Khó khăn khi áp dụng hệ thống quản lý cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong cộng đồng DN Việt Nam, thì doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) là loại hình doanh nghiệp (DN) chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế. Theo đó, loại hình DN này đóng vai trò quan trọng, nhất là tạo việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, giúp huy động các nguồn lực xã hội cho đầu tư phát triển, xóa đói giảm nghèo… Cụ thể, về lao động, hàng năm tạo thêm trên nửa triệu lao động mới; sử dụng tới 51% lao động xã hội và đóng góp hơn 40% GDP.

Có vai trò quan trọng như vậy nhưng hầu hết các DNNVV của Việt Nam quản lý theo kinh nghiệm truyền thống, và chỉ có một số lượng nhỏ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, GMP hay các mô hình quản lý, kiểm soát như HACCP, VIETGAP. Trong đó, phần lớn các DNNVV sử dụng các chứng chỉ được cấp này như một cái “mác” để tạo niềm tin cho khách hàng mà chưa tận dụng được hết các nguyên lý, nguyên tắc quản lý của các hệ thống quản lý trong quản trị doanh nghiệp.

Vậy vì sao việc thực hiện các tiêu chuẩn này tại các loại hình doanh nghiệp này vẫn chưa triệt để và toàn diện? Bởi có rất nhiều khó khăn mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải khi triển khai áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến. Dưới đây là một số khó khăn điển hình:

a. Khó khăn trong nội bộ các doanh nghiệp thực phẩm Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: Việc áp dụng một hệ thống quản lý đồng nghĩa với chi phí trong việc nâng cấp các thiết bị, nguồn nhân lực. Chi phí cho cơ sở hạ tầng và trang thiết bị thông thường là rào cản lớn nhất cho các doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp thực phẩm vừa và nhỏ.

Để áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến, doanh nghiệp vừa và nhỏ đối diện với nhiều khó khăn về việc không đủ mặt bằng nhà xưởng và trang thiết bị quy định, nhà cửa không sạch sẽ, trang thiết bị cũ và thiếu vệ sinh. Thậm chí tại một số vùng, các doanh nghiệp còn khó khăn trong việc có được đường cung cấp nước sạch và đường dẫn thoát nước thải, hay hệ thống điện ổn định để chạy các thiết bị đảm bảo an toàn. Điều này làm cho việc xây dựng hệ thống quản lý một cách chắp vá, thiếu đồng bộ, dẫn đến lợi ích mà các hệ thống quản lý đem lại không nhiều, làm chủ doanh nghiệp thiếu kiên nhẫn khi áp dụng các hệ thống quản lý.

Nguồn nhân lực: Nhận thức và chuyên môn: Người chủ và người vận hành các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có thể ý thức được vấn đề liên quan đến hệ thống của mình. Tuy nhiên họ quá bận rộn với các công việc kinh doanh mà không nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các hệ thống quản lý. Trong nhiều trường hợp, thậm chí họ biết được tầm quan trọng, nhưng các doanh nghiệp vẫn thiếu năng lực chuyên môn để vận hành hệ thống quản lý hiệu quả. Một số Doanh nghiệp nhận thức được vấn đề này đã đề xuất đến vấn đề thuê nhân lực để quản lý.

Tuy nhiên, sự khan hiếm nhân lực có chuyên môn quản lý, nắm bắt được các nguyên tắc hệ thống ở Việt Nam hiện nay còn ít. Chi phí vận hành hệ thống: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn vốn nhỏ, do vậy họ thường kiểm soát rất chặt mọi chi phí. Nguồn kinh phí trả cho lao động thường hiếm khi vượt quá nguồn ngân sách để sản xuất và kinh doanh. Do đó, khi cần một chi phí vượt quá ngân sách để thuê các nhân lực cần thiết vận hành hệ thống hay đào tạo nhân viên là một vấn đề khó khăn. Bên cạnh đó, các vấn đề hậu đãi đối với nguồn nhân lực chủ chốt trong hệ thống chưa được đảm bảo nên khi DNNVV đào tạo được một nguồn nhân lực đáng kể sẽ đứng trước nguy cơ chảy máu nhân lực. Ngoài ra, các DNNVV còn mất chi phí định kỳ hàng năm để trả các loại thuế, phí như phí chứng nhận, đánh giá hoặc các chi phí cho việc thay đổi công nghệ, trang thiết bị, đào tạo nhân viên. Trong giai đoạn khó khăn về vốn, các DNNVV thường cắt giảm các chi phí này để đảm bảo các chi phí cho sản xuất, kinh doanh dẫn đến sự duy trì hệ thống quản lý không cao.

b. Khó khăn do thiếu môi trường trợ giúp Vấn đề tài chính: Các khó khăn về tài chính là những rào cản thực tế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi áp dụng một hệ thống quản lý. Sự trợ giúp từ Chính phủ và các tổ chức thương mại không đủ để tạo nên một sự thay đổi trong các doanh nghiệp này. Trong khi đó, chi phí cho việc xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý có thể cao hơn nhiều so với dự toán ban đầu, như thuê tư vấn bên ngoài, thời gian đào tạo nhân viên có thể ảnh hưởng trực tiếp tới các công việc sản xuất kinh doanh của các DNNVV. Một số DNNNVV nhằm giảm thiểu chi phí thuê tư vấn, set up hệ thống đã bê nguyên tài liệu của các đơn vị tương tự dẫn tới sự cồng kềnh hệ thống quản lý, hoặc hệ thống quản lý đã bị lạc hậu, khó thực thi do tài liệu ISO ban hành không theo kịp với sự phát triển của thị trường.

Các yêu cầu pháp lý: Các yêu cầu pháp lý thường là ở mức tối thiểu để đảm bảo các điều kiện vệ sinh và an toàn thực phẩm, môi trường, tiết kiệm điện. Khi không có chế định từ chính phủ về việc triển khai, áp dụng các quy định, điều kiện, thông tư liên quan đến các vấn đề trên thì hầu hết các doanh nghiệp đều không cảm thấy cần thiết và không tuân thủ các luật định. Điều này dẫn tới, một số hệ thống quản lý không thể triển khai ở các DNNVV như hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001), hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (ISO 22000, FSSC), hệ thống quản lý an toàn lao động (OHSAS 18001) hay hệ thống quản lý tiết kiệm năng lượng (ISO 50001) và các hệ thống khác như GMP, HACCP…

Ý thức kinh doanh và thái độ của các tổ chức công nghiệp và thương mại: Các chứng chỉ hệ thống quản lý được yêu cầu như những chiếc vé vào cửa cho các thị trường thương mại quốc tế. Các doanh nghiệp lớn bởi lý do đó phải tiến hành áp dụng các hệ thống quản lý và có nguồn nhân lực để đảm bảo việc kiểm soát các hệ thống này. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu là cung cấp sản phẩm cho thị trường trong nước, các khách hàng, người bán lẻ, nên không triển khai áp dụng hệ thống quản lý do khách hàng của họ không yêu cầu chứng chỉ.

Tuy một số doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có ý thức đi trước áp dụng hệ thống quản lý, họ lại chọn những đơn vị tư vấn, chứng nhận chưa đảm bảo năng lực dẫn tới hệ thống quản lý của họ khi được xây dựng không hiệu quả, cồng kềnh và mang tính giấy tờ, hình thức. Điều này dẫn đến sự “bất mãn” không nhỏ của đại bộ phận nhân viên khi áp dụng hệ thống và tâm lý chỉ cần chứng chỉ ở Ban Lãnh đạo.

Từ những khó khăn nội bộ và bên ngoài phân tích ở trên cho thấy, thực trạng áp dụng hệ thống quản lý ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam hiện nay còn hạn chế. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa áp dụng, họ sẽ gặp khó khăn, hạn chế khi muốn mở rộng thị trường và trong xu thế hội nhập hiện nay, việc không thay đổi cách thức quản lý có thể làm rào cản dẫn đến định hướng giải thể trong tương lai của doanh nghiệp. Đối với những nghiệp vừa và nhỏ đã áp dụng, sự khó khăn về nguồn vốn, cơ sở trang thiết bị, nguồn nhân lực đã và đang là bài toán khó khi DN duy trì hệ thống. Bởi vậy, rất cần sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc khuyến khích xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.

Hương Dịu