Nhiều công ty bắt đầu thực hiện dự án Lean – 5S với mong muốn môi trường làm việc của họ trở nên trật tự, hợp lý, an toàn và sạch sẽ hơn. Tuy nhiên, họ hiếm khi để ý nhiều đến lợi nhuận thu được từ 5S, bởi vì sự trật tự và sạch sẽ được coi là nguyên tắc cơ bản bắt buộc phải có. Thứ hai, dự án này thường được xem như một bước đi đầu tiên thiết yếu để tiến tới một sự chuyển đổi lớn hơn nhờ Lean. Do đó, nhiều nhà quản lý đã tỏ ra ngỡ ngàng khi nhìn thấy tác động mạnh mẽ của 5S đối với doanh nghiệp.
Những lợi ích rõ ràng của 5S bao gồm: tiết kiệm được thời gian và không gian làm việc, nâng cao an toàn, và giúp phát hiện vấn đề nhanh hơn. Thời gian làm việc được tiết kiệm là bởi công nhân ít phải tốn thời gian cho việc tìm kiếm công cụ, tài liệu và thông tin. Kết quả là, với cùng 1 công việc được hoàn thành thì công sức và tài nguyên bỏ ra là ít hơn so với trước đây. Không gian làm việc cũng đỡ bị tiêu tốn hơn vì lượng hàng tồn kho đã trở nên nhỏ hơn, nhờ đó giảm được chi phí cơ sở và vốn kinh doanh. Việc nâng cao an toàn và hạn chế tai nạn, kết quả của sự cải tiến lao động và làm thoáng đãng đường đi, có thể giúp làm giảm chi phí y tế cho nhân viên. Thiết bị sạch sẽ giúp công nhân nhanh phát hiện ra các vấn đề trong sản xuất hơn, ví dụ như rò rỉ dầu; còn những khu vực kho hàng được đánh dấu rõ ràng sẽ giúp công nhân dễ nhìn thấy tình trạng quá tải gây ra bởi sự bất ổn định trong quy trình vận hành. Sự ổn định sản xuất và tính hữu dụng được nâng cao sẽ giúp tăng năng suất và uy tín, nhờ vậy thúc đẩy doanh số kinh doanh.
Nhưng 5S còn có nhiều lợi ích khác rất đáng ngạc nhiên. Đó là: tăng cường quản lý hiệu suất của các ban, liên tục cải tiến mọi hoạt động và nâng cao lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Sự bền vững và khả thi của 5S phụ thuộc vào việc tổ chức những cuộc họp hàng tuần có chất lượng và đạt tiêu chuẩn. Những cuộc họp này cũng kiến tạo nên xương sống cho việc quản lý hiệu quả, bởi vì mọi hoạt động đều được theo sát, KPIs được xem xét, các bài học được tiếp thu và mục tiêu được thiết lập. Khi tăng cường thực hành những điều đó trong quá trình thực hiện 5S, việc lập kế hoạch và dự báo tài nguyên sẽ được cải thiện. Điều này giúp cho các tổ chức đẩy mạnh được hiệu suất của họ.
Việc thực hiện Lean 5S cũng tạo quyền lợi cho nhân viên. Ví dụ, các nhân viên được khuyến khích phát triển môi trường và phương pháp làm việc của họ theo hình thức nhóm hoạt động chéo. Khi nhân viên được tạo quyền lợi và động lực, “năng suất chất xám” của toàn bộ tổ chức sẽ được khai thác hiệu quả để phát triển công việc. Đây chính là viên gạch lát đường để xây dựng nền văn hóa cải tiến liên tục.
Câu nói “Ấn tượng đầu tiên chỉ đến một lần” cũng áp dụng đối với khách hàng tới thăm cơ sở của một nhà cung cấp. Một môi trường ngăn nắp, sạch sẽ và thoáng đãng sẽ tạo ra ấn tượng hình ảnh tốt về một cơ sở chất lượng cao và tạo ra niềm tin vào nhà cung cấp. Sau khi áp dụng 5S thành công, bạn có thể tự hào giới thiệu cơ sở của bạn đến khách hàng vào bất cứ lúc nào, mà không cần phải dọn dẹp thêm.
Khi thực hiện một hệ thống 5S bền vững, bạn nên ghi nhớ một số điểm quan trọng. Thứ nhất, các trưởng phòng, quản lý và giám sát viên cần phải khởi đầu và triển khai 5S một cách phù hợp để có thể làm gương, làm ví dụ cho cấp dưới học tập, và thực hiện vai trò là người tiên phong thay đổi. Khi người chịu trách nhiệm điều hành 5S tự sắp xếp gọn gàng bàn làm việc của mình thì sẽ dễ bảo người khác làm theo hơn. Thứ hai, tất cả các nhân viên đều nên tích cực tham gia đầy đủ để phát triển môi trường và phương pháp làm việc của mình. Thứ ba, 5S cần được điều chỉnh để phù hợp và thích ứng với hoạt động thường ngày, nhưng vẫn phải bám vào những nguyên tắc quy chuẩn. Việc thực hiện tốt Lean 5S sẽ mang về kết quả to lớn, xứng đáng với công sức bỏ ra của bạn.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: synergy.fi
