Đáp: Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức/doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng.
Để đảm bảo duy trì và cải tiến, cần thực hiện tốt ít nhất các vấn đề sau:
+ Tổ chức tốt các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện những bất cập và những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống;
+ Các lỗi phát hiện qua đánh giá nội bộ; trong quá trình giám sát, điều hành công việc; phản hồi từ khách hàng … cần được thực hiện theo đúng nguyên lý của khắc phục – phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc ngăn ngừa lỗi tiếp tục xảy ra;+ Khi có cán bộ, nhân viên mới tuyển dụng hoặc bố trí công việc mới cần chú ý đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;
+ Hệ thống văn bản cần được điều chỉnh, cải tiến một cách kịp thời. Nếu sau 2 năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh, cải tiến một tài liệu nào đó thì cần xem xét hoặc tài liệu đó không được thực hiện nghiêm túc hoặc không thực sự cần thiết;
+ Cuộc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng hàng năm cần xác định rõ mức độ hiệu lực của hệ thống và các công việc cần thực hiện để cải tiến hệ thống;
Nên bổ sung các hoạt động định kỳ của hệ thống quản lý chất lượng như đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo… vào kế hoạch chung của tổ chức/doanh nghiệp để không quên thực hiện các yêu cầu này
Đáp: Hiện có các Tiêu chuẩn Việt Nam về Hệ thống Quản lý Môi trường còn hiệu lực sau đây:
Đáp: Bạn là một doanh nghiệp trong ngành ô tô, do đó, xin giới thiệu với bạn 2 ví dụ điển hình về áp dụng Kaizen trong các doanh nghiệp sản xuất ô tô hàng đầu của Nhật Bản, đó là Toyota và Nissan.
Câu chuyện Toyota Tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, người ta cũng có thể thấy ý tưởng “Kaizen” được áp dụng nghiêm túc và triệt để. Hãy lấy xe chở hàng làm ví dụ. Trước đây, Toyota thường phải chi một khoản không nhỏ cho loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Rồi sau đó người ta phát hiện ra: có thể tự chế tạo loại xe này từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và lắp thêm động cơ. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn một nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe. Số tiền này xem ra chỉ như muối bỏ bể so với ngân sách khổng lồ của tập đoàn, tuy nhiên nó là một trong những lợi thế hiếm có mà đối thủ Mỹ không thể nào theo nổi.
Câu chuyện Nissan Các công ty xe hơi ở Nhật Bản đã sáng tạo học thuyết Kaizen, nghĩa là “liên tục cải tiến”, nhưng chính Nissan mới thực sự là hãng dẫn đầu phong trào này. Nissan đã áp dụng triệt để phương pháp sản xuất theo dây chuyền khép kín, kết hợp với các vật tư, thiết bị đầu vào với chất lượng cao, bảo đảm sản xuất liên tục, không có thời gian chết và không cần nhiều kho chứa.Nissan khuyến khích toàn bộ các thành viên của hãng tham gia cải tiến, hợp lý hóa sản xuất. Tuy mỗi sáng kiến mang lại hiệu quả kinh tế không nhiều, nhưng tổng hợp lại đã tiết kiệm cho công ty hàng tỷ Yên. Những cải tiến, hợp lý hóa nhỏ nhất tưởng chừng như lặt vặt không ai để ý đến như xê dịch thùng đựng bán thành phẩm thêm 1 m, hoặc thay đổi cách chiếu sáng chỗ làm việc… đều được trân trọng lắng nghe và áp dụng. Không chỉ ở bộ phận sản xuất, ngay cả bộ phận hành chính cũng phải giảm biên chế tới mức tối đa, mỗi chiếc phong bì được sử dụng vài chục lần, khi đã nhàu nát mới bị loại bỏ. Không một bóng đèn nào được bật sáng một cách vô ích. Mỗi nhân viên đều có một chiếc cán bút nhựa để có thể lắp được những mẩu bút chì viết tới milimét cuối cùng. Nhờ khả năng tiết kiệm vô tận, giá thành một chiếc ôtô được giảm từ 10.000 đến 12.000 yên, giúp Nissan luôn duy trì được khả năng cạnh tranh.
Ngoài ra, còn có rất nhiều ví dụ khác mà bạn có thể tham khảo sau đây:
Kaizen 1: Khi đỗ xe trong gara, lái xe thường đâm phải cầu thang bộ do nó nằm ngoài tầm nhìn của lái xe. Do đó, cần phải thực hiện cải tiến (Kaizen) để cho người lái xe có thể nhìn thấy cầu thang và dừng xe trước khi đâm phải nó. Việc cải tiến được thực hiện đơn giản bằng cách treo một quả bóng tennis lên trần nhà bằng một sợi dây và cách cầu thang một khoảng cách nhất định (hình 1). Khi quả bóng tennis chạm vào kính chắn gió của xe ô tô, người lái xe sẽ hiểu rằng đến lúc phải “dừng lại tại đây”.
Kaizen 2: Cây dừa mọc nhiều ở các nước Đông Nam Á và có những cây cao hơn 10 m. Nhiều người không biết cách trèo lên để hái dừa. Một giải pháp Kaizen được đưa ra là khắc những hình chữ V lên thân cây dừa để cho việc leo cây được dễ dàng và an toàn hơn.
Kaizen 3: Một sinh viên làm tại bộ phận dịch vụ khách hàng của Câu lạc bộ Quần vợt cho biết anh ta hay bị đau lưng do thường xuyên cúi nhặt bóng quanh sân. Trong một sáng kiến được đưa ra là thiết kế một chiếc giỏ để nhặt bóng tennis. Ý tưởng sáng tạo chính là thiết kế cán tay cầm dài ở đáy giỏ. Những sợi dây được đặt song song với nhau ở hai bên phía thấp hơn của giỏ. Khoảng cách giữa hai sợi dây hẹp hơn một chút so với đường kính quả bóng tennis, như vậy khi quả bóng được đánh vào trong giỏ, hai sợi dây sẽ mở ra để quả bóng lọt vào bên trong. Khi quả bóng đã vào trong giỏ, hai sợi dây sẽ xiết lại và quả bóng được giữ chặt bên trong chiếc giỏ.
Kaizen 4: Tại những nút giao thông đông đúc ở Nhật Bản, đồng hồ đếm thời gian đèn tín hiệu chuyển sang màu xanh chỉ được thấy ở lối qua đường dành người đi bộ. Tuy nhiên, ở Trung Quốc, Iran và Malaysia, tín hiệu giao thông của đồng hồ đếm thời gian thường được thấy ở những tuyến đường dành cho ô tô (hình 2).
Những chiếc đồng hồ này được đặt dưới đèn giao thông để người tham gia giao thông có thể nhìn thấy rõ. Tại một số thành phố của Ấn Độ, người lái xe dừng khi đèn đỏ còn nhìn thấy thêm các chỉ dẫn mang tính “thư giãn” ngoài tín hiệu
đèn đỏ truyền thống. Ý tưởng Kaizen này giúp cho đèntín hiệu giao thông giữ vai trò kép, vừa điều tiết lưu lượng tham gia giao thông đồng thời nhắc nhở lái xe và người đi bộ thư giãn, điều này có thể góp phần nâng cao sức khỏe, cải thiện tâm lý và tăng năng suất.Kaizen 5: Xoài là một loại cây được khuyến khích trồng ở nhiều nước thành viên Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) bởi đây là loại trái cây ngon và giàu dinh dưỡng cho thị trường nội địa và xuất khẩu. Tuy nhiên, hái xoài từ ở những cành trên cao là cả một nghệ thuật. Kéo tỉa cành cán dài có thể dùng để hái quả nhưng quả xoài chín bị rụng xuống sẽ bị thâm có thể không ăn được và khó được những người tiêu dùng khó tính chấp nhận. Một sáng kiến – Kaizen được đưa ra là sử dụng những chiếc chai nhựa thu quả xoài để đảm bảo những quả xoài đó luôn tươi ngon.
Qua những ví dụ trên cho thấy, Kaizen chỉ là thay đổi nhỏ hoặc những chuỗi thay đổi để làm cho công việc dễ dàng hơn, đơn giản hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hoạt động Kaizen thường chỉ tập trung ở những thay đổi nhỏ nên chi phí để thực hiện trong nhiều trường hợp là không đáng kể. Điều quan trọng của Kaizen là khả năng đưa ra nhiều ý tưởng mà không cần phải tiêu tốn tiền. Kaizen được các chuyên gia năng suất trên toàn thế giới đề xuất áp dụng để cải tiến môi trường làm việc và nó cũng là phương pháp dễ ứng dụng ở nơi học tập cũng như tại nhà của mỗi chúng ta. Khi muốn thực hiện, bạn cũng có thể nhờ sự trợ giúp thông qua các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm.
Trang web phổ biến thông tin về năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngành công nghiệp của Bộ Công Thương.
Thiết kế và duy trì bởi Công ty CP Tư vấn EPRO.
