Các doanh nghiệp sản xuất trên thế giới đang phải học cách để “tinh gọn hóa” tổ chức của mình một cách khó khăn. Nhưng chế độ “tinh gọn hóa” tốt nhất dành cho doanh nghiệp là gì? Nếu bạn lựa chọn phương pháp triệt tiêu lãng phí thì Kaizen chính là con đường dành cho bạn.
Chế độ Kaizen
Kết hợp từ 2 chữ: “Kai”, một từ tiếng Nhật Bản có nghĩa là thay đổi hoặc phá vỡ, và “Zen”, có nghĩa là học hỏi hoặc làm cho tốt hơn, thuật ngữ Kaizen có nghĩa là sự cải tiến. Việc thực hiện Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục, và khi áp dụng vào môi trường hoạt động của một doanh nghiệp, nó có nghĩa là tất cả mọi bộ phận, mọi con người trong tổ chức đều phải không ngừng cố gắng, nhằm liên tục cải tiến tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.
Kaizen là một chuỗi các “sự kiện” mà một số nhân viên trong nhóm được lựa chọn để tham gia vào. Mỗi nhóm sẽ tích cực phân tích một quá trình hay thủ tục mà họ được phân công, để xác định chính xác các chi tiết cần chú ý. Việc này không nhằm mục tiêu để phê bình, chỉ trích mà là để tìm ra sự kém hiệu quả hay còn gọi là lãng phí (“Muda”). Khi đã xác định được “Muda”, nhóm nghiên cứu sẽ tiến hành áp dụng những sự thay đổi cần thiết vào quy trình để loại bỏ các lãng phí.
Việc thực hiện những thay đổi này liên quan đến việc sử dụng chu trình PDCA – Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động. Chìa khóa của Kaizen là “Cần phải liên tục đặt câu hỏi về các quy chuẩn để đảm bảo mọi công việc đều được triển khai một cách tốt nhất có thể”.
Có phải chỉ những doanh nghiệp sản xuất mới cần đến “Lean” hoặc “Kaizen” hay không?
“Muda” tồn tại trong mọi doanh nghiệp. Và bất kể doanh nghiệp có bản chất là gì đi chăng nữa, luôn luôn có một quá trình diễn ra trong nó, và ở mỗi giai đoạn trong quá trình ấy đều tiềm ẩn nguy cơ phát sinh sự lãng phí và kém hiệu quả.
Loại bỏ “Muda”
Bằng cách liên tục tìm ra và loại bỏ ngày càng nhiều vật chướng ngại, bạn sẽ càng tiến gần hơn đến mục tiêu cuối cùng. Bất kỳ quá trình hay luồng thông tin nào trong doanh nghiệp cũng đều mong muốn đạt được được kết quả như vậy. Để có thể đạt được sự hài lòng của khách hàng, hiệu suất và lợi nhuận cao nhất, bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn “Muda” trong doanh nghiệp.
Các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI)
Trước khi bắt đầu thực hiện Kaizen, bạn phải đặt ra một mục tiêu rõ ràng và đo lường được. Các báo cáo tài chính hàng tháng không nhất thiết phải nói về chất lượng dịch vụ khách hàng hoặc về những hạn chế, bất ổn trong quy trình vận hành và các luồng thông tin trong doanh nghiệp. Bạn cần phải xây dựng chỉ số đo lường hiệu suất KPI để thiết lập và đo lường mục tiêu, nó sẽ giúp bạn biết cách đi qua những quá trình loại bỏ lãng phí.
Hãy trở nên Tinh giản và Gọn gàng với chế độ Kaizen
Chế độ Kaizen là giải pháp có thể áp dụng tại bất kỳ doanh nghiệp nào chứ không chỉ riêng các doanh nghiệp sản xuất. Khi thực hiện Lean trong doanh nghiệp, bạn nhất định phải nhớ những điểm chính sau đây:
– Sẵn sàng thay đổi.
– Triệt tiêu lãng phí.
– Đặt ra mục tiêu rõ ràng cụ thể.
– Thiết lập chỉ số đo lường hiệu suất.
– Không ngừng tìm ra trở ngại hay “Muda” trong quá trình vận hành.
– Hoạt động theo nhóm để khai thác điểm mạnh của mọi người.
– Ghi nhớ thành công và thất bại.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.atticusmanagement.com
