Cải tiến liên tục là anh hùng đối với tất cả mọi người. Đó là những gì con người muốn tham gia. Nó đem lại sự thỏa sức sáng tạo, lợi ích tức thì và hứng khởi cao. Ngược lại, tiêu chuẩn hóa (nhiều khi chính là chị em sinh đôi của cải tiến liên tục) ở mức độ nào đó bị xem là phần nền và bị coi thường bởi người lãnh đạo hoặc cán bộ cấp cao của tổ chức.
Điều mà lãnh đạo bỏ sót
Các quy trình không được chuẩn hóa chỉ vì tổ chức đã có hướng dẫn, được viết bởi một số kỹ sư quy trình, treo trên tường gần nơi làm việc hoặc, thậm chí tệ hơn, trong một hệ thống máy tính. Mô tả các bước của quá trình chắc chắn là một khởi đầu tốt nhưng không đủ. Nếu bạn đang nghiêm túc suy nghĩ về việc gặt hái những lợi ích của tiêu chuẩn hóa
bạn cần tất cả mọi thứ. Bạn cần các hướng dẫn về trình tự và phương pháp với các điểm chính, được phát triển bởi những người thực sự làm công việc đó; Bạn cần phải hiểu thời gian, bố trí và các công việc trong quá trình và tiêu chuẩn cũng nên áp dụng cho các nhiệm vụ hành chính và nhiệm vụ của người quản lý.
- Khi nói chuyện với mọi người, người lãnh đạo nên luôn luôn nói về tiêu chuẩn hóa cũng như cải tiến, vì vậy đối với nhân viên, nó trở thành một thần chú rằng có hai mặt của cùng một đồng xu.
- Với tất cả lợi ích của nó, các quá trình và các nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa trong bất kỳ tổ chức nào là nhiều việc – cách duy nhất để thành công là:
- Khởi đầu tốt – các quá trình ưu tiên là phổ biến hoặc hiếm có để mọi người có thể mắc sai lầm mà không cần có tài liệu tham khảo tốt.
- Tiêu chuẩn hoá trong một định dạng thì đơn giản để tạo, hiểu và cập nhật khi quá trình thay đổi. Các định dạng có thể khác nhau và được điều chỉnh theo nhu cầu, nhưng bạn phải cẩn thận: không dễ bị bắt vì không làm theo công việc chuẩn hóa hơn là thực sự cập nhật tài liệu một cách có kiểm soát, mọi người sẽ luôn luôn có nguy cơ và bỏ qua Tiêu chuẩn.
- Lên kế hoạch xây dựng và cập nhật các tiêu chuẩn trong tương lai để mọi người biết rằng đây là hoạt động thường xuyên, theo kế hoạch và không thể thoát khỏi nó trong tương lai.
- Gắn càng nhiều người vào cơ cấu tổ chức cho phép tạo ra các tiêu chuẩn. Một nhiệm vụ hăng hái cho một số ít người là một hoạt động có thể quản lý được đối với nhiều người. Điều chỉnh trách nhiệm của lãnh đạo nhóm để thích ứng với vai trò đó có thể không phải là một sự khởi đầu không tốt.
- Kiểm toán xem nhân viên có thực hiện tiêu chuẩn không, như thế nhân viên sẽ biết lãnh đạo có quan tâm đến sự ổn định, sự lặp lại và chất lượng các quá trình của bạn và muốn giữ chúng như là cơ sở thực tế để cải tiến.
- Và cuối cùng, khó nhất trong tất cả – lãnh đạo không có quyền đổ lỗi cho nhân viên vì không tuân theo các tiêu chuẩn và gây ra lỗi nếu lãnh đạo không cung cấp cho họ những tiêu chuẩn tốt, rõ ràng, được xây dựng bằng cách sử dụng quy trình có sự tham gia của nhân viên và nếu bạn không huấn luyện các nhóm cách sử dụng chúng. Nếu mọi người thất bại, đó là vì bạn đã không tổ chức tốt công việc của họ và đưa ra những mục tiêu rõ ràng.
Điều mà nhân viên bỏ sót
Mọi người có quyền mong đợi rằng với quá trình chuẩn hóa sẽ trở nên minh bạch hơn và tính không hiệu quả sẽ dễ dàng phát hiện hơn. Công việc được chuẩn hoá sẽ tiết lộ người tuân thủ phương pháp này và người không.
Khi công việc chuẩn hóa trở nên ổn định hơn và có thể dự đoán được, sẽ tạo ra sự yên bình hàng ngày cho tất cả nhân viên, bằng nhiều cách:
- Nếu bạn ngẫu nhiên làm việc trong kế hoạch hoặc bảo trì, tiêu chuẩn hoá sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn vì bạn sẽ không còn ở trong tình trạng luôn luôn thay đổi và bạn sẽ có những dữ liệu đáng tin cậy.
- Nếu có sai sót hoặc khiếm khuyết, với công việc đã được chuẩn hoá, trọng tâm sẽ rơi đầu tiên vào tiêu chuẩn và nguyên nhân của nó sẽ được tìm kiếm trong toàn hệ thống, trước khi bất kỳ nhân viên nào bị đổ lỗi. Các tài liệu tham khảo để làm việc được xác định bởi một tiêu chuẩn; Nó không còn là một quyết định tùy ý của người lãnh đạo.
- Thực sự dễ thay đổi hơn khi các tiêu chuẩn được đưa ra, vì có một cách kiểm soát, được xác định rõ để cải tiến. Và một lần nữa, nếu quá trình thay đổi được theo sát, rất khó cho một ông chủ từ chối hoặc bỏ qua một ý tưởng tốt.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: planet-lean.com
