Kiểm toán nhân lực: Giải pháp cải thiện năng suất lao động (Phần 2)

Đối với bất kì tổ chức nào muốn sử dụng kiểm toán nhân lực (MA) để phân bổ hợp lý nguồn tài nguyên của mình thì việc xác định nhu cầu cho mỗi công việc luôn là điều kiện tiên quyết. Ngoài ra cấu trúc của tổ chức, số lượng nhân viên mà mức độ quan trọng của công việc cũng cần được cân nhắc trong quá trình lập kế hoạch. Tất cả đều gói gọn trong 4 khía cạnh của N.O.N.G:

1. Thách thức về nhu cầu (Challenging the Need). Khía cạnh này xem xét liệu công việc hoặc nhiệm vụ đang thực hiện có thực sự cần thiết tại thời điểm hiện tại không – và tầm ảnh hưởng của chúng đến một hay một số mục tiêu chiến lược công ty.
2. Cân nhắc về cấu trúc tổ chức (Considering the Organisational Structures). Tại đây, quy mô và cấu trúc của tổ chức được nhắc đến như nền tảng xây dựng kế hoạch thực hiện và cơ chế hỗ trợ cho MA. Mục tiêu cuối cùng là làm phẳng hóa tổ chức để nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực. Kết quả doanh nghiệp của bạn có thể giảm dáng kể chi phí quản lý, cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ trao đổi giữa các nhân viên, nâng cao ý thức trách nhiệm trong tổ chức đồng thời mở ra nhiều quyền hạn hơn cho các nhân viên chuyên trách.
3. Số lượng nhân viên và mức tải công việc (Numbers of Staff and work loading). Khía cạnh này đảm bảo rằng số lượng nhân viên được phân bổ không nhiều hơn mức cần thiết. Số lượng công việc và hiệu năng thực hiện trung bình chính là công cụ để các nhà quản lý quyết định đâu là số lượng nhân viên phù hợp với từng mức tải công việc.
4. Phân lớp hoặc thứ hạng (Grading or Ranking). Phân lớp/Thứ hạng công việc được xác định bởi mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của chúng đối với tổ chức. Do đó, ngoài yêu cầu về năng lực, các nhà quản lý còn cần cân nhắc đến thứ hạng công việc trước khi giao phó. Điều này hoàn toàn dễ hiểu bởi thứ hạng công việc có mối liên hệ chặt chẽ với quyền hạn nhân viên có thể sử dụng.

Để thực hiện kiểm toán nhân lực thành công, các chính sách về nhân sự phải trở thành công cụ cho các nhà quản lý. Điều này rất quan trọng trong việc hạn chế lãng phí nguồn lực. Đối với các tổ chức có quy mô lao động lớn hơn 250 người, ban lãnh đạo có thể chỉ định hoặc đào tạo kiểm toán viên, sau đó lựa chọn một số khu vực để kiểm toán. Việc này cần được thực hiện đồng bộ và phải xác định rõ cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. Đối với các tổ chức có quy mô nhỏ hơn, việc thực hiện kiểm toán cho toàn bộ doanh nghiệp là hoàn toàn khả thi. Thực tế cho thấy các tổ chức nhỏ có xu hướng áp dụng MA hiệu quả hơn các tổ chức lớn.

Sau khi một kiểm toán viên được chỉ định và các nguồn lực đều sẵn sàng để thực hiện MA, quy trình này thường được khởi động bằng cách thông báo cho các nhân viên nhân viên trong khu vực được chọn về cuộc kiểm toán sắp tới. Tiếp theo, nhóm thực hiện MA tìm kiếm thông tin về những nhiệm vụ và hoạt động khác nhau cần được xử lý trong khu vực, phân loại chúng thông qua mẫu mô tả và phương pháp phân tích công việc chi tiết (JDA). Dữ liệu từ JDA, sơ đồ tổ chức là bản đồ nguồn nhân lực cung cấp cho kiểm toán viên một cái nhìn tổng thể về nhu cầu phân bổ nhân lực cho khu vực. Từ đó, những nhân viên này có thể đề xuất kế hoạch phân bổ nhằm hướng tới mục tiêu tối ưu hóa năng suất lao động.

Văn phòng NSCL biên dịch