5S là một ý tưởng rất tốt để thực hiện khái niệm hệ thống sản xuất của Toyota và kaizen. Tuy nhiên khi thực hiện sai sẽ gây nên việc lãng phí thời gian và làm phá hủy sự tin tưởng khi thực hành 5S. Đây sẽ là một câu chuyện nơi đã thực hành sai 5S và họ đã sửa chữa sai lầm của mình.
5S được triển khai đầu tiên ở Nhật Bản hướng tới việc sản xuất đúng giờ và được sử dụng phổ biến trong các nhà máy và hoạt động của Toyota. Đây là một phương pháp quan trọng, giúp đảm bảo mọi đồ vật đều sẵn sàng khi bạn cần trong một môi trường sạch sẽ, tránh tính huống hiệu suất giảm do các công cụ thích hợp không sẵn sàng trong thời gian cần thiết.
Tất nhiên việc thực hành 5S chỉ được hoàn thành trong một bối cảnh thích hợp, hoặc nó sẽ trở thành một khoảng thời gian lãng phí.
Đây là trường hợp một môt ty phần mềm đã cố gắng thực hành 5S.
Giám đốc của công ty khi thực hành các nguyên tắc hệ thống sản xuất của Toyota (TPS) với Lean và Kaizen đã quyết định thực hiện 5S bằng việc dành một giờ mỗi tuần cho tất cả các kỹ sư phần mềm để họ dọn sạch bàn làm việc, việc này bao gồm cả việc lau chùi.
Tuy nhiên sự nỗ lưc thực hiện này lại được đưa ra một cách dư thừa. Bởi do tính chất của công việc, có rất ít các công cụ vật lý hay đồ vật được sắp xếp, tất cả mọi thứ đều gắn liền với máy tính, các công cụ và tài liệu đều được lưu trữ trên mạng.
Khi việc vệ sinh sạch sẽ ở các bàn đã đạt được thì cũng có rất ít sự cải thiện nào đáng kể để giúp công ty đạt được sự tinh gọn. Thực tế công ty còn mất một khoản chi phí để cung cấp cho việc dọn vệ sinh của cả trăm nhân viên.
Khi những hi vọng về việc thực hành 5S được giới thiệu, trong khi việc thực hiện 5S lại không thể đem lại bất kì giá trị nào cho sự vận hành của công ty. Trên thực tế, một giờ đồng hồ làm việc bị lãng phí mỗi tuần, và điều này làm rấy lên những câu hỏi về sự tin tưởng các sáng kiến, sự mở rộng và phương pháp quản lý.
Trong một tình huống như vậy, điều vô cùng quan trọng là người quản lý phải nhận thấy được sự khác nhau giữa một doanh nghiệp dịch vụ và một doanh nghiệp sản xuất, bởi ban đầu 5S được thiết kế cho sản xuất. Khi đó có thể đạt được một kết quả tốt hơn nếu có được sự bổ sung và thay đổi phù hợp.
Hầu như các công ty phần mềm đều dựa trên một loạt các công cụ và tài liệu hướng dẫn, chúng được viết bởi các kỹ sư của họ để hoàn thành các dự án phát triển. Những thông tin này được đặt trên mạng nội bộ ở trong một loạt các địa chỉ không được tiêu chuẩn hóa. Trong khi trang chia sẻ của công ty luôn sẵn sàng thì nó thường xuyên chưa đủ tài liệu, nhiều tài liệu hướng dẫn lại là những bản Excel, Word tạp nham, ngoài ra những nhóm dự án khác nhau sẽ sử dụng những cấu trúc thư mục khác nhau để lưu trữ tài liệu.
Với thực trạng này, điều hiệu quả nhất mà 5S có thể mang lại là sắp xếp lại toàn bộ các thông tin, ngăn ngừa các kiến thức có giá trị bị mất. Phương pháp đơn giản nhất là việc thống nhất cho một cấu trúc thư mục, mẫu tài liệu và quy ước đặt tên cho tất cả các tài liệu để việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Một phương án đã được đề xuất cho trang chia sẻ tài liệu giúp cho tất cả người sử dụng có thể tìm kiếm được các tài liệu, tạp chí bằng việc sử dụng các từ khóa.
Bài học chính ở đây đó là khái niệm 5S phải được thực hành theo con đường có ý nghĩa cho công ty của bạn. Trong khi việc giữ vệ sinh nơi làm việc và tổ chức có ý nghĩa với công ty Toyota thì điều đó sẽ không thể có chút giá trị nào nếu bạn là kĩ sư phần mềm hay luật sư. Khái niệm này cần phải thích ứng với hoàn cảnh để đảm bảo những lợi ích luôn đạt được.
May mắn là, câu chuyện này đã có một kết thúc đẹp, trong khi việc lau dọn bàn đã được bỏ qua để tập trung vào việc phân loaị và lưu trữ thông tin. Dù muộn nhưng còn hơn không.
Văn phòng NSCL (Biên dịch)
Trang web phổ biến thông tin về năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngành công nghiệp của Bộ Công Thương.
Thiết kế và duy trì bởi Công ty CP Tư vấn EPRO.
