Kiểm toán từ xa – giải pháp cho các doanh nghiệp cần duy trì đánh giá chứng nhận ISO khi cần hạn chế tiếp xúc

Sự ảnh hưởng của dịch COVID-19 đã trở thành một sự trở ngại lớn đối các doanh nghiệp hiện đang trong quá trình kiểm toán để lấy một số chứng nhận về tiêu chuẩn chất lượng như ISO. Hiểu được điều này, Ủy ban ISO của Anh đã giới thiệu một phương pháp kiểm toán từ xa để vừa đảm bảo sự an toàn của kiểm toán viên và người lao động, vừa đáp ứng yêu cầu lấy chứng nhận đúng hạn của doanh nghiệp.

Kiểm toán từ xa – giải pháp cho các doanh nghiệp cần duy trì đánh giá chứng nhận khi cần hạn chế tiếp xúc

Trong các cuộc kiểm toán từ xa (remote audit), các kiểm toán viên sẽ không cần trực tiếp đến nhà máy của bạn. Điều này không chỉ giúp cắt giảm chi phí đi lại và phát thải khí phát sinh mà còn là giải pháp lý tưởng trong tình huống doanh nghiệp đang cố gắng hạn chế đi lại và tiếp xúc trực tiếp với người khác, thể giúp bảo vệ nhân viên trong quá trình đánh giá (ví dụ vì lý do ngăn ngừa dịch bệnh).

Kiểm toán từ xa – giải pháp giảm chi phí chứng nhận ISO cho doanh nghiệp

Việc thực hiện Kiểm toán từ xa sẽ giúp tạo ra những khoản tiết kiệm đáng kể cho doanh nghiệp (nhờ giảm chi phí đi lại) qua đó giảm chi phí Chứng nhận liên tục.

Trong các cuộc kiểm toán từ xa, các hoạt động vẫn được thực hiện như kiểm toán đánh giá thông thường. Cụ thể:

Đối với hoạt động xem xét tài liệu: Tổ chức đánh giá sẽ xem xét càng nhiều hệ thống quản lý càng tốt từ xa. Điều này có thể được thực hiện thông qua chia sẻ màn hình hoặc bằng cách gửi thông tin qua email (Nhược điểm: Phải chú ý đến tính bảo mật thông tin, nhất là với những công ty có yêu cầu chặt chẽ về thông tin).

Đối với hoạt động xem xét, đánh giá hiện trường, doanh nghiệp có thể thể hiển thị cho đánh giá viên bằng cách sử dụng webcam hoặc cuộc gọi video từ điện thoại di động (đối với các tiêu chuẩn và chứng nhận yêu cầu xem xét trực tiếp hiện trường hoặc phải xem xét trực tiếp việc tuân thủ các quy trình cụ tại hiện trường); Nếu điều này là không thể do công nghệ, sức khỏe và an toàn, thì điều này sẽ được đánh giá bổ sung tại lần đánh giá trực tiếp bổ sung/kế tiếp. Điều này cũng tùy thuộc vào loại kiểm toán, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tiêu chuẩn mà doanh nghiệp được chứng nhận.

Từ tháng 2/2020, một số tổ chức đã thực hiện cung cấp dịch vụ Kiểm toán từ xa trên thế giới (và bắt đầu giới thiệu tại Việt Nam) như Bureau Veritas, NQA, ISO Accelerator.

Kiểm toán từ xa là một cuộc kiểm toán được thực hiện một phần hoặc hoàn toàn bên ngoài công ty (không đến công ty cần đánh giá). Việc kiểm toán sẽ bao gồm mọi thứ tương tự như kiểm toán trực tiếp thông thường (tại công ty cần đánh giá) nhưng sử dụng công nghệ để hỗ trợ người đánh giá khi không thể đến đánh giá tại công ty.

Văn phòng NSCL