“Để tiến bộ thì phải thay đổi; để hoàn hảo thỉ phải thay đổi thường xuyên,” Ông Winston Churchill tuyên bố.
Nhà chính khách người Anh có lẽ sẽ chẳng thể ngờ được rằng những điều ông nói, nhiều thập kỷ sau, lại phát triển trở thành nội dung cốt yếu của một công cụ quản lý vô cùng mạnh mẽ.
Trong số tất cả các khái niệm và công cụ quản lý, Kaizen là công cụ phù hợp nhất và hài hòa nhất vì nó tham gia vào tất cả các lĩnh vực của một tổ chức – từ giám đốc điều hành cho tới những nhân viên và tài liệu ở cấp bậc thấp nhất. Con người, máy móc, thời gian và không gian đều cần phải góp phần tham gia nếu muốn Kaizen được triển khai một cách tối ưu.
Trước khi đi sâu vào bản chất thực của khái niệm nổi tiếng này, hãy xem xét ví dụ sau để hiểu rõ hơn về Kaizen.
Ở đây, tôi thấy có một số vấn đề trong việc vệ sinh dao kéo bằng máy rửa chén và cất chúng vào tủ hoặc ngăn kéo. Trong nhà bếp, máy rửa chén và ngăn kéo chỉ nằm cách nhau cùng lắm là 6 ft. Trước khi áp dụng Kaizen, những cô con gái của một chuyên gia Kaizen thường phải bê cả đống hỗn độn những chiếc dao kéo đã được rửa sạch từ máy rửa chén đến chỗ ngăn kéo. Sở dĩ phải làm như vậy là vì những chiếc dao kéo bẩn thường được đưa vào máy rửa chén một cách lộn xộn bừa bãi.
Khi áp dụng Kaizen, bước đầu tiên, các loại dao kéo khác nhau cần được xếp vào những phần riêng biệt ở bộ phận đựng bát đĩa của máy rửa. Điều này giúp giảm bớt được thời gian sắp xếp đống hỗn tạp dao kéo. Bước thứ hai, các cô gái đã nảy ra ý tưởng là sau khi rửa xong, mang cả bộ phận đựng bát đĩa của máy rửa đặt vào bên cạnh ngăn kéo. Việc này giúp cho họ đỡ phải đi đi lại lại giữa máy rửa chén và ngăn kéo. Bây giờ, những chiếc dao kéo đã được rửa sạch có thể được đặt vào trong ngăn kéo một cách thuận tiện nhất, còn bộ phận đựng bát đĩa có thể được đem đặt lại vào trong máy rửa chén và như vậy là công việc đã được hoàn tất.
Kết quả:
(1) Thời gian để hoàn thành toàn bộ quá trình trước khi áp dụng Kaizen: 1,25 phút; sau khi áp dụng Kaizen: 38 giây.
(2) Quãng đường cần phải đi bộ mỗi ngày trước khi áp dụng Kaizen: 60 ft; sau khi áp dụng Kaizen: 6 ft. Điều đó có nghĩa là quãng đường cần phải đi bộ mỗi năm trong nhà bếp giảm từ 4,14 dặm xuống còn 0,41 dặm. Những lợi ích mà Kaizen đem lại về mặt thời gian, công sức và năng lượng là quá rõ ràng.
Chúng ta biết rằng con người là không ai hoàn hảo. Hầu hết những gì chúng ta làm đều chứa đầy những khiếm khuyết và lãng phí. Kai có nghĩa là thay đổi và Zen có nghĩa là tốt. Kaizen hướng chúng ta tới sự cải tiến liên tục.
Không giống như những công cụ quản lý khác, chẳng hạn như Sigma và các kỹ thuật quản lý dự án, Kaizen không ràng buộc hay giới hạn về mặt thời gian. Nó tiếp diễn liên tục và vô tận bởi vì lúc nào cũng luôn có nhiều thứ cần phải cải thiện. Đây là một sáng tạo của hệ tư duy và văn hóa mới trong tổ chức.
Kaizen có nội dung nói về ba loại Gen.
(a) Gen-ba có nghĩa là đi đến tận nơi, tới địa điểm thực tế diễn ra các công việc và hoạt động như xưởng nhà máy, công trường xây dựng, quầy lễ tân khách sạn,…
(b) Gen-butsu có nghĩa là trực tiếp quan sát những bộ phận và thành phần cần cải tạo, thay vì chỉ xem các bản vẽ của chúng.
(c) Gen-jitsu có nghĩa là tìm hiểu thực tế và hiểu biết về nhu cầu của sự thay đổi cần thiết. Hành động theo cảm tính có thể dẫn tới hậu quả khôn lường. Làm việc gì cũng cần phải căn cứ vào thực tế.
Việc này sẽ giúp bạn kiến tạo nên một đề án kinh doanh sử dụng Kaizen. Các mục tiêu có thể bao gồm: rút ngắn tiến độ công việc, tăng cường hiệu suất giao hàng, loại bớt phế liệu, giảm hàng tồn kho, nâng cao công suất, loại bỏ tắc nghẽn, giảm thời gian chuyển đổi và lỗi máy móc, cải tiến chất lượng, v…v…
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: newbusinessage.com
