Góc nhìn Kaizen: Từ nguồn gốc đến ứng dụng

Kaizen trong từ gốc của Nhật Bản có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”, nhưng ý nghĩa thực sự của triết lý kaizen là gì?

Kaizen Nhật Bản

Kaizen được ra đời ngay sau chiến tranh thế giới thứ 2 khi Mỹ gửi một số cố vấn tới giúp người Nhật xây dựng lại nền kinh tế, một trong những người này là Dr. Deming người được công nhận với những ý tưởng Kaizen cho 14 điểm quản lý, điểm 5 nêu rõ; “Cải tiến liên tục và mãi mãi hệ thống sản xuất và dịch vụ, để cải thiện chất lượng và năng suất, như vậy liên tục giảm chi phí.”

Tổ chức đào tạo công nghiệp (TWI) cũng có chương trình đào tạo thúc đẩy cải tiến liên tục các quy trình thông qua việc sử dụng các đề xuất về nhân lực (“làm thế nào cải thiện phương pháp sản xuất chiến tranh”, sau này trở thành “làm thế nào cải thiện phương pháp sản xuất”) được Masaaki Imai công nhận là nguồn gốc của kaizen.

Masaaki Imai đã viết cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa cho kết quả cạnh tranh của Nhật Bản”. Ông mô tả Kaizen là những thay đổi hàng ngày để quá trình trở nên tốt hơn.

Kaizen được thực hiện bởi người Nhật như một phương pháp liên quan đến tất cả mọi người trong tổ chức để đưa ra ý tưởng cải tiến, mỗi nhân viên được mong đợi ​​sẽ đưa ra (và thực hiện) 3 – 5 ý tưởng mỗi tháng. Sức mạnh của phương pháp này không nằm ở sự cải tiến nhỏ lẻ của cá nhân mà là sức mạnh kết hợp của hàng trăm cải tiến nhỏ khiến doanh nghiệp liên tục thay đổi.

Những ý tưởng và sự cải tiến được mong đợi trong mọi lĩnh vực của công ty. Mọi lĩnh vực và quá trình đòi hỏi phải liên tục cải tiến nếu một công ty liên tục cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng, quy trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng, từ đó giành chiến thắng và duy trì hoạt động kinh doanh.

Kaizen Phương Tây

Nhiều công ty phương Tây vẫn chưa nắm vững phương pháp (và nhận ra nhu cầu) cần sự tham gia của tất cả mọi người trong hoạt động cải tiến; do đó nhiều tư vấn cho rằng kaizen không phải là quá trình và triết lý cải tiến liên tục mà là một kỹ thuật để cải thiện quy trình trong thời gian ngắn.

Những hoạt động Kaizen (các nhóm cải tiến trọng điểm, thực hành kaizen) được dẫn dắt bởi chuyên gia để tạo ra sự thay đổi trong một khoảng thời gian ngắn, không phải liên tục cải thiện quy trình.

Nhu cầu cải tiến liên tục của Kaizen

Thông thường, người tiêu dùng mong muốn một sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng “tốt nhất”, giá thấp nhất và luôn sẵn sàng. Nếu công ty bạn là người dẫn đầu thị trường nhưng không liên tục cải thiện sản phẩm và dịch vụ cuối cùng đối thủ cạnh tranh sẽ làm điều đó.

Đây là lý do tại sao một doanh nghiệp phải liên tục cải tiến để duy trì thị phần, không đợi đến khi đánh mất rồi cố gắng lấy lại.

Cải tiến liên tục và hành động khắc phục

Một số người cho rằng kaizen là sử dụng nhóm để giải quyết các vấn đề. Thực tế thì Kaizen thuần túy là cải tiến để cải thiện, không phải là khắc phục vấn đề. Giải quyết vấn đề có xu hướng duy trì nguyên trạng trong khi kaizen đẩy công ty tới gần hơn với sự hoàn hảo.

Kaizen tìm cách đạt được điều gì?

Kaizen tìm cách loại bỏ các vấn đề liên quan đến các lãng phí vốn có trong quy trình, không chỉ bảy lãng phí truyền thống hay Muda, mà còn là Mura và Muri. Quan điểm là bất kỳ quá trình nào cũng cần loại bỏ lãng phí trừ khi không thể tìm ra cách để làm giảm hoặc loại bỏ nữa, mọi điều kiện nên được thay đổi và thử nghiệm liên tục.

Khi khai thác ý tưởng sáng tạo của nhóm để tìm cách cải thiện hoặc giảm chi phí; nhiều ý tưởng đòi hỏi đầu tư công nghệ mới hoặc nhiều máy móc hơn thường cho thấy sự thiếu sáng tạo khi giải quyết vấn đề. Với kaizen, chúng tôi dự định không chi tiền hoặc thêm người, công đoạn hoặc lãng phí.

Lợi ích của Kaizen

Ngoài lợi ích rõ ràng của việc cải thiện quy trình; kaizen khuyến khích làm việc nhóm và sự tự chủ. Các nhóm phải chịu trách nhiệm cho các khu vực của họ và có thể nâng cao kinh nghiệm làm việc cũng như giúp cho hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm tiền cho công ty. Hầu hết mọi người thực sự muốn thành công và tự hào về công việc họ làm, kaizen giúp họ đạt được điều này vì lợi ích của tổ chức.

Quản lý Kaizen

Kaizen có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau nhưng tất cả đều yêu cầu sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao. Nếu những thay đổi cần thiết không được hỗ trợ và tham gia từ quản lý thì sẽ thất bại.

Trong Toyota, giám sát và quản lý trực tiếp xem xét và phê duyệt tất cả các đề xuất cải tiến mà nhân viên của họ thực hiện, họ có nhiệm vụ thực hiện hầu hết các thay đổi mà không cần tới cấp cao hơn. Quản lý cấp cao xem xét những thay đổi này và chấp nhận những thay đổi sâu rộng hơn. Nếu bất cứ ai muốn từ chối một cải tiến họ cần có lý do hợp lý.

Phương pháp Kaizen

Có một số cách thức mà Kaizen có thể được thực hiện, nhưng cần nhớ rằng kaizen là một sự thúc đẩy tích cực cho việc cải tiến liên tục, một kế hoạch đề xuất mỗi năm không phải là kaizen cho dù ý tưởng đó có tuyệt vời đến mức nào.

Kế hoạch đề xuất là một cách đơn giản và dễ dàng để định hướng hoạt động kaizen, nhưng mỗi khu vực nên đo lường về số lượng ý tưởng đề xuất và ý tưởng được thực hiện. Kế hoạch đề xuất không nên cho phép tiếp cận kaizen thụ động, cần có định hướng để nhận đề xuất từ ​​tất cả những người tham gia.

Kaizen không phải là thủ tục, không cần các biểu mẫu phức tạp để thực hiện.

Có nhiều dạng kaizen khác nhau có thể sử dụng trong công ty như:

• Kaizen 5S
• Kaizen TPM
• Sơ đồ Dòng chảy Giá trị hoặc “Dòng Kaizen”, xem xét dòng chảy giá trị tổng thể không chỉ là một khu vực cụ thể.
• Kaizen giảm thời gian cài đặt (SMED)
• Kaizen chuỗi cung ứng

Các hoạt động Kaizen có thể tác động tới hầu hết mọi công cụ và khía cạnh của doanh nghiệp, nhưng tất cả đều yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận để đảm bảo thành công.

Văn phòng NSCL biên dịch