Kaizen và các nhóm chất lượng của Nhật Bản

Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” – ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”.

Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Hệ thống góp ý của người Nhật tập trung vào sự tham gia của mọi nhân viên. Các công ty Nhật tin rằng, càng nhiều người tham gia thì cơ hội tích lũy dần dần và liên tục các cải tiến nhỏ lại càng lớn.

Tại các doanh nghiệp Nhật, bên cạnh việc xây dựng hệ thống đề xuất ý tưởng (Kaizen Teian) nhằm khuyến khích việc đóng góp sáng kiến, nhắm tới từng nhân viên riêng rẽ, việc thành lập các tổ, nhóm chất lượng cũng được chú trọng. Các nhà nghiên cứu Mỹ cho rằng, các nhóm chất lượng Nhật Bản chính là “chìa khóa thành công” của nền doanh nghiệp Nhật Bản. Các nhóm chất lượng Nhật Bản có mục đích của nhóm: Phát hiện và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, chống lãng phí, tăng năng suất. Các nhóm này, tùy quy mô, thực hiện các mục tiêu kaizen khác nhau.

Với Nhóm có từ 8 đến 10 người, nhóm thường bao gồm các thành viên: Lãnh đạo công ty đóng vai trò của nhà tài trợ, hỗ trợ cho họat động của nhóm, Nhóm trưởng, nhân viên thu thập và xử lý thông tin; các thành viên khác (là nhân viên công ty), chuyên gia, và khách hàng. Lãnh đạo được nhóm bầu hay do cấp trên chỉ định. Nhóm được huấn luyện các phương pháp kiểm tra chất lượng, tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề như phương pháp não công (Brainstorming), Synectics, 6 mũ tư duy (Six Thinking Hat).

Nhóm chất lượng sinh họat hàng tuần và họat động dưới hình thức Đội đặc nhiệm. Đội đặc nhiệm được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu cải tiến của một khu vực, bộ phận nào đó trong doanh nghiệp, khi giải pháp cần được cung cấp trong vòng 5 -7 ngày. Họat động kể trên của Đội đặc nhiệm được gọi là Kaizen Event. Kaizen Event đặc biệt được áp dụng trong các trường hợp sau: Cần khẩn cấp một giải pháp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay để vượt qua đối thủ cạnh tranh. Cần tạo ấn tượng có ý nghĩa về doanh số hay lợi nhuận. Không thể chịu đựng, kéo dài tình trạng không mong muốn.

Hoạt động của các nhóm chất lượng đã tạo nên phong trào chất lượng và mang lại thương hiệu tin cậy về chất lượng của sản phẩm, hàng hóa Nhật Bản trên toàn thế giới.

Văn phòng NSCL biên dịch