ISO 9001 trong vai trò một công cụ quản lý kinh doanh (Phần 3): Kiểm nhiệm kết quả thực hiện và duy trì cải tiến liên tục

Kiểm nghiệm kết quả thực hiện quy trình và những hiệu quả đạt được

Một khi doanh nghiệp đã hiểu được quá trình vận hành tổ chức, điều quan trọng tiếp theo là giám sát hoạt động để đánh giá hiệu quả.

Một hệ thống quản lý chất lượng là một phần chiến lược của kế hoạch kinh doanh tổng thể. Vì vậy, cần xác định rõ các quá trình đang hỗ trợ việc đáp ứng mục tiêu tổng thể. Ví dụ, mục đích của một quá trình kiểm duyệt lần cuối là để đảm bảo những sản phẩm không phù hợp không thể được giao cho khách hàng. Để vượt qua kiểm duyệt lần cuối, các tiêu chí (ví dụ đầu vào) phải được xác định để các thanh tra có thể đánh giá các sản phẩm đạt yêu cầu (đầu ra).

Mỗi quá trình đều có thể có những rủi ro nhất định, vì vậy ngay cả một quá trình hoạt động hiệu quả cũng không thể đảm bảo ngăn chặn hoàn toàn những sản phẩm không phù hợp. Các doanh nghiệp có thể lập mục tiêu để kiểm soát tỷ lệ sản phẩm không phù ở mức tối đa 2 % tổng số sản phẩm. Để giám sát liên tục quá trình này, DN sẽ phải ghi chú lại mỗi khi một sản phẩm bị trả về để đo lường hiệu suất và hiệu quả của quá trình kiểm duyệt lần cuối. Nếu quá trình này không được theo dõi và tỷ lệ sản phẩm không phù đi vượt ngưỡng 2%, DN sẽ phải phân tích các nguyên nhân và thực hiện những hành động khắc phục tương ứng để cải thiện quá trình kiểm duyệt lần cuối và giữ được tỷ lệ sản phẩm không phù hợp trong mức cho phép.

Cải tiến liên tục quá trình dựa trên những đánh giá khách quan

Nguyên nhân khiến nhiều DN không phát huy được hết tiềm năng hoặc vẫn hoạt động cầm chừng là do DN chưa có cơ chế để thúc đẩy cải tiến liên tục. DN chỉ quanh quẩn ứng phó với những tình huống khó khăn, giải quyết các vấn đề bề mặt và đối phó tạm thời với các vấn đề trước mắt chứ đào sâu giải quyết vấn đề cốt lõi là hiệu suất quá trình dựa trên các biện pháp khách quan. Đây là một trong những lý do các DN vừa và nhỏ vẫn tiếp tục duy trì sản xuất/kinh doanh nhỏ, và cũng là lý do khiến những DN lớn không đạt được lợi nhuận tối đa. Trong trường hợp này, ISO 9001 cung cấp các biện pháp khách quan để DN thực hiện cải tiến liên tục.

Hiệu quả mà ISO 9001 đem lại vượt xa so với một hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng thông thường và cần được ứng dụng như một công cụ quản lý kinh doanh. Tập trung thực hiện tiếp cận sâu sát quá trình vận hành của DN sẽ đem lại phương pháp xác định và kiểm soát quy trình có hệ thống quy củ, đảm bảo mỗi yêu cầu chất lượng đều được hiểu và đáp ứng thỏa đáng, và đồng thời tạo thêm cơ hội để DN nhận được những giá trị thiết thực.

Khi tiêu chuẩn ISO 9001 được sử dụng như một công cụ quản lý kinh doanh, mọi quy trình đều được giám sát bởi các phép đo khách quan, lúc này DN có thể tập trung vào nguyên nhân thực sự giúp thúc đẩy hiệu suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Văn phòng NSCL (Biên dịch)

Nguồn: qualitydigest.com