Hệ thống Đề xuất cải tiến của Nhật (Kaizen Teian)

Vì sao doanh nghiệp Nhật lại xây dựng hệ thống Đề xuất ý tưởng cải tiến (Kaizen Teian) và đạt hiệu quả thành công cao? Dưới đây trình bày lợi ích của kaizen và các bước xây dựng hệ thống Kaizen Teian để tham khảo:

Các lợi ích của Hệ thống đề xuất ý tưởng cải tiến

• Thứ nhất, Kaizen giúp cho nhân viên hoàn thành công việc dễ dàng, nhanh hơn, hiệu quả hơn mà tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
• Thứ hai, Kaizen giúp công ty giảm lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất, thiểu chi phí và tăng năng suất.
• Thứ ba, Kaizen tạo ra môi trường làm việc thú vị, hấp dẫn và tạo nhiều cơ hội để người lao động thỏa mãn nhu cầu tự thể hiện.
• Và cuối cùng, đặc biệt là Kaizen giúp đào tạo, huấn luyện nhân viên và biến công ty, doanh nghiệp thành một tổ chức tự học hỏi.

Các bước xây dựng hệ thống Đề xuất ý tưởng cải tiến (Kaizen Teinan) trong doanh nghiệp

3 yêu cầu cần có đối với hệ thống Đề xuất ý tưởng cải tiến

• Hệ thống tiếp nhận, xử lý, phản hồi và hỗ trợ thực hiện ý tưởng (phiếu đề xuất ý tưởng, bảng tin, hộp thư…);
• Hệ thống quảng bá, xúc tiến, khen thưởng (bản tin Kaizen, tạp chí Kaizen, đài phát thanh, tổ chức sự kiện, phần thưởng,…);
• Hệ thống đào tạo tại chỗ (về sử dụng các công cụ, phương pháp giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo).

Các giai đoạn tiến hành triển khai Kaizen Đề xuất cải tiến:

Giai đoạn 1: Nhà quản lý nên khuyến khích và hỗ trợ nhân viên đưa ra ý tưởng đề xuất mà không chú trọng đến giá trị của ý tưởng, bởi: nhân viên là người biết rõ những vấn đề, các lãng phí xảy ra trong công việc hàng ngày, khu vực làm việc của họ; ý tưởng của nhân viên được đề xuất sẽ khuyến khích sự đóng góp ý tưởng của các nhân viên khác; đề xuất ý tưởng cải tiến là một cách tự học và nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên; đề xuất ý tưởng cải tiến giúp nâng cao ý thức và phát triển bản thân của nhân viên; nhân viên sẽ cảm thấy hứng thú và nhiệt tình hơn trong công việc. Một lưu ý cho doanh nghiệp là nhà quản lý phải định hướng những nội dung cần góp ý đến từng nhân viên.

Giai đoạn 2: Nhà quản lý cần hướng dẫn, gợi ý và đào tạo nhân viên về các phương pháp giải quyết vấn đề (5Why, biểu đồ xương cá, họp nhóm, brainstorming…), tư duy sáng tạo nhằm giúp nhân viên có thể đóng góp được nhiều ý tưởng có giá trị. Một điểm quan trọng là cách thức tiếp nhận hay từ chối ý tưởng cải tiến của người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy họ tham gia vào hoạt động cải tiến.

Giai đoạn 3: Sau khi thấy ý tưởng của nhân viên là khả thi, công ty cần lượng hóa tiềm năng tiền kiệm thành tiền, dựa trên đó để xây dựng một chương trình khen thưởng dành cho các chủ nhân của ý tưởng, có thể thưởng bằng lương, hay hình thức đãi ngộ vật chất hay phi vật chất.

Tùy theo điều kiện của từng doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần đưa ra hình thức khen thưởng hợp lý để khích lệ tinh thần cải tiến liên tục của nhân viên và tuân theo các nguyên tắc sau: (1) có tác động đủ lớn để khuyến khích nhân viên; (2) công khai, công bằng và hợp lý đối với mọi nhân viên; (3) linh hoạt với nhu cầu thay đổi và phát triển của công ty; (4) đảm bảo tính cạnh tranh giữa các phân xưởng.

Thực tế cho thấy hệ thống Đề xuất ý tưởng cải tiến cùng với các nhóm chất lượng và tinh thần làm việc chuyên nghiệp đã giúp Nhật Bản tạo nên thương hiệu sản phẩm chất lượng cho các sản phẩm sản xuất tại Nhật Bản.

Văn phòng NSCL tổng hợp