ISO 9001:2015 & Lean Sự tích hợp mang lại hiệu quả cao nhất cho HTQLCL

Không có cách nào ngăn chặn Các điểm không phù hợp do lỗi của con người tốt hơn công cụ Lean

Lãng phí liên quan đến việc nhiều hệ thống cùng phục vụ cho cùng 1 mục đích là rất lớn. Điều này đúng với nhiều tổ chức vừa thực hành Lean vừa áp dụng ISO – Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Phiên bản mới ISO 9001 dự kiến được công bố vào năm 2015, sẽ có nhiều thay đổi lớn. Nó cũng đem lại cho doanh nghiệp cơ hội lớn để hợp nhất Lean vào hệ thống QMS, do đó làm cho cả 2 hệ thống hoạt động hiệu quả hơn và loại bỏ các lãng phí vốn có trong nhiều hệ thống phục vụ cho cùng một mục đích.

Mặc dù không có lý do gì cho việc tích hợp hai hệ thống tại thời điểm hiện tại, nhưng phiên bản ISO 9001 mới với nhiều điểu chỉnh sẽ đem đến cho doanh nghiệp cơ hội hoàn hảo để tích hợp 2 hệ thống này. Dưới đây là một số ví dụ về cách thức tích hợp 2 hệ thống có thể được thực hiện dựa trên dự thảo của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tất nhiên vẫn còn những thay đổi nhỏ khác trước khi phiên bản chính thức được công bố

Tiếp cận theo quá trình

Cách tiếp cận theo quá trình là một trong những trọng tâm của phiên bản ISO 9001:2015. Trong khi, cách tiếp cận trong quá trình đã không được nhìn nhận đúng trong vai trò ISO 9001:2008, và chỉ một số ít doanh nghiệp và các đánh giá viên xem xét vấn đề này nghiêm túc trong QMS của họ. Việc ban hành phiên bản mới của ISO 9001 là một cơ hội để các tổ chức mà ở đó dòng chảy của các quá trình bị cơ cấu các phòng ban làm vô hiệu hóa, xắp xếp lại hoạt động theo hướng tập trung vào chuỗi giá trị.ISO 9000 và Lean luôn hướng đến việc tiếp cận theo quá trình và chuỗi giá trị. Phiên bản ISO 9001:2015 sẽ nhấn mạnh yêu tố này, do đó đem lại một cơ hội tốt cho việc tái tổ chức theo tình thần Lean và ISO 9001

Định hướng chiến lược

Mở đầu ISO 9001:2015 trình bày rằng một tổ chức phải quyết định “ Đinh hướng chiến lược của mình và điều gì sẽ ảnh hướng đến khả năng đạt được những kết quả theo dự định của hệ thống QMS của tổ chức”. Đây là điều mà quá trình Lean của Hoshin Kanri hay “chiến lược triển khai quy trình” sẽ phù hợp một cách thần kỳ. Nó đã hoàn toàn phù hợp từ phiên bản 2008 của ISO 9001 cũng như phù hợp với các yêu cầu của kế hoạch chất lượng, mục tiêu tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thông tin nội bộ. Tuy nhiên, yêu cầu đặc biệt của việc quyết định hướng đi chiến lược sẽ đem đến một cơ hội tuyệt vời để thực hiện Hoshin Kanri, yếu tố chỉ đạo cho các hoạt động Kaizen thông qua hệ thống hành động khắc phục

Lean và ban quản lý chất lượng trong ban quản lý cấp cao nên làm việc cùng nhau để hiểu được mối liên quan giữa các yêu cầu chồng chéo của ISO 9001 và Hoshin Kanri, sau đó loại bỏ dư thừa trong hai hệ thống .. triển khai và thực hiện kế hoạch chiến lược một cách chặt chẽ và mạnh mẽ

Quản lý rủi ro

ISO 9001:2015 sẽ tập trung nhiều vào quản lý rủi ro . Xác đinh và giảm thiểu rủi ro đòi hỏi 1 cách tiếp cận có phương pháp, có hệ thông xác định rủi ro và kết hợp các phương pháp để giải quyết chúng. Điều này sẽ được yêu cầu ở nhiểu cấp độ trong toàn bộ tổ chức, từ cấp chiến lược đến cấp thực hiện sản phẩm, dịch vụ. Các công cụ SWOT (viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và phân tích các mối đe dọa) cũng như phân tích FMEA (phân tích tác động và tác động) sẽ phải được sử dụng để xác định và giảm thiểu những rủi ro này. Rủi ro được định nghĩa là “Sự không chắc chắn tạo ra từ một hệ thống không được báo trước, thường là do sự lộn xộn quá mức hoặc lãng phí trong hệ thống. Một cách tiếp cận Lean đúng và việc tập trung liên tục vào loại bỏ nguy cơ rủi ro sẽ giúp cho cả hai hệ thống hoạt động xác định và giảm thiểu những rủi ro

Ngăn ngừa sai lỗi

Ngăn ngừa sai lỗi (mistake – proofing), hoặc nói theo ngôn ngữ của Lean là poka – yoke được chính thức hóa bởi Shigeo – Shingo là bất cứ điều gì trong 1 quá trình có thể giúp con người tránh những sai lỗi.

Một yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tổ chức phải tuyên truyền “Việc phòng ngừa sự không phù hợp do lỗi của con người ví dụ như sai lầm không chủ ý”. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện phương pháp Ngăn ngừa sai lỗi từ khâu sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các đánh giá viên và các tổ chức cần phải có kiến thức về các công cụ và phương pháp để ngăn ngừa sai lỗi trong suốt quy trình.

Một công cụ Lean, ở cấp thấp hơn công cụ ngăn ngừa sai lỗi nhưng sẽ mang lại hiệu quả rất lớn nếu như được thực hiện đúng đắn, đó là phương pháp 5S – có 5 bước rất dễ hiểu

1. Sàng lọc (Sort): nhằm loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc nơi làm việc¼
2. Sắp xếp (Straighten): nhằm phân loại, hệ thống hóa để bất cứ thứ gì cũng có thể dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại
3. Sạch  sẽ ( Shine ): Là lau chùi, quét dọn, vệ sinh và luôn nghĩ đến những điều tốt đẹp, một môi trường sống, làm việc lành mạnh và an toàn
4. Săn sóc ( Standardize ): Là tiêu chuẩn hóa, quy trình hóa những gì đã đạt được để mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân theo một cách bài bản, hệ thống
5. Sẵn sàng ( Sustain): Là giáo dục, duy trì, cải tiến bốn nguyên tắc trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Chữ  S- sẵn sàng sustain thứ năm được xem là bước khó nhất. Thực hành Lean như những người đứng đầu về trình độ chuyên môn quản lý trực quan hay Gembe (Gemba aizen là một khái niệm của hật Bản về sự cải tiến liên tục được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả của một quy trình và làm giảm lãng phí) là những phương pháp duy trì sự ngăn ngừa những điểm không phù hợp gây ra bởi yếu tố con người.

Hệ thống QMS và Lean đều nhằm mục đích cải tiến các quy trình mà chúng ta đang làm việc. Nó sẽ trở nên lãng phí nếu như 2 hệ thống được vận hành bởi hai bộ phận khác nhau cùng hướng về mục tiêu giống nhau, nhưng lại không được tích hợp một cách phù hợp. Phiên bản mới của ISO 9001 sẽ buộc các tổ chức phải thay đổi QMS của mình, và điều này mang đến cơ hội tuyệt vời nhằm tích hợp Lean vào hệ thống quản lý chất lượng dựa trên nền tảng ISO. Đã đến lúc thực hiện điều này.