ISO 9001:2008 tại công ty TNHH Cầu Vồng Việt

Việc áp dụng các Hệ thống quản lý (HTQL) theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, ISO 22000, ISO 27000, ISO/IEC 17025, OHSAS 18001, … được thừa nhận và đã chứng tỏ trên thực tế về khả năng mang lại những lợi ích to lớn cho các tổ chức trên các khía cạnh như thị trường, tác nghiệp và kiểm soát, và phát triển bền vững. Điều này giải thích tại sao ngày càng có nhiều tổ chức có mong muốn và đã triển khai áp dụng các HTQL vào trong hoạt động của tổ chức mình, đặc biệt là HTQL Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 – một trong các hệ thống quản cơ bản nhất đối với các tổ chức.

Đối với doanh nghiệp, cách duy nhất để giữ được khách hàng chính là việc cam kết về chất lượng. Hiện nay ISO 9000 là mô hình quản lý chất lượng theo hệ thống – một giải pháp được cho hiện đại, hiệu quả, và có thể đảm bảo được sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp. Hệ thống Quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000 đã trải qua các phiên bản cùng các thăng trầm của nền kinh tế thế giới: ISO 9001:1987, ISO 9001: 1994, ISO 9001:2000, ISO 9001:2008. Từ năm 2008 đến hết quý III năm 2015, ISO 9001:2008 là phiên bản được cập nhật nhất.

Là một giám đốc trẻ, Ông Lê Đức Long – Giám đốc công ty TNHH Cầu Vồng Việt đã sớm tiếp cận và đưa ISO 9001:2008 vào áp dụng tại doanh nghiệp. P&Q Solutions là đơn vị tư vấn các hệ thống quản lý được Cầu Vồng Việt lựa chọn là đối tác trong việc hướng dẫn xây dựng và kiện toàn hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cuối năm 2014.

Công ty TNHH Cầu Vồng Việt được thành lập năm 2010, có nhà máy tại Khu công nghiệp Đại Đồng, Hoàn Sơn, Tiên Du, Bắc Ninh, là đơn vị sản xuất sơn tĩnh điện cho các khách hàng lớn trong nhiều lĩnh vực như: Ariston Vietnam, Samsung Vietnam, Panasonic, Sumitomo, 3C Engineerin…

Tại buổi họp khởi động dự án ISO 9001:2008, Ban lãnh đạo Cầu Vông Việt và các cán bộ công nhân viên đã hiện cam kết mạnh mẽ và quyết tâm trong việc triển khai và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Sau buổi họp khởi động, đội ngũ chuyên gia tư vấn cùng ban ISO đã tiến hành khảo sát chi tiết và xây dựng kế hoạch, lộ trình triển khai cụ thể.

Cầu Vồng Việt là đơn vị có đặc thù sản xuất nên việc kiện toàn cơ sở hạ tầng, môi trường rất quan trọng. Cụ thể,

– Sắp xếp lại mặt bằng sản xuất theo 5S, mặt bằng và các khu vực làm việc được tiêu chuẩn hóa về hiện trường theo công việc tiêu chuẩn và trực quan hóa để kiểm soát một cách hiệu quả. – Thiết lập dòng chảy và tiêu chuẩn hóa công việc, độ sản xuất, Quá trình sản xuất được sắp xếp trên cơ sở phân tích năng suất từng công đoạn và bố trí dòng chảy liên tục với Kế hoạch kiểm soát và Công việc tiêu chuẩn. – Tiêu chuẩn hóa công việc của tổ trưởng và giám sát sản xản xuất, Các tổ trưởng và nhân sự kiếm soát sản xuất nắm bắt và có khả năng triển khai đầy đủ trách nhiệm quản lý của mình, tăng cường tính chủ động và hiệu quả trong công việc. – Kiện toàn tiêu chuẩn năng lực và phát triển năng lực nhân sự, Tiêu chuẩn hóa và trực quan hóa năng lực nhân sự sản xuất và quá trình phát triển năng lực nhân sự trong sản xuất.

Sau khi kiện toàn bốn điều kiện trên, đội ngũ chuyên gia tư vấn cùng ban ISO của Cầu Vồng Việt đã hoàn thiện lại sơ đồ tương tác quá trình giữa các phòng/ban/bộ phận. Dựa vào sơ đồ tương tác quá trình giữa các phòng/ban, hệ thống các tài liệu và quy trình quản lý theo ISO 9001:2008 sẽ được xây dựng.

Việc quyết định triển khai Hệ thống QLCL cho dù vì lý do nào, cũng bắt đầu từ lãnh đạo của tổ chức. Để HTQL được triển khai thành công, tổ chức cần có sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức: cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên – trong quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến, đặc biệt là các cam kết của ban lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000.

Một trong các công việc của đơn vị Tư vấn nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý là phải đào tạo cho đội ngũ cán bộ của ban ISO về nhận thức, diễn giải đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2008. Cùng với sự tương tác giữa đội ngũ chuyên gia tư vấn và các thành viên ban ISO các bản mô tả công việc tại các vị trí làm việc đã được hoàn thành. Mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu, là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện các chức năng đó. Vì vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức.

Sau nửa năm nỗ lực, bộ tài liệu của Cầu Vồng Việt đã được hoàn thiện và ban hành áp dụng với số tay chất lượng, 01 hướng dẫn, 14 quy trình và 63 biểu mẫu: quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình kiểm soát hồ sơ, quy trình đánh giá nội bộ, quy trình hành động khắc phục phòng ngừa, quy trình xem xét hệ thống, quy trình tuyển dụng và đào tạo, quy trình lập kế hoạch sản xuất, quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm, quy trình kiểm soát tác nghiệp sơn, hướng dẫn xử lý sản phẩm không phù hợp, quy trình quản lý kho, quy trình giải quyết khiếu nại và đo lường sự thỏa mãn, quy trình quản lý máy móc thiết bị, quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp,

Một trong các bước để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau khi đưa vào áp dụng là kiểm tra, giám sát quá trình áp dụng và thu thập các phản hồi cho việc điều chỉnh, hoàn thiện các tài liệu và biện pháp kiếm soát đã được ban hành, sau đó Ban ISO của Cầu Vồng Việt đã tiến hành thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo đối với HTQL đã được ban hành và áp dụng nhằm xác định sự phù hợp, hiệu lực và thích hợp của HTQL cũng như các yêu cầu cho khắc phục, cải tiến,

Với việc hoàn thành mục tiêu chất lượng được đánh giá chứng nhận thành công vào Quý II năm 2015 như đã cam kết, Trung tâm chứng nhận hệ thống QLCL và An toàn VRQC đã tiến hành đánh giá chứng nhận và cấp giấy chứng nhận phù hợp với Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho Công ty TNHH Cầu Vồng Việt với phạm vi gia công sơn tĩnh điện.

Việc áp dụng thành công Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã mang giúp Cầu Vồng Việt nâng cao uy tín, hình ảnh trên thị trường, tăng cơ hội thâm nhập thị trường trong nước và xuất khẩu. Bên cạnh đó, Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2008 đã giúp các cán bộ Quản lý của Cầu Vồng Việt nâng cao khả năng đạt được các mục tiêu quản lý thông qua quá trình hoạch định và kiểm soát minh bạch. Nâng cao hiệu quả của các nỗ lực quản lý tác nghiệp và tuân thủ yêu cầu thông qua việc chủ động phòng ngừa trên cơ sở tiếp cận theo mô hình quản lý theo quá trình, quản lý rủi ro, và việc chủ động tìm hiểu, đáp ứng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu liên quan khác.

Tăng cường hiệu quả, giảm sai lỗi trong quá trình phối kết hợp giữa các chức năng và bộ phận trên cơ sở phương pháp quá trình và trao đổi thông tin hiệu quả, Chuyển đổi phương pháp quản lý từ “sự vụ” và “mệnh lệnh” sang theo quy trình và hệ thống trên cơ sở các trách nhiệm, quyền hạn, phương pháp, chuẩn mực được quy định rõ ràng cho từng cấp, chức năng trong tổ chức, Hỗ trợ quản lý tri thức thông qua việc chia sẻ và tiêu chuẩn hóa các tri thức, kinh nghiệm ở dạng các quy trình và hướng dẫn; từ đó chuyển các kinh nghiệm và tri thức cá nhân thành tài sản của Công ty.