Hỏi đáp

Kiểm soát quá trình bằng kỹ thuật thống kê (SPC) được xem là công cụ để nắm bắt thực tế trên cơ sở các dữ liệu thu thập. Ứng dụng SPC giúp công ty cải tiến quy trình hoạt động và chất lượng của sản phẩm. SPC không chỉ dùng để kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm hiện tại mà còn giúp đọc được xu hướng của quá trình đó. Đây là những công cụ rất hữu ích mà công nhân có thể sử dụng trực tiếp. Việc áp dụng SQC giúp ta: – Tập hợp số liệu dễ dàng. – Xác định được vấn đề. – Phỏng đoán và nhận biết nguyên nhân. – Ngăn ngừa sai lỗi. – Xác định được hiệu quả cải tiến. Để đảm bảo việc thực hiện tốt kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê SQC, cán bộ công nhân viên cần phải được đào tạo hợp lý ở các mức độ khác nhau tuỳ mục đích sử dụng. Cụ thể là: – Cán bộ quản lý và các giám sát viên phải quen thuộc với các công cụ kiểm soát chất lượng và hiểu rõ cơ sở của phương pháp thống kê đựoc sử dụng trong quản lý chất lượng. Họ cũng phải được đào tạo đầy đủ để hướng dẫn nhân viên áp dụng đúng các kỹ thuật thống kê. – Tổ trưởng tổ dịch vụ hoặc phân xưởng sản xuất phải được đào tạo về các phương pháp thống kê để có thể áp dụng của 7 công cụ quản lý chất lượng truyền thống và 7 công cụ quản lý chất lượng mới. Họ phải có khả năng áp dụng các kỹ thuật thống kê để cải tiến việc kiểm soát chất lượng cũng như các công việc hàng ngày.

Kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê (SQC: Statistical Quality Control) là việc áp dụng phương pháp thống kê để thu thập, trình bày, phân tích các dữ liệu một cách đúng đắn, chính xác và kịp thời nhằm theo dõi, kiểm soát, cải tiến quá trình hoạt động của một đơn vị, một tổ chức bằng cách giảm tính biến động của nó. Việc áp dụng SQC giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề như: – Tập hợp số liệu dễ dàng. – Xác định được vấn đề. – Phỏng đoán và nhận biết các nguyên nhân. – Loại bỏ nguyên nhân – Ngăn ngừa các sai lỗi. – Xác định hiệu quả của cải tiến. Trong xu thế hiện nay việc nghiên cứu, ứng dụng các công cụ SQC là điều kiện cần thiết giúp các nhà doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng hòa nhập thị trường thế giới. Các công cụ kiểm soát chất lượng (sử dụng với số liệu định tính và định lượng):

1. Phiếu kiểm tra (Check sheet): được sử dụng cho việc thu thập dữ liệu.
2. Biểu đồ Pareto (Pareto Chart): minh họa hiện tượng và nguyên nhân cùng tần suất tích lũy.
3. Biểu đồ nhân quả (Cause-Effect diagram): mô tả mối liên hệ giữa các đặc tính mục tiêu và yếu tố ảnh hưởng.
4. Biểu đồ phân bố (Histogram): mô tả các yếu tố biến động.
5. Biểu đồ kiểm soát (Control chart): được sử dụng để kiểm tra sự bất thường của quá trình dựa trên sự thay đổi các đặc tính.
6. Biểu đồ phân tán (Scatter diagram): mô tả mối quan hệ giữa hai biến trong phân tích bằng số.
7. Phương pháp phân vùng (Stratified diagram): tìm ra nguyên nhân của khuyết tật.
8. Biểu đồ tương đồng (Affinity diagram): phân tích vấn đề dựa trên cảm giác.
9. Biểu đồ quan hệ (Realation diagram): phân tích vấn đề dựa trên logic.
10. Biểu đồ ma trận (Matrix diagram): phát hiện mối quan hệ giữa mục tiêu và chiến lược, giữa giải pháp và khả năng thực hiện.
11. Phân tích dữ liệu theo phương pháp ma trận: tìm ra mức độ ưu tiên cho các giải pháp.
12. Biểu đồ cây (Tree diagram): được sử dụng để phân tích nguyên nhân.
13. Biểu đồ mũi tên (Arrow diagram): xác định rõ nguyên nhân của vấn đề nhằm tăng hiệu quả hoạch định giải pháp.
14. Sơ đồ quá trình ra quyết định: công cụ lập kế hoạch và dự báo.

Quản lý trực quan là sử dụng những tín hiệu trực quan cho phép mọi người nhìn vào đó là có thể nhận ra tiêu chuẩn và sự sai lệch ngoài tiêu chuẩn. Mục đích của quản lý trực quan là tạo ra cơ sở thực thi cho người vận hành và kiểm soát của quản lý, giúp người vận hành và quản lý luôn nắm được và có phản ứng kịp thời với tình trạng kiểm soát của các quá trình. Lợi ích của phương pháp quản lý trực quan: – Nhận dạng, giảm thiểu và loại bỏ các lãng phí. – Nâng cao tinh thần làm việc theo nhóm. – Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, dịch vụ trong môi trường làm việc ngày càng tốt hơn. – Xây dựng nền tảng vững chắc cho hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng. Cách thức triển khai phương pháp quản lý trực quan: B1. Xác định mục tiêu và đối tượng kiểm soát trực quan B2. Triển khai và áp dụng – Đào tạo nhận thức chung về quản lý trực quan – Xác định các cách thức quản lý trực quan: Các bảng hiển thị trực quan– Các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân. Ví dụ, biểu đồ xu hướng về hiệu suất thực hiện, % dao động của tỷ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng trong tháng… Các bảng kiểm soát bằng trực quan– Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng, v.v… Ví dụ các bảng màu chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quy trình vận hành vượt mức cho phép. Các thẻ Kanban là một ví dụ khác về kiểm soát bằng trực quan. Các chỉ dẫn bằng hình ảnh– Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng. B3. Kiểm soát và Cải tiến Với mỗi cách thức và nội dung đã triển khai áp dụng ta cần phải xác định một hoặc một số phương pháp để kiểm soát chúng sao cho nó hoạt động luôn hướng tới mục tiêu đã đặt ra. Trong quá trình áp dụng nếu có bất cứ thay đổi nào ảnh hưởng đến việc kiểm soát trực quan ta cần phải cải tiến chúng cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh.

Áp dụng công cụ 5S phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Thường sau 4 tháng đến 1 năm áp dụng, doanh nghiệp sẽ nhận thấy rõ hiệu quả về nâng cao năng suất chất lượng của công cụ. 5S không tốn nhiều chi phí, tuy nhiên, việc duy trì hệ thống là một vấn đề cần quan tâm. Con người thường làm theo thói quen, việc thay đổi thói quen cần có thời gian cũng như cần có chế độ khen thưởng thích hợp nhằm khuyến khích các nhân viên đảm bảo quá trình duy trì. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo năng suất chất lượng nên nếu doanh nghiệp đã thực hiện 5S thì sẽ có nhiều thuận lợi khi thực hiện Lean, TPM… Với Lean, là cách sản xuất hàng hóa tối ưu thông qua việc loại bỏ các hao phí và thực hiện luồng sản xuất, ngược lại với việc tạo ra lô hàng lớn và mất nhiều thời gian chờ đợi. Hạn chế của Lean là chi phí vận hành cao (Chi phí đào tạo nhân lực, chi phí tháo dỡ thiết bị cũ, đầu tư mua máy móc thiết bị mới, thiết lập mô hình work cell, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm…) Do vậy để thực hiện được Lean, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ về mặt tài chính. Với TPM, nhằm tối đa hóa hiệu suất thiết bị, nâng cao năng suất với một hệ thống bảo trì được thực hiện trong suốt một vòng đời thiết bị, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều thiết bị thì nên tích hợp hệ thống này. Với hệ thống quản lý KPI để đạt được hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ giúp giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các bộ phận, cá nhân. Tóm lại, bạn có thể liên hệ với các tổ chức tư vấn để có thể lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Có rất nhiều công cụ cải tiến năng suất, chất lượng cho các ngành hàng bánh kẹo, sữa, đồ chơi… Việc áp dụng công cụ nào để cải tiến năng suất chất lượng sản phẩm cần đánh giá trên tình hình thực tế, quy mô của doanh nghiệp. Ví dụ, đối với doanh nghiệp bánh kẹo, sữa, là các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm có yêu cầu quản lý đặc biệt trong cả quá trình sản xuất nên việc áp dụng hệ thống quản lý còn có những yêu cầu riêng. Hiện nay, ngoài hệ thống HACCP, hệ thông tiêu chuẩn ISO 2200:2005 là hệ thống tiêu chuẩn và an toàn thực phẩm mới và toàn diện hơn, phạm vi rộng hơn so với HACCP, đang được nhiều doanh nghiệp sản xuất thực phẩm áp dụng. Với ngành sản xuất đồ chơi có các biện pháp cụ thể khác. Nói chung, các biện pháp quản lý cần phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, công nghệ áp dụng. Vì vậy, bạn hãy liên lạc với Ban điều hành dự án Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương, để có sự hỗ trợ, tư vấn thích hợp nhất.  

Trong điều kiện áp lực cạnh tranh hiện nay buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải tìm các giải pháp cải tiến năng suất và hiệu quả sản xuất. Để cải tiến năng suất, cần tập trung vào 4 trụ cột cơ bản: cải tiến công nghệ và sản phẩm; cải tiến quá trình sản xuất; định hướng khách hàng; giảm lãng phí. Các cải tiến này dựa trên 2 nền tảng cơ bản là phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức và xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích cải tiến. Để có phương thức cải tiến hiệu quả, doanh nghiệp cần nhận biết được thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu của mình, khả năng đáp ứng được yêu cầu của thị trường và khách hàng ; so sánh với những đối thủ cạnh tranh khác. Từ đó, xây dựng được các giải pháp cải tiến phù hợp và lựa chọn được các công cụ áp dụng phù hợp.

Ví dụ nếu doanh nghiệp yếu kém về mặt công nghệ, cần có sự đầu tư, cải tiến, thay đổi về công nghệ hoặc thiết bị vì công nghệ lạc hậu sẽ không đảm bảo được khả năng cạnh tranh, đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế sâu rộng như hiện nay. Hoặc nếu doanh nghiệp có quá trình sản xuất chưa hiệu quả thì có thể lựa chọn áp dụng các công cụ, hệ thống quản lý tiên tiến…

Kaizen là sự cải tiến liên tục tạo ra được văn hóa, ý thức liên tục cải tiến của những người làm việc trực tiếp trong doanh nghiệp. Kaizen mang ý nghĩa cải tiến nhỏ, cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế nào để ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, dù chỉ một chút.. Hiệu quả của Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé và không nhận thấy ngay, nhưng về lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có sức cạnh tranh cao. Còn đổi mới, nó đòi hỏi những thay đổi toàn diện, thay đổi lớn, có thể về công nghệ, sản phẩm hoặc quá trình. Đổi mới đòi hỏi phải đầu tư về tài chính và nguồn lực, trong khi Kaizen không đòi hỏi đầu tư lớn. Kaizen có thể áp dụng thường xuyên cho doanh nghiệp nhưng đến thời điểm thích hợp, doanh nghiệp cần nghĩ tới vấn đề đổi mới. Thực hiện Kaizen có thể giúp cho doanh nghiệp có văn hóa sẵn sàng tiếp nhận những thay đổi và nó sẽ thuận lợi hơn cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện các đổi mới.

Poka Yoke được biết đến với tên gọi là công cụ chống sai lỗi. Công cụ Poka Yoke là một trong những yếu tố cần thiết của hệ thống sản xuất bởi vì, trong sản xuất, chúng ta hay gặp phải rất nhiều các loại lỗi hay sự cố như: – Vận hành sai chức năng, máy móc đang chạy bị dừng, dầu mỡ rò rỉ. – Công nhân vận hành lắp ráp sai vị trí, dùng sai dụng cụ, sai vật liệu… Các lỗi dễ xảy ra khi: – Quá trình công nghệ máy móc điều chỉnh thường xuyên. – Thiết kế sản phẩm sử dụng quá nhiều nguyên liệu. – Qui trình công nghệ phức tạp, nhiều bước… Để tránh gây ra lỗi, kỹ thuật tìm kiếm bằng chứng Poka Yoke xuất hiện. Nó là công cụ chống sai lỗi cho mỗi hoạt động hay quá trình, bao gồm việc phát hiện, nhận dạng và thiết lập sự kiểm tra, ngăn ngừa lỗi trong quá trình sản xuất. Phương pháp Poka Yoke giúp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Giảm chi phí sản xuất và chi phí quản lí: Khi tỷ lệ sản phẩm khuyết tật giảm và sẽ không còn tái diễn trong tương lại, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các lãng phí do sản phẩm lỗi, đồng thời có thể dành thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Phần lớn doanh nghiệp tư nhân Việt Nam gặp phải những vấn đề tái diễn liên quan đến sản phẩm không đáp ứng được các yêu cầu khách hàng, khiến khách hàng không hài lòng và có khi hủy bỏ đơn đặt hàng. Vì thế, thông qua việc giảm đáng kể tỷ lệ lỗi từ phương pháp Poka Yoke, doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp đến khách hàng những sản phẩm tốt nhất và làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn: Một công ty với sự quan tâm về cải tiến quy trình và loại trừ nguồn gốc gây khuyết tật sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về những rủi ro tiềm tàng trong dự án mở rộng quy mô sản xuất. Vì vậy khi công ty mở rộng sản xuất, các rủi ro ít có khả năng xảy ra và nếu có xảy ra thì sẽ được nhanh chóng giải quyết.

Vào những năm 1950, W.E.Deming được mời sang Nhật nhiều lần để giảng về phương pháp kiểm phẩm bằng thống kê, chính trong thời gian này ông đã đưa ra “vòng tròn Deming” hay còn gọi là “bánh xe Deming”, một trong những công cụ kiểm phẩm quan trọng, cần thiết cho công cuộc cải tiến liên tục tại Nhật Bản. Deming nhấn mạnh tầm quan trọng của tác động qua lại thường xuyên giữa nghiên cứu, thiết kế, sản xuất và bán hàng, giúp cho công ty làm ra sản phẩm với chất lượng ngày càng tốt hơn, làm khách hàng hài lòng hơn. Nếu Deming mới chỉ nhấn mạnh đến tầm quan trọng của tác động qua lại không ngừng giữa nghiên cứu, thiết kế, sản xuất và bán hàng trong quá trình kinh doanh của công ty thì sau này khái niệm bánh xe Deming quay không ngừng đã được các nhà kinh tế mở rộng đến tất cả các lĩnh vực khác, kể cả lĩnh vực quản trị cung ứng. Dựa vào bánh xe Deming các nhà quản trị đã vẽ ra chu trình PDCA (Plan –  Do – Check – Actions: kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động) Trong đó, khởi đầu là khâu kế hoạch (Plan – P) trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế, thu thập các dữ liệu cần thiết, lập kế hoạch. Một khi kế hoạch đã lập xong sẽ đem ra thực hiện (Do – D). Sau đó kiểm tra tình hình thực hiện (Check – C), đánh giá những gì đã làm được, những gì còn chưa làm được hoặc chưa làm tốt, tìm nguyên nhân, đưa ra giải pháp để tiếp tục cải tiến, hoàn thiện (Actions – A) Chu trình PDCA cứ quay hết vòng tròn này đến vòng tròn khác, hết cải tiến này đến cải tiến khác làm cho quá trình này ngày một tốt hơn, hoàn thiện hơn…  

Lợi ích của việc chuyển đổi nhanh:

• Rút ngắn thời gian chuyển đổi làm giảm các loại lãng phí như: sản xuất thừa, tồn kho, chờ đợi, sức lao động, lỗi sản phẩm
• Rút ngắn thời gian chuyển đổi cho phép chu kỳ sản xuất nhanh hơn
• Hệ thống sản xuất linh hoạt hơn
• Chuyển đổi đơn giản và an toàn hơn.

Các bước để thực hiện quy trình chuyển đổi nhanh gồm: B1. Xác định và đo lường việc cài đặt bên trong và cài đặt bên ngoài. Cài đặt bên ngoài (External Setup) bao gồm những thao tác mà có thể được làm trong khi máy đang chạy và trước khi quá trình chuyển đổi bắt đầu. Cài đặt bên trong (Internal Setup) là những thao tác phải xảy ra khi thiết bị dừng. B2. Tách các hoạt động cài đặt bên trong ra khỏi các hoạt động cài đặt bên ngoài. B3. Tìm cách biến đổi Cài đặt bên trong thành Cài đặt bên ngoài. Càng nhiều đoạn cài đặt, thiết lập và hiệu chỉnh tham số, hoặc bất kỳ điều chỉnh gì có thể thực hiện ở công đoạn bên ngoài càng tốt. Và cuối cùng là tất cả các bước cài đặt đều phải thực hiện khi máy đang chạy. B4. Cải thiện thời gian cài đặt:

• Chuẩn hóa các chức năng
• Sử dụng chức năng kẹp, loại bỏ ốc và vít
• Sử dụng đồ gá trung gian
• Loại bỏ các công việc điều chỉnh
• Tiến hành thao tác song song
• Cơ giới hóa

B5. Chạy thử và cải tiến.

SMED là thuật ngữ được sử dụng để đại diện cho sự Chuyển Đổi Nhanh (Quick-ChangeOver) hay thời gian cài đặt mà có thể được tính đến từng phút một. SMED thường được sử dụng tương đương với “Chuyển đổi nhanh”. SMED và chuyển đổi nhanh là phương pháp thực hành việc giảm thời gian thay đổi một dây chuyền sản xuất hay máy móc từ sản phẩm này sang sản phẩm khác. Thực hiện thành công SMED và chuyển đổi nhanh là chìa khóa tạo lợi thế cạnh tranh cho bất kỳ nhà sản xuất nào trong sản xuất, chuẩn bị, xử lý hay đóng gói nhiều sản phẩm khác nhau trên một máy, dây chuyền hay đơn vị làm việc. SMED và chuyển đổi nhanh cho phép các nhà sản xuất giữ ít tồn kho hơn trong lúc đáp ứng nhu cầu khách hàng với những sản phẩm thậm chí ít dao động hơn. SMED có nhiều lợi ích tiềm ẩn như việc giảm WIP (Work In Process – bán thành phẩm) để gia tăng ROI (Return On Investment – lợi nhuận trên vốn) của thiết bị đầu tư thông qua việc sử dụng hiệu quả hơn. Để hiểu SMED có thể giúp như thế nào chúng ta phải quan sát quá trình chuyển đổi (sản phẩm). Điển hình khi sản phẩm cuối cùng của lần chạy trước đã được sản xuất, thiết bị được ngừng lại và khóa an toàn, dây chuyền được dọn sạch, dụng cụ được trả lại vị trí quy định, các dụng cụ mới sẽ được lắp đặt để tạo điều kiện cho việc sản xuất sản phẩm kế tiếp. Khi các điều chỉnh đã được thực hiện, những thông số quan trọng đã được cài đặt (nhiệt độ trục, bình chứa đầy, phểu đã được đổ đầy, vân vân …) và dần dần quá trình khởi động bắt đầu – sản xuất sản phẩm trong lúc thực hiện những sự điều chỉnh và kiểm tra chất lượng và tăng tốc độ tới tiêu chuẩn. Quá trình này mất thời gian, mà thời gian đó có thể được giảm thông qua SMED.  

Quy trình thao tác chuẩn (tiếng Anh: Standard Operating Procedure – SOP) là một hệ thống quy trình, được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Quy trình chuẩn giúp tránh khỏi các sơ sót nếu làm theo đúng các bước trong quy trình, nó cũng giúp người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc. Các quy trình thao tác chuẩn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm y tế, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp và cả quân sự. Lợi ích khi sử dụng Quy trình thao tác chuẩn:

• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
• Ổn định chất lượng, năng suất làm việc: công việc thực hiện theo SOP lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau.

Các nguyên tắc soạn thảo quy trình thao tác chuẩn:

• Mô tả từng bước trong quy trình, người thực hiện, cách thức thực hiện, thời gian thực hiện và sản phẩm của từng bước. Trình bày quy trình có thể dưới dạng mô tả bằng lời, dùng sơ đồ dòng chảy (lưu đồ) hoặc kết hợp trình bày sơ đồ dòng chảy trước, sau đó là mô tả bằng lời.
• Sử dụng câu mệnh lệnh thức, câu văn ngắn gọn, xúc tích, dùng ngôn ngữ trong sáng và rõ ràng. Không diễn tả mang tính đại khái chung chung hoặc sử dụng từ trừu tượng, khó hiểu.
• Tùy theo yêu cầu của SOP mà phần nội dung có thể diễn giải thành nhiều mục nhỏ, các mục này cần sắp xếp theo thứ tự thời gian thực hiện.

Công cụ chống sai lỗi cần có ba chức năng chính là: Phát hiện các lỗi, sự cố; Khắc phục các lỗi, sự cố và Ngăn ngừa các lỗi, sự cố. Để đạt được mục đích như vậy, công cụ chống sai lỗi cần phải có các đặc điểm là: có khả năng ngăn ngừa sự cố lặp lại; chi phí rẻ tiền; dễ thấy, dễ sử dụng và bảo quản; bền và độ tin cậy cao Xây dựng phương pháp và công cụ chống sai lỗi: Trình tự công việc cần làm bao gồm các bước:

1. Xác định các lỗi có thể xảy ra ngay cả khi có các hành động phòng ngừa. Xem xét lại mỗi bước trong quá trình đang làm đồng thời đặt ra câu hỏi “Trong bước này, lỗi nào có khả năng xảy ra nhất, lỗi con người hay do lỗi thiết bị?”
2. Quyết định một phương thức phát hiện ra một số lỗi hay sự cố máy móc có thể xảy ra hoặc sắp xảy ra. Ví dụ, một đèn báo trong ô tô của bạn có thể cho biết liệu bạn đã thắt dây an toàn chưa?
3. Xác định và lựạ chọn hành động phù hợp khi sai lỗi bị phát hiện. “Thiết bị chống sai lỗi” bao gồm các cơ cấu cơ bản sau:

• Kiểm soát: một hoạt động có thể tự khắc phục lỗi quá trình, như thiết bị tự động chỉnh lỗi và đánh dấu lỗi chính tả.
• Dừng hệ thống: một quá trình hoặc thiết bị ngăn chặn hoặc chấm dứt quá trình khi có lỗi xảy ra. Ví dụ, tính năng tự động tắt của chiếc bàn là dùng tại gia đình.
• Cảnh báo: báo động cho những người liên quan đến công việc khi có một sai lỗi xảy ra. Ví dụ, còi thắt dây an toàn. Người ta thường hay bỏ qua những tín hiệu cảnh báo, vì vậy các công cụ kiểm soát và ngắt hệ thống thường được sử dụng.

Việc áp dụng những phương thức phát hiện, tự khắc phục, ngăn chặn/chấm dứt hoặc cảnh báo một vấn đề đòi hỏi chúng ta phải có thực tế và sáng tạo, nói chung nên sử dụng các phương pháp đơn giản nhất có thể như:

• Đặt mã bằng màu và hình dạng phù hợp với các chất liệu và tài liệu.
• Các biểu tượng và hình tượng để xác định dễ dàng các vật liệu, chi tiết, nguyên công thường bị lẫn lộn.
• Lập các bảng liệt kê công việc, các mẫu bảng biểu rõ ràng, các quá trình công việc cập nhật nhất và sơ đồ công việc sẽ giúp ngăn chặn các lỗi xảy ra đối với các sản phẩm.

MFCA (Material Flow Cost Accounting) là một phương pháp quản lý môi trường nguyên bản phát triển tại Đức nhưng được ứng dụng rộng rãi tại Nhật Bản. Đây là kỹ thuật đo lường dòng chảy và tồn trữ nguyên vật liệu trên toàn quy trình sản xuất để phân tích chính xác sản phẩm hữu ích và phí sản phẩm (theo nguyên liệu, năng lượng, chi phí hệ thống, xử lý phế thải…), tính toán rõ hao phí và đưa ra các giải pháp xử lý theo góc nhìn tuyệt đối về lãng phí. Các bước cơ bản của quản trị dòng chi phí nguyên vật liệu:

1. Thực hiện kiểm tra nguyên vật liệu để dùng cho việc sản xuất ra sản phẩm gồm có: Chất liệu của nguyên liệu, phụ liệu; Số lượng nguyên phụ liệu và tổng số lượng hao phí.
2. Đo đạc lượng nguyên vật liệu sử dụng theo thực tế hoặc theo định mức.
3. Tính toán và phân tích hao phí: Dòng chảy và tồn kho của nguyên vật liệu như nguyên liệu, phụ liệu, vật tư phụ tùng,… dùng trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm được tính theo phương diện số lượng và giá trị tiền, sau đó đều được qui về đơn vị chuẩn và so sánh bằng tiền. Các khoản hao hụt chính là hao phí, trong đó chú ý đến tiền chi phí hao phí do sản phẩm bị lỗi, chất thải, phế thải… là những hao phí đo đếm được. Đồng thời phải xem xét cả những hao phí vô hình và liệt kê toàn bộ hao phí theo biểu mẫu tự biên soạn và phân tích các hao phí hợp lý, cộng với những hao phí không cần thiết.
4. Nghiên cứu cải tiến: Đề ra các cải tiến dựa trên những hao phí không hợp lý đã phát sinh. Với những hao phí hợp lý còn có cơ hội cải tiến để giảm đi lượng phế thải thì đều tập trung để cải tiến sau đó lập kế hoạch và thực hiện cải tiến.
5. Đánh giá kết quả sau thực hiện cải tiến: Thống kê kết quả đạt được sau khi cải tiến, so sánh giá trị tương đối bằng tiền trước và sau cải tiến. Công bố các hiệu quả sau cải tiến để nâng cao nhận thức, động cơ làm việc và thúc đẩy các hoạt động cải tiến được liên tục nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị, nguyên liệu,… để giảm giá thành sản phẩm, giảm chất thải và khí thải (nếu có) ra môi trường sống. Phổ biến ý nghĩa của việc cắt giảm chi phí tối đa và tránh các hành động tác hại đến môi trường.

Như vậy, MFCA là một góc nhìn mới – có tính “tuyệt đối từ cách suy nghĩ” hơn là mặc nhiên chấp nhận lãng phí như định mức. Nó giúp phân tích hợp lý và chính xác những điểm cần đầu tư, giảm giá thành sản xuất thông qua việc thay đổi thiết kế sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, tiết kiệm năng lượng, lập kế hoạch, đặt mục tiêu cụ thể cho việc cải tiến tại phân xưởng, nhà máy, cũng như đóng góp vào lợi ích chung cho xã hội. Với những lợi ích như gia tăng lợi nhuận, nâng cao năng suất, giảm thiểu tác động môi trường đã đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. MFCA còn chú trọng kiểm soát lãng phí,

Quản lý khách hàng bằng Excel có thể làm được khi lượng khách hàng ở mức 2 con số, với những doanh nghiệp có khách hàng từ hàng trăm trở lên, việc thực hiện quản lý khách hàng bằng Excel là không nên. Quản lý bằng Excel dẫn đến khá nhiều sai sót trong các khâu như cập nhật hay tìm kiếm và có thể đánh mất dữ liệu vì chế độ bảo mật của phần mềm này là yếu kém khi lưu trữ một lượng lớn thông tin. Thêm nữa Excel là một bảng tính đơn thuần nên sẽ không được chuẩn hóa theo cái nhìn của khách hàng nên phần mềm này sẽ không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà công việc quản lý khách hàng đưa ra. Sử dụng CRM giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều vấn đề trong quản lý và dễ dàng đưa ra các báo cáo thống kê cần thiết mà không mất nhiều thời gian:

1. Quản lý điều hành nội bộ
2. Tổ chức quản lý bán hàng
3. Tổ chức dịch vụ sau bán hàng
4. Quản lý các hoạt động Marketing
5. Các báo cáo thống kê:

• Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp;
• Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối tác
• Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng
• Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi
• Hoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng do người dùng cài đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc của mình
• Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời gian gần giúp nhân viên dễ dàng quản lý và thực hiện
• Chiến dịch: Thông tin về các chương trình tiếp thị
• Hợp đồng: Hợp đồng với khách hàng
• Tình huống: Thông tin về phản hồi, thắc mắt của khách hàng và giải pháp cho thắc mắc đó
• Tài liệu: Nơi lưu trữ thông tin dùng chong cho cả doanh nghiệp
• Email: hộp thư cá nhân cho mỗi người sử dụng
• Sản phẩm: Những mặt hàng doanh nghiệp cung cấp, đơn giá…
• Báo giá: Những báo giá gửi cho khách hàng
• Đơn hàng: Đơn đặt hàng khách hàng
• RSS: Lấy tin tức tự động giúp doanh nghiệp biết được nhiều tin về thị trường kinh doanh …
• Dự án: Giúp quản lý những dự án và các công việc liên quan dự án
• Bảo mật: Quy định về các thông tin bảo mật, vai trò và quyền hạn người sử dụng.

CRM, viết tắt của cụm từ Customer realationship management, là một hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp, những doanh nghiệp có lượng khách hàng vừa phải, lớn và rất lớn. Mặc dù vậy, việc áp dụng hệ thống này cho các doanh nghiệp Việt Nam còn chưa được quan tâm đúng mức. Thậm chí CRM vẫn đang là khái niệm khá mới mẻ với rất nhiều doanh nghiệp. CRM giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming. Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau: Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu. Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện. Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện. Action: Thông qua các kết quả thu được để đề hành động khắc phục, phòng ngừa những sai sót, yếu kém, những điểm không phù hợp để cải tiến và bắt đầu một chu trình mới. Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Bếp ăn trong các nhà máy là một bộ phận quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người lao động. Xin chúc mừng quý doanh nghiệp đã quan tâm thực hiện 5S trong bếp ăn của mình. Có thể nói 5S là nền tảng để đảm bảo các hoạt động trong khu vực bếp đáp ứng tốt các điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật. Thực hành 5S trong bếp ăn tập thể cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

1. Sàng lọc

– Sàng lọc thực phẩm theo quy tắc an toàn ngay trước khi chế biến. – Có quy trình sơ chế riêng cho thực phẩm thịt cá và rau xanh, rau củ, quả.

2. Sắp xếp

– Sắp xếp quy trình nấu bếp theo đúng quy tắc 1 chiều trong chế biến thực phẩm. – Dụng cụ làm bếp được đặt đúng vị trị và sắp xếp theo nguyên tắc đồ dùng chín – sống riêng biệt.

3. Sạch sẽ

– Bếp ăn luôn luôn sạch sẽ. – Thực hiện vệ sinh, tẩy trùng khu vực bếp liên tục. – Dọn rác ngay sau khi sơ chế và chế biến thực phẩm theo nguyên tắc rác sinh học phải được xử lý ngay.

4. Săn sóc

– Kiểm tra mức độ sạch sẽ của bếp ăn liên tục. – Thực hiện đúng quy trình và thời hạn cho phép bàn giao từ sơ chế đến chế biến và chia thực phẩm chín. – Thực hiện đúng quy định dọn kho và bếp theo ngày và tuần.

5. Sẵn sàng

Mọi nhân viên nhà bếp sẵn sàng thực hiện 5S trong mọi công việc chế biến. Quản lý bếp và bếp trưởng kiểm soát việc thực hiện 5S trong mọi nơi mọi lúc.  

Bảo trì tự quản là một nội dung quan trọng và đặc trưng nhất trong phương pháp TPM. Tự bảo dưỡng nghĩa là tận dụng trí tuệ, kiến thức và kỹ năng của công nhân vận hành máy – người hiểu rõ nhất về máy móc thiết bị trong doanh nghiệp. Công nhân vận hành máy không chỉ biết thao tác vận hành mà còn phải biết sửa chữa và bảo dưỡng máy móc ở mức độ nhất định, tránh tình trạng khi máy hỏng chỉ biết tắt máy ngồi chờ đội bảo dưỡng đến sửa. Doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu sự chênh lệch giữa họ và đội ngũ bảo dưỡng nhằm tạo điều kiện dễ dàng hơn khi họ làm việc chung một nhóm. Đồng thời, cũng cần cải tiến máy móc để công nhân vận hành có thể phát hiện được những hiện tượng bất thường và đo lường được sự xuống cấp của thiết bị trước khi chúng ảnh hưởng đến quá trình và dẫn đến hư hỏng. Việc tự bảo dưỡng thiết bị giúp công nhân vận hành nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia bảo dưỡng cũng như trách nhiệm của họ đối với thiết bị.

Bảo trì tự quản (hay bảo dưỡng tự giác) là một nội dung quan trọng và đặc trưng nhất của phương pháp TPM. Tự bảo dưỡng nghĩa là tận dụng trí tuệ, kiến thức và kỹ năng của công nhân vận hành máy – người biết và hiểu rõ nhất về máy móc thiết bị trong doanh nghiệp. Các bước triển khai bảo trì tự quản được thực hiện như sau:

1. Vệ sinh và kiểm tra máy móc thiết bị:

• Vệ sinh kỹ máy móc thiết bị, từ đó phát hiện các vấn đề tồn tại trong hệ thống
• Dán nhãn vào các vị trí máy móc có sự bất thường
• Thiết lập danh sách các bộ phận luôn bị bẩn, các vị trí khó vệ sinh và các bất thường trên máy móc.
• Loại trừ tất cả bụi trên máy, tra dầu, siết ốc, tìm và khắc phục vấn đề

2. Loại trừ các nguồn gốc gây ra vấn đề và các khu vực khó thâm nhập:

• Xem xét các nguồn bẩn và các vị trí khó vệ sinh được liệt kê trong bước 1 theo các yếu tố ảnh hưởng tới an toàn, chất lượng và thiết bị.
• Lập các tiêu chuẩn vệ sinh tạm thời
• Thực hiện các hành động cải tiến giúp hoàn thành việc vệ sinh trong thời gian đặt ra
• Học về an toàn chất lượng, các nguyên lý làm việc của thiết bị thông qua thực hiện các biện pháp khắc phục đối với các nguồn bẩn.
• Thay đổi các khu vực khó vệ sinh giúp hoàn thành việc vệ sinh trong khoảng thời gian đặt ra.

3. Thiết lập các tiêu chuẩn vệ sinh, tra dầu:

• Tiến hành đào tạo tra dầu cho công nhân vận hành
• Kiểm tra tất cả các điểm và bề mặt tra dầu
• Lập tiêu chuẩn tra dầu tạm thời
• Tìm và khắc phục các bộ phận xuống cấp, hư hỏng trong thiết bị liên quan đến việc tra dầu
• Khắc phục các khu vực khó tra dầu để có thể tra dầu trong khoảng thời gian đặt ra
• Kết hợp các tiêu chuẩn vệ sinh tạm thời trong bước 2 và tiêu chuẩn tra dầu tạm thời trong bước 3 thành các tiêu chuẩn vệ sinh và tra dầu tạm thời
• Vệ sinh và tra dầu toàn bộ thiết bị theo tiêu chuẩn vệ sinh và tra dầu tạm thời
• Cải tiến phương pháp để hoàn thành việc vệ sinh và tra dầu trong khoảng thời gian đặt ra
• Xem xét sửa đổi tiêu chuẩn vệ sinh và tra dầu theo kết quả của các biện pháp cải tiến.

4. Tiến hành kiểm tra tổng thể

• Thực hiện đào tạo về kiểm tra tổng thể để tìm và khắc phục những bất thường trong thiết bị
• Sử dụng quản lý trực quan để cải tiến quy trình kiểm tra thiết bị

5. Tiến hành tự kiểm tra

• Chuẩn bị các phiếu kiểm tra cho tự bảo dưỡng
• Thực hiện việc kiểm tra

6. Tiêu chuẩn hóa qua quản lý trực quan khu vực làm việc

• Tiêu chuẩn hóa và quản lý trực quan tất cả các quá trình làm việc
• Thiết lập các tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn vệ sinh, tra dầu, kiểm tra; tiêu chuẩn dòng chảy vật tư trong dây chuyền sản xuất; tiêu chuẩn phương pháp ghi chép số liệu; tiêu chuẩn quản lý dụng cụ, khuôn mẫu

7. Thực hiện tự quản lý thiết bị:

• Xây dựng chính sách và mục tiêu doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động cải tiến, lưu trữ số liệu về thời giant rung bình giữa các sai lỗi, phân tích số liệu, sử dụng số liệu phân tích để cải tiến thiết bị.