệt nhau trong khi công việc của mỗi người là khác nhau?”. Nếu mỗi nhân viên chỉ được phân cho một bộ công cụ nhất định, một vài trong số họ sẽ không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả được, tạo ra những sự trì trệ không cần thiết.
Việc áp dụng 5S cần hướng tới mục tiêu giải quyết các vấn đề liên quan đến hiệu quả và chi phí. 5S nên được tiến hành một cách linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để thích hợp với từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng hoàn cảnh khác nhau.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.graphicproducts.com
