Với mục tiêu tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, sạch đẹp, gọn gàng, tiện lợi hơn giúp người lao động cảm thấy thoải mái, vui vẻ, tăng năng suất lao động; xây dựng hình ảnh công ty đẹp hơn trong mắt khách hàng cũng như tạo điều kiện cho việc áp dụng thành công các công cụ quản lý như: Lean, ISO 9000, 14000…. Công ty Khí Vũng Tàu (KVT) đã lựa chọn áp dụng Thực hành tốt 5S bởi đây là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, dễ thực hiện và ít tốn kém chi phí.
Để bắt đầu triển khai thực hiện chương trình 5S, KVT đã tổ chức các lớp đào tạo nhận thức và diễn giải các yêu cầu của 5S cho tất cả CBCNV của công ty. Sau khi tham gia khóa đào tạo, CBCNV được cung cấp những kiến thức, nguyên tắc cơ bản nhất cũng như những yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình đạt kết quả tại từng bộ phận nói chung và toàn công ty nói riêng.
Ngoài ra, KVT đã tổ chức cho CBCNV được đi tham quan, học hỏi trực tiếp tại các đơn vị đã triển khai hiệu quả chương trình này như: Từ các chuyến tham quan, CBCNV của KVT đã nhận thức được rõ hơn yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình 5S cũng như kinh nghiệm xử lý những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai của các đơn vị bạn.
Sau các bước chuẩn bị trên, vào tháng 3/2016, Công ty đã quyết định thành lập ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo 5S gồm Ban Lãnh đạo công ty (do Giám đốc Công ty là Trưởng Ban) và đại diện Phòng Tổ chức – Hành chính (TCHC), Phòng An toàn – Môi trường (ATMT). Phòng ATMT được giao nhiệm vụ chủ trì phụ trách chung chương trình 5S cho toàn công ty và mỗi Bộ phận thuộc công ty là một Nhóm 5S do Trưởng Bộ phận là Trưởng nhóm phụ trách. Tiếp đó, lễ phát động chương trình 5S đã được tổ chức long trọng nhằm truyền thông tới tất cả các bộ phận và toàn thể CBCNV.
Chương trình thực hiện 5S của KVT được chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 từ 1/3 đến 30/6/2016: KVT tập trung triển khai và thực hiện 3S cơ bản (sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ) trong toàn công ty;
- Giai đoạn 2 từ 1/7 đến 31/12/2016: KVT tiếp tục hoàn thiện cả 5 mục tiêu của 5S.
Với sự thống nhất hành động từ lãnh đạo đến nhân viên, với tinh thần quyết tâm cao, hoạt động 5S của KVT đã thu được những kết quả nổi bật chỉ trong một thời gian ngắn. Qua 3 đợt đánh giá nghiêm ngặt, kết quả cho thấy:
- Khu vực làm việc cá nhân đã gọn gàng hơn, hồ sơ, tài liệu đã được sàng lọc, sắp xếp hợp lý hơn, duy trì trạng thái sẵn sàng khi dùng đến;
- Phòng làm việc được trang trí hình ảnh, cây xanh… nên tạo cảm giác thoải mái, vui vẻ cho CBCNV;
- Khu vực sản xuất được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ giúp nâng cao chất lượng hoạt động.
- Ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của người lao động được nâng cao
Các bộ phận thực hiện tốt 5S đã được ban lãnh đạo Công ty khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khích lệ để tích cực duy trì, cải tiến hơn nữa chương trình. Điều đặc biệt là 5S của KVT không chỉ thể hiện trong giờ làm việc, tại các cơ sở của KVT, mà ngay cả trong các hoạt động ngoại khóa, chương trình an sinh xã hội, các buổi vui chơi tập thể, các CBCNV KVT vẫn giữ gìn và tuân thủ những yêu cầu của 5S về tác phong, tinh thần và sự đồng lòng, đúng theo khẩu hiệu đề ra: “KVT – Kết nối – Văn minh – Trách nhiệm”!
Để tiếp tục hoàn thiện và duy trì 5S, KVT lên kế hoạch thực hiện nhiều giải pháp như:
- Lãnh đạo các bộ phận phải quyết liệt hơn nữa trong việc thực hiện chương trình 5S;
- Các bộ phận hướng dẫn, kiểm tra việc sàng lọc, sắp xếp hồ sơ của cá nhân của CBCNV phải đảm bảo khi người thay thế hoặc tiếp nhận công việc có thể truy cập, tìm, cất hồ sơ trong khoảng thời gian cho phép;
- Trưởng/Phó các bộ phận chủ động và tăng cường trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình 5S của bộ phận mình;
- Thực hiện kiểm tra, đánh giá đột xuất chương trình 5S: 1 lần/tháng/bộ phận;
- Thuê đơn vị đánh giá độc lập chương trình 5S ít nhất 1 lần/năm…
Như vậy chương trình 5S tại KVT đã được triển khai tích cực và thu được hiệu quả đáng khích lệ. Chương trình đã làm thay đổi bộ mặt của công ty cũng ý thức của người lao động, tạo nên nét đẹp văn hóa công sở riêng biệt và hiệu quả. KVT chủ trương tiếp tục duy trì, cải tiến chương trình 5S trong thời gian tới, từng bước đưa 5S thấm nhuần vào nhận thức trong mỗi người lao động của công ty.
Văn phòng NSCL (tổng hợp)
