Kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông – HTE

Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông Hà Nội – HTE được thành lập vào tháng 9 năm 2007 và được xem là một trong những nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông, đặc biệt là mạng thông tin di động tại Việt Nam.

Nhận định ISO 9001 là một trong những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quản lý trong doanh nghiệp, công ty đã triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 từ lâu và thực trạng cũng cho thấy, công ty đã ban hành đầy đủ quy chế, quy định để điều hành và giám sát các hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Ngoài ra, công ty cũng tuân thủ quy định và tiêu chuẩn của nhà nước trong lĩnh vực hoạt động; xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng trong đó các phòng thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ, không có sự chồng chéo trong hoạt động tác nghiệp.

Trình độ nhân lực của Công ty tương đối cao với đội ngũ cán bộ nhân viên có tinh thần, trách nhiệm với công việc và Ban Lãnh đạo cũng rất chú trọng phát triển nguồn nhân lực thông qua việc xác định nhu cầu năng lực và tiến hành đào tạo định kỳ.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi thế sẵn có, Công ty gặp phải một số hạn chế như: chưa xây dựng chính sách và mục tiêu về chất lượng rõ ràng thể hiện được cam kết và định hướng của lãnh đạo; quy trình nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro trong hệ thống quản lý chất lượng còn hạn chế; công tác thống kê sai lỗi chưa được chú trọng.

Nhằm khắc phục những hạn chế trên cũng như mong muốn nâng cao năng lực nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, Ban lãnh đạo công ty quyết định chuyển đổi hệ thống tiêu chuẩn đang áp dụng sang phiên bản mới ISO 9001:2015.

Theo đó, Công ty được chọn là một trong những doanh nghiệp tham gia chương trình “Hỗ trợ chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới ISO 9001:2015 cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp” . Đây là dự án nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá ngành công nghiệp do Viện Năng suất Việt Nam chủ trì thực hiện trong khuôn khổ Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt”.

Bước đầu, Ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO được thành lập với trách nhiệm giám sát và đôn đốc việc thực hiện dự án, bổ nhiệm đại diện về chất lượng theo yêu cầu, đồng thời các chuyên gia tư vấn tiến hành đánh giá thực trạng ban đầu về quản lý Chất lượng, so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để tìm ra những điểm chưa đầy đủ cần bổ sung hoặc sửa đổi, đồng thời nắm rõ quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại của Công ty.

Trong suốt quá trình triển khai dự án, chuyên gia tư vấn đã tiến hành đào tạo, cho cán bộ công nhân viên công ty từ các phòng ban khác nhau đã được đào tạo về khái niệm chung và các yêu cầu của ISO 9001:2015 nhằm nâng cao nhận thức về Chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng; hỗ trợ nhóm thực hiện dự án của Công ty trong việc hoạch định và lập văn bản hệ thống quản lý Chất lượng thông qua chính sách chất lượng, các mục tiêu, chỉ tiêu chất lượng và các văn bản quản lý Chất lượng; hướng dẫn cho các nhóm cán bộ trực tiếp thực hiện dự án trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại những khu vực chức năng và phòng ban mà họ phụ trách; đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ đủ trình độ và kỹ năng đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn và có khả năng tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ tại Công ty.

Các văn bản/tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng do Công ty dự thảo cũng được xem xét nhằm cải tiến, đảm bảo phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn và chất lượng hoạt động của Công ty. Việc thực hiện và tuân thủ hệ thống quản lý Chất lượng theo yêu cầu quản lý nhà nước, mức độ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng được theo dõi và xác nhận.

Sau nhiều tháng triển khai dự án, Công ty Cổ phần Dich vụ Kỹ thuật Viễn thông HTE đã xây dựng được 04 văn bản hệ thống, 16 quy trình. Hiệu quả của dự án được thể hiện rõ qua việc: – Cán bộ, nhân viên Công ty đã nắm được nội dung cơ bản của ISO 9001:2015 thông qua các khóa đào tạo tại công ty; Hoàn thành hệ thống văn bản đưa vào sử dụng thông qua việc xác định các quá trình (đặc biệt là quá trình trực tiếp tạo sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách hàng), trình tự – mối tương tác cũng như cách thức để kiểm soát quá trình; – Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân; – Môi trường làm việc khoa học, cải thiện về ý thức, tác phong làm việc. – 100% dự án được kiểm soát về mặt chất lượng thông qua việc xây dựng các bước kiểm soát thành quy trình và được phổ biến thực hiện nghiêm túc. – Cơ chế nhận biết và xử lý sản phẩm không phù hợp tại các công đoạn được nhận biết rõ ràng thông qua các quy trình/ hướng dẫn thực hiện. – Cải tiến cách quản lý tài liệu, hồ sơ; cập nhật văn bản quy phạm pháp luật; – Nhận diện được các rủi ro liên quan đến từng quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng ; tạo lập cách thức xử lý thống nhất nếu rủi ro xảy ra ; – Thực hiện tốt việc đề phòng các rủi ro và hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra.

Các chuyên gia tư vấn nhận định thuận lợi khi triển khai đó là việc Ban Lãnh đạo cam kết thực hiện và cung cấp nguồn lực cũng như có biện pháp huy động sự tham gia của mọi công nhân viên để xây dựng và nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý. Tuy nhiên, thách thức không phải là không có khi mà đặc thù của Công ty có những trạm viễn thông trên địa bàn cả nước, do đó gây khó khăn trong việc tuyên truyền, hướng dẫn và giám sát thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Dẫu vậy, triển khai thành công dự án đã cho thấy nỗ lực của Ban Lãnh đạo Công ty cùng với cán bộ nhân viên công ty trong khi triển khai dự án.

Thành quả của Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật viễn thông (HTE) là rất đáng ghi nhận, và để giữ vững thành quả, chuyên gia kiến nghị Công ty tiếp tục duy trì hoạt động của Ban ISO và đặc biệt tiếp tục nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm từng bước tổ chức thực hiện hệ thống ngày một hoàn thiện hơn.

Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông (HTE) là một trong 36 doanh nghiệp tham gia chương trình “Hỗ trợ chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới ISO 9001:2015 cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp” . Đây là dự án nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá ngành công nghiệp do Viện Năng suất Việt Nam chủ trì thực hiện trong khuôn khổ Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt”.

Nguồn: Viện năng suất Việt Nam (VNPI)