Kinh nghiệm Hướng dẫn các tổ trưởng tự đánh giá 5S như thế nào cho hiệu quả

Trong quá trình triển khai phong trào 5S, kinh nghiệm cho thấy nhiều công ty làm 5S được vài tháng rồi bỏ qua. Lý do chủ yếu không duy trì được phong trào 5S là do không thực hiện các hoạt động liên quan đến S4.

Để có thể duy trì 5S liên tục, cần có hoạt động đào tạo các tổ trưởng 5S và ban 5S về S4.

Dưới đây trình bày kinh nghiệm về một buổi đào tạo về S4 để sau buổi này, phong trào 5S chuyển mình, tích cực hơn, mỗi tuần các tổ trưởng 5S đều biết mục tiêu của mình là gì.

Quy trình Hướng dẫn S4 đề xuất:

Gửi lịch làm việc cho trưởng ban 5S (giờ làm việc, nội dung làm việc, vị trí làm việc (văn phòng và xưởng sản xuất), các dụng cụ cần chuẩn bị (phòng đào tạo, máy chiếu, biểu mẫu tự đánh giá). Đầu buổi, nên đi tham quan phân xưởng, để cập nhật các thay đổi mới nhất (có thể người lao động ca đêm vừa làm thêm cải tiến đêm trước).

Buổi đào tạo nên được tổ chức làm 4 phần ở cả văn phòng và xưởng.

Phần 1: Đào tạo tại phòng họp, có máy chiếu. Phần này cần nhắc lại Hợp đồng đã ký với tư vấn/ Cam kết các tổ trưởng đã ký với công ty, nhắc lại tiến độ triển khai 5S đang chậm hay nhanh so với kế hoạch để các tổ trưởng biết được cần cố gắng thêm hay không. Ngoài ra, nhất thiết trong bài trình bày phải có slide mô tả sơ đồ ban 5S có tên các tổ trưởng. Đây sẽ là sự công bố chính thức với trưởng ban 5S và các tổ trưởng về chức danh của họ trong phong trào 5S, trong đó họ có vai trò là đầu tầu (thường sau khi giới thiệu slide này, các tổ trưởng sẽ chăm chú hơn hẳn).

Phần 2: Vẫn đào tạo tại phòng họp, nhưng giới thiệu các bài học điển hình của các công ty khác về cách thức, kết quả tự đánh giá 5S, phạt, khen thưởng khi có kết quả tốt. Sau đó giới thiệu về biểu mẫu tự chấm điểm 5S dành cho tổ trưởng và cùng chấm điểm tại ít nhất 2 khu vực: chấm điểm 5S tại phòng học (một mục chấm, ví dụ: sàn nhà có sạch không, nếu cảm thấy sàn nhà sạch, sẽ cần cân nhắc điểm 3 (sạch, đạt tiêu chuẩn, nhưng có thể cải tiến thêm) hay điểm 4 (sạch, đạt tiêu chuẩn và người chấm không nghĩ ra được cải tiến thêm nào); ngược lại, sẽ cần cân nhắc điểm 3 hay điểm 2 hay điểm 1 nếu thấy có ít nhất 1 chỗ không đạt. Sau khi chấm xong, yêu cầu: các tổ trưởng biết tự chấm phiếu 5S văn phòng, hiểu được tại sao có người chấm 3, có người chấm 4 điểm; chấp nhận việc điểm số của từng người có thể khác nhau (chứ không giống nhau 100%), phải ra được điểm trung bình của nhóm chấm (bao gồm: điểm giảng viên chấm, điểm của từng tổ trưởng, điểm của trưởng ban 5S).

Phần 3: Chấm thực tế tại 1-2 một tổ 5S. Cách chấm tương tự như chấm điểm tại văn phòng. Phần này yêu cầu các tổ trưởng biết tự chấm phiếu 5S phân xưởng, hiểu được có những câu có thể bỏ qua (ví dụ phân xưởng không có cầu thang thì sẽ bỏ qua mục chấm cầu thang). Có hai chú ý khi chấm tại phân xưởng: (1) có thể sửa ngay mục chấm trong biểu mẫu cho sát với thực tế tại xưởng; (2) chú ý thái độ của tổ trưởng buồn hay vui khi liên tục có nhiều điểm 2, điểm 1 để kịp thời giải thích cho tổ trưởng: việc chấm điểm này không phải là bới lỗi của tổ trưởng, chỉ trích tổ trưởng quản lý yếu kém; mà việc chấm điểm nếu thấp, sẽ giúp tổ trưởng thấy chỗ điểm thấp chính là chỗ có cơ hội giao việc 5S cho tổ viên, do đó, chỗ điểm thấp chính là chỗ tổ viên sẽ có nhiều ảnh cải tiến Trước – Sau vào tuần sau, giúp tăng thành tích 5S của người công nhân nói riêng và thành tích 5S của cả tổ nói chung; giúp tổ trưởng hiểu rằng tuần này điểm thấp mà tuần sau điểm cao hơn (có tiến bộ dần dần) thì tốt hơn nhiều là tuần này điểm cao mà tuần sau điểm thấp hơn.

Phần 4: Quay về văn phòng, cùng trưởng ban 5S và các tổ trưởng tự đưa ra mục tiêu về số ảnh cải tiến hàng tuần, về thời gian các tổ trưởng sẽ tự đánh giá 5S, và lập kế hoạch tự đánh giá 5S.

Sau buổi đào tạo S4, hiệu quả đạt được bao gồm: Các tổ trưởng hiểu vai trò của mình trong ban 5S, biết việc của mình 2 tuần sau cần làm gì, biết cách tự đánh giá 5S theo 2 biểu Đánh giá 5S văn phòng và Đánh giá 5S tại xưởng sản xuất. Đồng thời, tinh thần, sự nhiệt tinh của các tổ trưởng 5S tăng hẳn so với trước buổi đào tạo.

Văn phòng NSCL